Як окремо витягти OST-файли електронної пошти у формат MSG

Файли OST Outlook призначені для зберігання синхронізованих даних поштової скриньки з облікових записів Exchange або IMAP. У рідному профілі Outlook вони працюють без проблем, але виникають складнощі, коли користувачу потрібно відкрити або зберегти окремі листи.

Не завжди необхідно конвертувати весь файл OST. Часто потрібно отримати саме окремий лист у форматі MSG для юридичного обміну, зберігання в архіві, резервного копіювання чи пересилання важливих повідомлень.

У цьому посібнику описано, як отримати окремі листи з файлу OST і зберегти їх у форматі MSG, не торкаючись решти поштової скриньки.

Чому витягати листи окремо, а не конвертувати все?

Іноді повна конвертація поштової скриньки не потрібна:

• Надсилання тільки певних листів юридичній команді

• Надання окремих розмов як доказ

• Зберігання важливих повідомлень у окремому місці

• Перенесення листів, що стосуються конкретних проєктів

• Зберігання історії листування з VIP-клієнтами

MSG — це рідний формат повідомлень Outlook, який дає змогу відкривати й передавати окремі листи з усіма збереженими властивостями.

Що таке формат MSG

Microsoft Outlook використовує формат файлів MSG для зберігання одного листа. У цьому форматі фіксуються:

• Дані про відправника та отримувача

• Тема листа

• Вкладення

• Форматування тіла повідомлення (HTML або звичайний текст)

• Дата й час відправлення

• Вбудовані об'єкти

MSG зберігає лише одне повідомлення, тоді як PST містить цілі поштові скриньки. Це ідеально, якщо потрібно отримати конкретну інформацію.

Ручний спосіб збереження окремих листів (якщо обліковий запис активний)

Якщо ваш обліковий запис Outlook під'єднаний, і у вас є доступ до OST-файлу:

• Запустіть Microsoft Outlook.

• Перейдіть у потрібну папку листів.

• Виберіть потрібний лист.

• Перетягніть лист на робочий стіл.

Outlook автоматично збереже лист у форматі MSG.

Обмеження цього способу

• Працює лише при відкритому профілі Outlook

• Не підходить для сирітських OST-файлів

• Витяг великої кількості листів займає багато часу

• Якщо доступ до Exchange втрачено, спосіб не працює

Цей варіант не підходить, якщо OST-файл від'єднаний або Outlook не відкривається.

Витяг окремих листів з OST без доступу до Outlook

Якщо файл OST втрачено або до нього немає доступу, потрібен інший метод витягу. У таких випадках використовуються спеціальні інструменти, які дають змогу прочитати файл OST і експортувати лише потрібні листи.

Наприклад, ToolsBaer для OST to MSG Conversion дозволяє користувачам:

• Завантажувати OST-файли безпосередньо в інтерфейс програми

• Переглядати вміст поштових папок і листів

• Вибирати окремі листи, а не всю папку

• Експортувати у формат MSG лише потрібні повідомлення

• Зберігати оригінальне форматування та вкладення

Кроки, які потрібно зробити, щоб отримати індивідуальні електронні листи

Зазвичай процес відбувається так:

1. Встановіть програму для витягу листів і відкрийте її на комп’ютері.

2. Додайте OST-файл вручну або дайте програмі знайти його.

3. Дочекайтесь, поки програма просканує та відобразить структуру поштових папок.

4. Перегляньте листи і виберіть потрібні.

5. Виберіть MSG як формат для збереження.

6. Вкажіть шлях для збереження та розпочніть витяг.

Після завершення кожен вибраний лист буде збережено у вигляді окремого MSG-файлу.

Переваги витягу листів у MSG

Зберігання листів по одному у форматі MSG дає такі переваги:

• Зручно ділитися електронною поштою через e-mail або хмару

• Можливість окремого зберігання файлів

• Сумісність з Microsoft Outlook

• Збереження точних метаданих

• Підтримка юридичних документів

Формат MSG корисний та впорядкований для тих, хто працює з аудитом, дотриманням вимог чи проєктною документацією.

Поширені запитання (FAQ)

1. Чи можу я витягти лише один лист із OST-файлу?
   Так, якщо у вас є доступ до OST, можна перетягувати окремі листи через Outlook. Якщо такої можливості нема, спеціальні інструменти дозволяють експорт лише вибраних повідомлень.

2. Чи кращий MSG за PST для збереження одного листа?
   Так. MSG — це оптимальний формат саме для збереження окремого листа, а PST — для всієї поштової скриньки.

3. Що робити, якщо OST-файл не відкривається у Outlook?
   Якщо файл OST пошкоджений або не пов'язаний з профілем, Outlook не зможе його відкрити. У цьому випадку потрібен альтернативний спосіб витягу.

4. Чи будуть вкладення в збереженому MSG-файлі?
   Так. При правильному витягу всі заголовки, вкладення та форматування зберігаються.

5. Чи потрібен Outlook для конвертації через ToolsBaer OST to MSG Conversion?
   Деякі інструменти можуть працювати з OST-файлом навіть без Outlook.

Висновок

Якщо потрібно дістати лише окремі листи, а не переносити всю скриньку, перетворення OST у MSG є дуже зручним. Outlook дозволяє ручне збереження, але тільки при наявності доступу до акаунта.

Спеціалізований метод витягу надає більше контролю і гнучкості, коли потрібно працювати із сирітськими OST-файлами або масово вибирати окремі листи.