У сучасних реаліях вести бізнес в Україні без бухгалтера — усе одно що подорожувати складним гірським маршрутом без карти. Навіть для фізичної особи-підприємця (ФОП) з простим обліком постають запитання щодо звітності, податків, банківських операцій і штрафів. З першого погляду здається, що можна все зробити самостійно. Але на практиці дрібні помилки іноді коштують тисяч гривень і нервів. Тому рано чи пізно майже кожен підприємець ставить собі запитання: «Чи не час найняти бухгалтера ФОП?». Але перш ніж це зробити — треба знати дещо важливе.
1. Види бухгалтерських послуг, які можуть знадобитися ФОП
Перш ніж шукати бухгалтера, треба чітко розуміти, які послуги вам взагалі потрібні. Не кожному ФОП потрібен повний супровід. Інколи достатньо разового консультування.
Базові послуги:
· Подання звітності — обов’язкова функція. Якщо ви на спрощеній системі, то це може бути квартальний звіт єдиного податку, декларація з ЄСВ, річна звітність тощо.
· Розрахунок податків — правильне обчислення того, скільки треба сплатити і до яких термінів.
· Контроль за термінами подачі звітності та сплати податків — критично важливо для уникнення штрафів і пені.
Додаткові послуги:
· Ведення обліку доходів і витрат — особливо важливо для ФОП на загальній системі.
· Реєстрація ФОП і зміна КВЕДів — допомога на етапі запуску бізнесу.
· Обслуговування працівників — якщо у вас є наймані працівники, бухгалтер має вести зарплатну документацію, податкову звітність із ПДФО, ЄСВ, військового збору тощо.
· Консультування у разі перевірки — захист і супровід у випадках запитів від ДПС.
2. Різниця між найманим бухгалтером, аутсорсом і самостійним веденням
Найманий бухгалтер:
Це окрема людина в штаті або на частковій зайнятості. Вона отримує зарплату, має робоче місце, бере участь у внутрішньому житті компанії. Доцільно, коли бізнес масштабний або потребує щоденної присутності бухгалтера.
Аутсорсинг:
Це залучення зовнішнього фахівця або компанії. Вони працюють з кількома клієнтами, зазвичай не сидять у вас в офісі. Підходить для більшості ФОПів. Оплата — за обсягом роботи, а не за кількістю годин.
Самостійне ведення:
Деякі підприємці намагаються все робити самі, особливо на 1-й або 2-й групі єдиного податку. Плюс — економія. Мінус — високий ризик помилки та втрата часу.
3. Як вибрати бухгалтера: ключові критерії
Професійна компетентність:
Попросіть потенційного бухгалтера пояснити, як він бачить організацію обліку у вашій діяльності. Запитайте про останні податкові зміни — хороший фахівець завжди в курсі.
Досвід роботи з ФОПами:
Бухгалтер, що обслуговує юридичні особи, може не знати нюансів спрощеної системи. Вам потрібен саме той, хто спеціалізується на ФОП.
Репутація і відгуки:
Попросіть рекомендації. Почитайте відгуки в інтернеті. Бажано співпрацювати з тими, кого вам порекомендували перевірені знайомі або колеги по ринку.
Надійність:
Чи укладається договір? Чи бере на себе відповідальність у разі помилки? Якщо так — це ознака серйозного підходу.
Комунікабельність:
Ви маєте розуміти один одного з пів слова. Якщо бухгалтер відповідає сухо, не роз’яснює нічого — далі буде лише гірше.
4. Підготовка до роботи з бухгалтером
Перед початком співпраці з фахівцем потрібно навести лад у своїй документації:
· Визначити КВЕДи й системи оподаткування, які використовуєте.
· Зібрати всі наявні документи: витяги з ЄДР, платіжки, договори, банківські виписки.
· Надати доступ до кабінету платника податків (через електронний ключ).
· Сформулювати завдання: чи потрібен вам повний супровід, чи лише звітність.
· Узгодити, як відбуватиметься передача документів: онлайн чи особисто.
Чим точніше ви поясните свої потреби — тим краще бухгалтер зможе їх реалізувати.
5. Часті помилки ФОПів при наймі бухгалтера
Надмірна економія:
Деякі підприємці обирають найдешевшого бухгалтера — іноді навіть студента. Це часто призводить до помилок у звітності та штрафів. Якісна послуга має свою вартість.
Відсутність договору:
Усна домовленість — не гарантія відповідальності. Бухгалтер може зникнути або відмовитися від провини. Завжди наполягайте на офіційному договорі.
Небажання розбиратись у базових речах:
Навіть якщо у вас є бухгалтер, ФОП повинен розуміти хоча б основи — коли платити податки, скільки податків, які звіти. Інакше легко стати жертвою безвідповідального фахівця.
Ігнорування перевірки роботи бухгалтера:
Раз на квартал перевіряйте, що звіти здано, податки сплачені, а документи в порядку. Бухгалтер — партнер, а не надлюдина. Помилки можуть трапитись.
Вибір бухгалтера “по знайомству”:
Кум або сват — це не завжди професіонал. Бізнес вимагає об’єктивного підходу, а не родинної лояльності.
6. Скільки коштує найм бухгалтера для ФОП у 2025
Ціна залежить від:
· Системи оподаткування (єдиний податок дешевше, загальна — дорожче)
· Наявності найманих працівників
· Обсягу операцій (скільки руху по рахунку, чи є готівкові операції, імпорт/експорт тощо)
· Місця проживання (у Києві ціни вищі, ніж у регіонах)
Станом на 2025 рік орієнтовні суми такі:
· ФОП без працівників, 2 група, без ПДВ — від 400 до 700 грн/міс
· ФОП із працівниками — від 1000 до 2000 грн/міс
· ФОП на загальній системі — від 1500 до 3000 грн/міс
Ціни можуть бути вищими, якщо ведення обліку складне або якщо ви хочете супровід перевірок, консультації, складання договорів тощо.
7. Як контролювати бухгалтера і не залишитись крайнім
Навіть якщо ви довіряєте фахівцю, контролювати його роботу потрібно. Для цього:
· Вимагайте регулярного звіту про здані декларації та сплачені податки.
· Попросіть доступ до електронного кабінету, щоб бачити всі події.
· Перевіряйте наявність електронних квитанцій після здачі звітності.
· Залучайте сторонню експертизу хоча б раз на рік.
Якщо виникають сумніви — не бійтеся змінити бухгалтера. Ваш бізнес — ваша відповідальність.
Висновок: Правильний бухгалтер — не витрата, а інвестиція
ФОП — це не просто папери. Це реальний бізнес, за який ви відповідаєте. І якщо ви хочете рости, масштабуватись і спати спокійно — бухгалтер повинен бути частиною вашої команди. Але не варто підходити до вибору фахівця легковажно. Розберіться, що вам потрібно, знайдіть перевіреного фахівця, укладіть договір і тримайте руку на пульсі.
У результаті ви отримаєте не просто «когось, хто здає звіти», а надійного партнера, який допоможе вчасно виявити ризики, зекономити на податках і не дати бізнесу втратити керованість.
