Яке обмеження розміру OST-файлу в Outlook 2016?

Файл OST (таблиця автономного сховища) – це локальна копія даних вашої поштової скриньки, яку Outlook 2016 створює під час використання облікового запису Exchange, Office 365 або IMAP. Цей файл дозволяє працювати з електронною поштою, календарем, контактами та іншими даними Outlook навіть у автономному режимі. Після відновлення підключення зміни автоматично синхронізуються із сервером. Розуміння файлів OST є критично важливим для керування продуктивністю поштової скриньки та забезпечення того, щоб не перевищувати обмеження розміру файлу OST для Outlook 2016.

Різниця між OST та PST файлами

Хоча файли OST та PST зберігають дані Outlook, вони виконують різні функції:

• OST-файл: створюється автоматично під час використання облікових записів Exchange/IMAP. Синхронізується з поштовим сервером. Неможливо імпортувати в Outlook з іншого профілю.

• PST-файл: Створюється вручну, зазвичай для резервних копій або архівів. Можна переміщувати та імпортувати в будь-який профіль Outlook. Ідеально підходить для зменшення розміру OST-файлу шляхом вивантаження старих даних.

Знання того, коли використовувати PST-файли, може допомогти керувати обмеженням розміру OST-файлу в Outlook 2016 та зменшити його.

Призначення OST у режимі кешованого Exchange

В Outlook 2016 режим кешування Exchange використовує OST-файл для підвищення продуктивності. Замість постійного доступу до сервера, Outlook отримує дані з OST-файлу, що забезпечує швидший доступ до електронних листів і подій календаря. Таке налаштування особливо корисне в середовищах з низькою пропускною здатністю або під час віддаленої роботи.

Однак, зі зростанням даних поштової скриньки, OST-файл може стати великим, що призведе до уповільнення роботи або пошкодження and OST file inaccessible. Ось чому важливо проактивно контролювати та керувати обмеженням розміру OST-файлу в Outlook 2016.

Яке обмеження розміру файлу OST для Outlook 2016 за замовчуванням?

Microsoft Outlook 2016 підтримує великі поштові скриньки, але всі обмеження обмежені на обсяг сховища, які слід враховувати, особливо для OST-файлів. Якщо ваш OST-файл стає надто великим, це може посилитися на продуктивність, спричинити проблеми синхронізації або призвести до пошкодження даних. Розуміння обмеження розміру OST-файлу для замовчування в Outlook 2016 може допомогти вам уникнути цих проблем і краще керувати поштовою скринькою.

Обмеження розміру за замовчуванням для OST-файлів ANSI та Unicode

Outlook підтримує два типи форматів файлів даних:

• Формат ANSI (використовується в старіших версіях Outlook): має максимальний розмір 2 ГБ.

• Формат Юнікод (використовується в Outlook 2003 та пізніших версіях, включаючи Outlook 2016): за замовчуванням підтримує більші обмеження розміру до 50 ГБ.

Outlook 2016 використовує формат Unicode, тому обмеження розміру OST-файлу встановлено на 50 ГБ, але це можна змінити через реєстр Windows.

Офіційні обмеження розміру Microsoft для Outlook 2016

Згідно з документацією Microsoft:

• Максимальний розмір за замовчуванням: 50 ГБ для OST та PST файлів.

• Регульований ліміт: Ви можете збільшити або зменшити ліміт, редагуючи розділи реєстру:

  • MaxLargeFileSize: Встановлює абсолютний максимальний розмір.

  • WarnLargeFileSize: Встановлює поріг, за якого спрацьовує попередження (зазвичай 47,5 ГБ).

Зберігання OST-файлу нижче порогового значення попередження допомагає підтримувати продуктивність і стабільність Outlook.

Коли варто розглянути конвертацію OST у PST

Хоча OST-файли чудово підходять для доступу офлайн в Outlook 2016, вони не завжди ідеально підходять для резервного копіювання, відновлення або міграції. У деяких випадках найкращим способом зберегти дані Outlook або звільнити місце є конвертація OST у PST.

Ось сценарії, коли конвертація необхідна або дуже рекомендована:

• Якщо ваш профіль Outlook видалено, пошкоджено або сервер Exchange більше не доступний, OST-файл стає осиротілим. Ви не можете відкрити його безпосередньо в Outlook, але конвертація його в PST відновлює доступ до електронних листів, календаря та контактів.

• Якщо перевищено обмеження розміру OST-файлу Outlook 2016 і Outlook не запускається або не синхронізується належним чином, конвертація OST в PST дозволяє розвантажити дані та відновити доступ.

