A SharePoint-dokumentumtárak fontos szerepet töltenek be a vállalatok mindennapi munkájában. Dokumentumok, táblázatok, prezentációk, PDF-fájlok és egyéb üzleti adatok tárolhatók bennük, így egyetlen dokumentumtár akár több ezer fájlt is tartalmazhat.
Ezért sok szervezet számára fontos kérdés, hogyan lehet a SharePointban tárolt dokumentumokról külön biztonsági másolatot készíteni. A megfelelő módszer kiválasztása attól függ, hogy néhány fájlt vagy egy teljes dokumentumtárat szeretnénk menteni.
Ebben az útmutatóban bemutatjuk a SharePoint-dokumentumtár mentésének legfontosabb lehetőségeit.
Mi az a SharePoint-dokumentumtár?
A SharePoint-dokumentumtár egy központi tárhely, ahol a felhasználók dokumentumokat tárolhatnak, rendszerezhetnek és megoszthatnak egymással.
A dokumentumtárakban többek között az alábbi adatok lehetnek:
Word-dokumentumok
Excel-táblázatok
PowerPoint-prezentációk
PDF-fájlok
képek
projektfájlok
üzleti jelentések
egyéb munkafájlok
A fájlok mennyisége idővel jelentősen megnőhet, ezért a manuális mentés nagyobb környezetben nehezen kezelhető.
Miért érdemes biztonsági másolatot készíteni?
A külön mentett másolat hasznos lehet akkor, ha egy fontos dokumentumot véletlenül törölnek vagy módosítanak. Emellett archiválási és migrációs feladatok során is szükség lehet a SharePoint-adatok külön példányára.
A biztonsági mentés különösen hasznos lehet:
véletlen törlés esetén;
fontos dokumentumok archiválásakor;
SharePoint-migráció előtt;
helyi másolat létrehozásakor;
nagy mennyiségű dokumentum mentésekor;
üzleti adatok hosszú távú megőrzésekor.
SharePoint-dokumentumtár biztonsági mentésének módszerei
Többféle megoldás használható attól függően, hogy mekkora mennyiségű adatot szeretnénk menteni.
1. Dokumentumok manuális letöltése
Ha csak néhány fájlról szeretnénk másolatot készíteni, a legegyszerűbb megoldás a SharePoint beépített letöltési lehetőségének használata.
Lépések:
Jelentkezzünk be a Microsoft 365-fiókba.
Nyissuk meg a SharePointot.
Válasszuk ki a szükséges webhelyet.
Nyissuk meg a dokumentumtárat.
Jelöljük ki a szükséges fájlokat vagy mappákat.
Kattintsunk a Download lehetőségre.
Mentsük el a fájlokat a számítógépre vagy egy külső meghajtóra.
Ez a megoldás egyszerű, de nagy mennyiségű adat esetén időigényes lehet.
2. A dokumentumtár szinkronizálása OneDrive-val
A SharePoint dokumentumtára OneDrive segítségével is szinkronizálható a számítógéppel.
A folyamat:
Nyissuk meg a kívánt dokumentumtárat.
Kattintsunk a Sync lehetőségre.
Engedélyezzük a OneDrive megnyitását.
Várjuk meg a fájlok szinkronizálását.
Nyissuk meg a létrejött helyi mappát.
Másoljuk át a szükséges fájlokat egy külön mentési helyre.
Ez kényelmes módot biztosít a fájlok helyi elérésére. Fontos azonban, hogy a szinkronizálás és a különálló biztonsági mentés nem ugyanaz.
Ha egy fájlt törölnek vagy módosítanak a szinkronizált környezetben, a változás a helyi példányban is megjelenhet.
3. Biztonsági mentés speciális eszközzel
Nagyobb dokumentumtárak esetén egy dedikált mentési alkalmazás praktikusabb lehet, mint a fájlok egyenkénti letöltése.
SysTools SharePoint Backup Tool egy speciális megoldás, amely leegyszerűsíti a SharePoint-adatok biztonsági mentését és lehetővé teszi a kiválasztott adatok helyi tárhelyre történő mentését.
Az ilyen típusú megoldás különösen akkor lehet hasznos, ha sok dokumentumot kell menteni, vagy ha a manuális letöltés túl sok időt venne igénybe.
A folyamat általában a következő:
Az alkalmazás telepítése és elindítása.
A SharePoint-fiók csatlakoztatása.
A szükséges SharePoint-webhely kiválasztása.
A dokumentumtár kijelölése.
A mentési hely megadása.
A mentési folyamat elindítása.
A létrehozott másolat ellenőrzése.
Ez a megközelítés egyszerűbbé teheti a nagyobb mennyiségű SharePoint-adat kezelését, különösen akkor, ha egy teljes dokumentumtárat szeretnénk helyi tárhelyre menteni.
Kapcsolódó eszközök:
Office 365 Tenant to Tenant Migration Tool
Melyik módszert érdemes választani?
A megfelelő módszer elsősorban az adatmennyiségtől függ.
Módszer | Ajánlott használat |
|---|---|
Manuális letöltés | Néhány fájl vagy kisebb mennyiségű adat |
OneDrive-szinkronizálás | A SharePoint-fájlok rendszeres helyi elérése |
Dedikált mentési alkalmazás | Nagyobb dokumentumtárak és tömeges adatmentés |
Ha csak néhány dokumentumot kell elmenteni, a manuális letöltés elegendő lehet. Több ezer fájl esetén azonban célszerűbb egy erre kialakított megoldást használni.
Összegzés
A SharePoint-dokumentumtárak számos fontos üzleti fájlt tartalmazhatnak, ezért érdemes külön másolatot is készíteni róluk. Kisebb mennyiségű adat esetén a manuális letöltés egyszerű megoldás, míg nagyobb dokumentumtáraknál egy dedikált mentési eszköz jelentősen megkönnyítheti a folyamatot.
A megfelelő módszer kiválasztásával a dokumentumok könnyebben archiválhatók, helyi tárhelyre menthetők, illetve szükség esetén újra felhasználhatók vagy visszaállíthatók.
