Цифрові рішення, призначення яких допомагати, стають обтяженням. Як їх правильно обирати, щоб ІТ допомагали розвитку компанії?
Сьогодні будь-яка компанія, що переступила рівень мікробізнесу, неодмінно користується цифровими управлінськими інструментами. Що більший масштаб бізнесу - то більше цих інструментів. Чим вони відрізняються один від одного? Коли і яку IT-систему впроваджувати? Розповімо по порядку.
Підписуйтесь на телеграм-канал 🇺🇦
Розрізняємо системи за їхніми функціями
За своїм призначенням IT-системи діляться на чотири категорії - залежно від функцій, які виконують.
CRM-системи (від англ. Customer Relationship Management - управління відносинами з клієнтами) використовуються для формування воронки продажів. У них акумулюється вся інформація про взаємодію з клієнтами. А CRM-системи з розширеним функціоналом дають змогу ще й контролювати роботу відділу продажів, планувати угоди.
ERP-системи (від англ. Enterprise Resource Planning - планування ресурсів підприємства) допомагають автоматизувати базові бізнес-процеси. Потрібні для інтеграції між собою ресурсів компанії: фінансових, кадрових, виробничих та інших.
BPM-системи (від англ. Business Process Management - управління бізнес-процесами) автоматизують динамічні бізнес-процеси, здебільшого обслуговуючі та допоміжні.
BI-системи (від англ. Business Intelligence - бізнес-інтелект) збирають і аналізують великий обсяг даних компанії, з'єднують їх у цілісну картину і дають змогу будувати звітність - найчастіше у візуальному форматі.
Орієнтуємося на рівень розвитку компанії
Невеликий магазин і гігант на кшталт "Розетки" управляються по-різному. І інструменти для цього потрібні різні. Їхній вибір залежить від обсягу оброблюваної інформації та стадії розвитку компанії.
Стадія 1: зародження бізнесу
Коли бізнес тільки зароджується, він намагається знайти свою нішу і створити затребуваний продукт. Тут велика ймовірність невдачі: вісім із десяти стартапів не виживають. Вкладатися в інформаційні технології поки недоцільно, тим паче що бізнес і так розвивається за рахунок зовнішніх інвестицій (власного прибутку від продажу продукту ще немає).
Нечисленним співробітникам цілком комфортно спілкуватися усно. Тому для управління бізнесом достатньо телефону, блокнота, Excel і, можливо, облікової системи.
Стадія 2: набуття стійкості
Якщо стадія стартапу успішно пройдена, компанія починає генерувати прибуток і може обходитися без зовнішніх фінансових вливань. Тут усі зусилля концентруються на виробничих процесах: продукт треба випустити в потрібному обсязі, в потрібні терміни і з необхідною якістю. Головними пріоритетами стають стійкість і надійність.
Кількість персоналу на цьому етапі збільшується, записи в блокноті втрачають ефективність. З'являється розуміння того, що будь-яка взаємодія співробітників має бути зафіксована, необхідний цифровий слід. На зміну блокноту приходить месенджер або електронна пошта.
Таблиць Excel теж може виявитися недостатньо - тоді впроваджується якась нескладна CRM-система. Але тут важливо відстежувати, чи дійсно вона полегшує роботу, чи виконує свою основну функцію (формування воронки продажів, аналіз життєвого циклу клієнта). Коли результату від використання системи немає, краще повернутися до таблиць Excel, а то й до блокнота.
Якщо ж CRM-система прижилася, її треба інтегрувати з обліковою системою. Так буде забезпечено початкову автоматизацію деяких бізнес-процесів.
До речі, більшість бізнесів залишаються на другій стадії назавжди. Статистика показує: понад 70% компаній мають чисельність персоналу менше 15 осіб. Відповідно, у таких компаній зберігається і досягнутий рівень цифровізації. Складніші IT-інструменти управління їм не потрібні. Але використання облікової системи вже обов'язкове. Для цього достатньо простих рішень на кшталт "Microsoft Dynamics NAV". Впроваджувати ERP-систему буде явно надлишковим.
Стадія 3: підвищення операційної ефективності
На наступній стадії співробітників стає так багато, що керівники компанії вже не знають усіх в обличчя. Та й завдання стоять зовсім інші - масштабувати бізнес, підвищити його операційну ефективність. Компанія націлена на збільшення прибутку: з одного боку, потрібно більше продавати, з іншого - менше витрачати.
Більше продавати допомагає CRM-система. Вона, наприклад, нагадує співробітнику автосалону, коли треба зв'язатися з клієнтом, який раніше купив у салоні автомобіль, і запропонувати додаткові аксесуари, послуги, запросити на техобслуговування.
Щоб скоротити витрати, впроваджується BPM-система. З її допомогою керівники компанії точно знатимуть, у скільки обходиться наймання нових співробітників, ремонт обладнання або видача довідок бухгалтерією, на якому етапі виконання перебуває те чи інше завдання і хто за це відповідає.
Але ефективними такі системи виявляться лише в тому разі, якщо співробітники повністю перестануть користуватися простішими інструментами. Усі усні звернення, блокноти, месенджери, електронні листи - скасовуються. Робота з клієнтами ведеться тільки через CRM, а співробітники спілкуються між собою тільки через BPM-систему.
Буває, що обсяг даних у компанії настільки збільшується, що його важко аналізувати. Значить, настав час впроваджувати BI-систему. До того ж разом зі зростанням обсягу даних приходить час задуматися про більше проникнення в бізнес облікової системи. Купівля ERP-системи тут уже можлива, але не обов'язкова.