• OST-файли прив’язані до певного профілю Outlook і не можуть використовуватися в різних системах. Якщо ви хочете створити резервну копію даних Outlook або перенести їх на інший комп’ютер, конвертація в PST забезпечує портативність та легкий імпорт.

• Під час міграції з Exchange або Office 365 на іншу платформу з PST-файлами набагато легше працювати, і вони підтримуються багатьма сторонніми інструментами.

• Інструменти конвертації часто дозволяють вибіркове відновлення, що корисно, коли вам потрібні лише певні папки, такі як Календар або Вхідні, з пошкодженого OST-файлу.

 BitRecover OST Converter

Як зберегти OST-файли в автономному режимі?

Щоб зберегти OST-файли Outlook, вам потрібно вибрати OST Converter, оскільки це програмне забезпечення пропонує повністю збережені атрибути та відсутність ризику втрати будь-якої інформації. Це програмне забезпечення є перевіреною утилітою для відновлення та конвертації пошкоджених, зіпсованих та недоступних OST-файлів.

• Завантажте та відкрийте автоматизоване програмне забезпечення у вашій системі.

• За потреби натисніть «Налаштовані дані поштової скриньки Outlook».

• Виберіть папки поштової скриньки, які ви хочете експортувати.

• Виберіть PST-файл Outlook у списку параметрів збереження.

• Перегляньте місце призначення та натисніть кнопку «Далі», щоб розпочати збереження OST-файлу.

Ознаки того, що ваш OST-файл наближається до ліміту

Якщо розмір вашого OST-файлу в Outlook 2016 наближається до встановленого або перевищує його. Ви можете зіткнутися з такими проблемами:

• Повільна продуктивність Outlook

• Затримка надсилання/отримання електронної пошти

• Проблеми зі синхронізацією календаря

• Повідомлення про помилки щодо розміру файлу даних

• Несподівано зависає або аварійно завершує роботу Outlook

Ці симптоми свідчать про те, що час зменшити розмір OST-файлу, архівувати старіші дані або збільшити ліміт сховища вручну.

Ризики досягнення ліміту розміру OST-файлу в Outlook 2016

Коли OST-файл в Outlook 2016 стає занадто великим, це може негативно вплинути на продуктивність програми та поставити під загрозу ваші дані. Хоча Outlook 2016 підтримує до 50 ГБ для OST-файлів, досягнення цього порогу може спричинити проблеми, які порушують робочий процес і збільшують ризик втрати даних.

Ось найпоширеніші ризики досягнення або перевищення обмеження розміру OST-файлу Outlook 2016:

• Зі збільшенням розміру OST-файлу, Outlook довше відкривається, завантажує поштові папки та синхронізує дані. Це може значно уповільнити ваші щоденні завдання, особливо в корпоративному середовищі з великими поштовими скриньками.

• Outlook може не синхронізуватися належним чином із сервером Exchange, що призводить до неповного завантаження електронної пошти, невідповідностей календарів або застарілих папок.

• Завеликий OST-файл більш схильний до пошкодження. Якщо файл стане нечитабельним, ви можете втратити доступ до електронних листів, контактів і подій календаря, що зберігаються локально.

• Досягнення граничного розміру файлу може призвести до зависання Outlook, неочікуваного аварійного завершення роботи або повної відмови від його відкриття. Відновлення часто вимагає складного ремонту або використання інструментів для відновлення файлів даних.

• Великі OST-файли складніше створювати резервні копії та відновлювати. Крім того, ви не можете безпосередньо імпортувати OST-файл в інший профіль Outlook, що ще більше ускладнює відновлення без конвертації Convert OST to PST.

Як перевірити розмір OST-файлу в Outlook 2016?

Відстеження розміру OST-файлу є важливим для запобігання проблемам із продуктивністю та дотримання обмеження розміру OST-файлу Outlook 2016. Outlook пропонує кілька простих способів перегляду поточного розміру OST-файлу або через саму програму, або за допомогою Провідника Windows.

1. Перевірте розмір OST-файлу з Outlook

Щоб переглянути розмір поштової скриньки безпосередньо з Outlook:

• Відкрийте Outlook 2016.

• Натисніть Файл > Інформація.

• У розділі «Налаштування поштової скриньки» виберіть «Інструменти» > «Очищення поштової скриньки».У спливаючому вікні натисніть «Переглянути розмір поштової скриньки».

• Перегляньте загальний розмір (включно з підпапками) у кілобайтах (КБ).

Порада: Якщо загальний розмір наближається до 47 500 000 КБ (~47,5 ГБ), ви наближаєтесь до ліміту попередження за замовчуванням.

2. Перевірте розмір OST-файлу у Провіднику файлів

Ви також можете знайти OST-файл вручну та перевірити його розмір:

1. Відкрийте Провідник файлів.

2. Перейдіть до розташування OST-файлу:

   • C:\Users\YourUsername\AppData\Local\Microsoft\Outlook

3. Знайдіть OST-файл, пов’язаний з вашим обліковим записом.

4. Клацніть правою кнопкою миші > Властивості, щоб переглянути розмір файлу.

Примітка. Якщо ви не бачите папку AppData, увімкніть приховані елементи на вкладці «Вид» у Провіднику файлів.

Як збільшити обмеження розміру OST-файлу в Outlook 2016

За замовчуванням Outlook 2016 встановлює обмеження розміру OST-файлу на 50 ГБ. Однак користувачам із великими поштовими скриньками може знадобитися більше місця для зберігання, щоб уникнути проблем із синхронізацією та продуктивністю. На щастя, Microsoft дозволяє вручну збільшити обмеження розміру OST-файлу Outlook 2016, змінивши реєстр Windows.

Попередження: Неправильне редагування реєстру Windows може спричинити серйозні проблеми із системою. Завжди створюйте резервну копію реєстру, перш ніж вносити зміни.

Крок за кроком: Змініть параметри реєстру, щоб збільшити ліміт розміру OST

1. Натисніть Win + R, щоб відкрити діалогове вікно «Виконати».

2. Введіть regedit і натисніть Enter.

Перейдіть за наступним шляхом:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST

3. У правій області створіть або змініть ці два значення DWORD:

   • MaxLargeFileSize – this sets the maximum OST size (in MB).

   • WarnLargeFileSize – this sets the warning threshold (in MB).

4. Рекомендовані значення:

   • MaxLargeFileSize = 102400 (100 GB)

   • WarnLargeFileSize = 97280 (95 GB)

5. Закрийте редактор реєстру та перезапустіть Outlook 2016, щоб зміни набули чинності.

Поради щодо ефективного керування розміром OST-файлу

Навіть якщо ви можете збільшити Compact OST File , завжди рекомендується керувати файлом проактивно. Підтримка компактності OST-файлу не лише покращує продуктивність Outlook, але й зменшує ризик пошкодження та збоїв синхронізації.

Ось ефективні поради, які допоможуть вам ефективно керувати розміром OST-файлу:

1. Регулярно архівуйте старі електронні листи

Використовуйте вбудовану функцію автоархівування Outlook, щоб перемістити старіші електронні листи до окремого PST-файлу:

• Перейдіть до меню Файл > Параметри > Додатково.

• Натисніть кнопку «Налаштування автоархівування».

• Виберіть переміщення елементів, старших за певний вік, до локального PST-файлу.

Це зменшує розмір вашого OST-файлу та покращує швидкість реагування вашої поштової скриньки.

2. Очистити папки видаленої та небажаної пошти

Видалені та непотрібні елементи все ще займають місце. Регулярно очищуйте їх, щоб зменшити розмір OST-файлу:

• Клацніть правою кнопкою миші Видалені елементи > Очистити папку

• Зробіть те саме для небажаної пошти

3. Стиснути OST-файл

Після архівування або видалення даних Compact OST File, щоб звільнити невикористаний простір:

• Перейдіть до Файл > Налаштування облікового запису > вкладка Файли даних.

• Виберіть свій OST-файл > Натисніть «Налаштування» > «Додатково» > «Налаштування файлу даних Outlook».

• Натисніть кнопку «Стиснути зараз».

• Електронні листи з великими вкладеннями займають багато місця. Використовуйте функцію пошуку в папках, щоб знайти їх та перемістити до PST-файлу для архівування.

• Спільні поштові скриньки можуть значно збільшити розмір OST-файлу. Якщо вони не є важливими для роботи поза мережею:

• Перейдіть до Файл > Параметри облікового запису > Параметри облікового запису.

• Виберіть свою електронну пошту > Змінити > Інші налаштування > Додатково.

• Зніміть позначку з опції «Завантажувати спільні папки».

Висновок

У цьому посібнику ми поділилися достовірною інформацією про обмеження розміру OST-файлу Outlook 2016. Ми також поділилися порадами, перевірили розмір OST-файлу, розташування за замовчуванням та як зберегти його дані. Якщо ви дійшли сюди, то сподіваємося, що ви отримали всю важливу інформацію про обмеження import OST in Outlook.