Стадія 4: лідерство і гнучкість
Коли бізнес доростає до стадії переваги і домінування, він зосереджується на тому, щоб робити свій продукт кращим, актуальнішим і дешевшим, ніж конкуренти. Компанія вчиться швидко змінюватися, не втрачаючи при цьому результативності: гнучко реагувати на запити клієнтів, переналагоджувати виробництво під інші модифікації продукту, варіювати обсяг партій, розмір товару, номенклатуру послуг. Виникає потреба в повноцінній ERP-системі, що дає змогу різко підвищити ефективність використання людських, фінансових, виробничих, складських та інших ресурсів.
Вчимося на чужих помилках
Використання IT-систем схоже на реалізацію бізнес-стратегії. Ні тут, ні там немає гарантій, що обраний шлях приведе до успіху. Ті, хто став на цей шлях, можуть орієнтуватися лише на чужі невдачі та намагатися обійти їх. Ось чотири поширені помилки, яких припускаються компанії.
Вибір на користь зайвого
Бізнесменам не завжди вдається з першої спроби визначити, яка саме IT-система їм потрібна. Замість цифрового помічника вони нерідко купують малокорисне обтяження. Найчастіше розгубленість виникає під час порівняння ERP і BPM, адже обидва програмні продукти підтримують, оптимізують і автоматизують бізнес-процеси. Але різниця між системами, зрозуміло, є.
ERP - це облікова система, яка зберігає і пов'язує між собою дані про ресурси компанії (найчастіше це продажі, бухгалтерія, виробництво, склад, закупівлі, управління), а також підвищує ефективність управління цими ресурсами. BPM-система призначена для підвищення ефективності взаємодії між співробітниками і підрозділами. Вона допомагає знизити собівартість допоміжних і обслуговуючих процесів, збільшити швидкість ухвалення рішень, скоротити кількість помилок.
Інакше кажучи, ці системи орієнтовані на різні бізнес-процеси.
Занадто рано або занадто пізно
Нерідко компанії занадто поспішають. Ось наочний приклад. Невелика фірма, в якій кілька співробітників зайняті активними продажами, купила CRM-систему. Після її впровадження виявилося, що продавці чотири робочі дні займаються тим, чим і мають займатися, - обдзвонюють потенційних клієнтів, а п'ятий день повністю присвячують переписуванню інформації з блокнотів і Excel у CRM-систему - це потрібно тільки для розрахунку зарплати продавців. Продажі фірми після запуску IT-системи впали на 20%.
Ще більше шкоди приносить зволікання. Компанія зростає, і різні її підрозділи обирають різні інструменти управління. Так у 20 відділах з'являється 20 різних IT-рішень. Десь використовують тільки "1С", десь - amoCRM, а якісь відділи взагалі взаємодіють з іншими виключно через месенджер. Керованість компанії знижується, хоча, якби вона вчасно впровадила один IT-інструмент у всіх підрозділах, цього можна було б уникнути.
Одна за всіх і всі в одній
У кожній розвиненій IT-системі є блоки допоміжного призначення. Наприклад, у тій же програмі "1С" є і вбудована CRM, і месенджер, і навіть блок бізнес-аналітики. То може, купити одну IT-систему і використовувати її "на всіх фронтах"? Деякі бізнесмени чинять саме так, а потім шкодують.
Застосовувати IT-систему за принципом "одна за всіх" можна. Але досвід показує, що в універсальних системах по-справжньому добре працює тільки профільний блок, з якого починалося створення програмного продукту. Наприклад, користуючись "1C: ERP" як BPM-системою, ви не доб'єтеся тих самих результатів, що і зі спеціалізованою цифровою платформою Atlassian Jira. А ось їхнє спільне застосування в єдиному контурі стане дуже ефективним.
Купили. Навіщо - невідомо
Впровадження будь-якого IT-рішення має переслідувати чітку мету: знизити втрати, підвищити продуктивність, зменшити собівартість продукції... Однак далеко не всі бізнесмени ясно розуміють, під яке завдання робиться покупка.
Хочете забезпечити контроль виконання завдань? Зупиніться на "Onebox" (заміна Бітрікс24). Це чудовий задачник.
Потрібно знизити витрати на ведення допоміжних і обслуговуючих процесів? Вибирайте Atlassian Jira. У ній, крім блоку управління завданнями, реалізовано систему розрахунку вартості кожного процесу, що дає змогу ухвалювати зважені рішення щодо їхньої оптимізації та автоматизації.
І найголовніше.
Робіть свій вибір з урахуванням перспективи розвитку компанії. Знаючи, куди рухається бізнес, можна почати з часткового впровадження складнішого (ніж зараз це потрібно) IT-рішення, встановивши тільки необхідні на цей момент блоки. Надлишковими функціями систему краще поки що не навантажувати, але при цьому пам'ятати, що вони знадобляться в середньостроковій перспективі. А коли така необхідність виникне, компанії знадобиться тільки дооснастити наявну платформу. В авральному режимі переходити з однієї ІТ-системи на іншу не доведеться.
Бонус
Аналоги 1С та BAS в Україні: на яке ПЗ переходити підприємствам?
На сьогодні як ніколи актуальне питання для Українського бізнесу так як платформа 1С та BAS - вихідний код та розробка знаходиться в росії. Огляд доступних на ринку України систем заміна 1С:
