У 2025 році більшість підприємців малого бізнесу зіштовхуються з класичним вибором: наймати власного бухгалтера у штат або звернутися до аутсорсингу надання бухгалтерських послуг. На перший погляд, обидва варіанти мають свої переваги. Але на практиці — неправильне рішення може коштувати дорого: податкові штрафи, блокування рахунків, втрати репутації і навіть кримінальна відповідальність.
Тож як не помилитися? Як зважити всі “за” і “проти”, щоб рішення було не спонтанним, а стратегічно виваженим?
У цій статті розглянемо обидва підходи в деталях: що вони реально дають, які ризики несуть, для кого підходять, а для кого — категорично ні. І головне — допоможемо вам прийняти зважене рішення, що підійде саме вашому бізнесу.
Що маємо на старті: реалії малого бізнесу в Україні у 2025
Малий бізнес — це не лише ФОП на спрощеній системі. Це також невеликі ТОВ з кількома працівниками, кафе, магазини, ІТ-компанії, інтернет-магазини, сервісні фірми, виробництво. Що їх усіх об’єднує:
Обмежені ресурси: як людські, так і фінансові.
Постійна зміна законодавства, зокрема у сфері оподаткування.
Високі вимоги з боку банків, податкової, контрагентів.
Необхідність контролювати гроші, але не завжди є фахівці, яким можна довірити це повністю.
В таких умовах вибір — мати “свого” бухгалтера чи передати бухгалтерію на аутсорс — має вирішальне значення.
Свій бухгалтер: ілюзії та реальність
Плюси:
Повна присутність у компанії. Бухгалтер фізично знаходиться поряд, може оперативно зреагувати на зміну ситуації, зібрати документи, поспілкуватися з працівниками.
Індивідуальний підхід. Хороший бухгалтер знає специфіку саме вашого бізнесу, бачить внутрішні процеси, може давати поради, виходячи з практики.
Контроль. Власник бізнесу контролює роботу бухгалтера напряму, може перевірити документи в будь-який момент.
Мінуси:
Висока вартість. У 2025 році зарплата досвідченого бухгалтера стартує від 20 000 грн + податки, тобто реально — 25 000–30 000 грн щомісяця. І це без врахування лікарняних, відпусток, замін.
Обмежена експертиза. Один бухгалтер — це одна людина. Вона не може знати все: зміни у ПДВ, міжнародне оподаткування, касові апарати, кадри, звітність — це все окремі напрямки.
Людський фактор. Хвороби, вигоряння, неуважність, помилки — ніхто не застрахований.
Труднощі з заміною. Якщо бухгалтер звільняється, шукати нового — це окремий стрес, витрати часу та коштів.
Аутсорсинг бухгалтерії: кому це підходить
Плюси:
Фіксована вартість. У більшості випадків бухгалтерські послуги на аутсорсі коштують дешевше, ніж утримання штатної одиниці. Для ФОП — від 1000 грн/міс., для ТОВ — від 3000 грн/міс. з ПДВ.
Експертна команда. Ви отримуєте не одну людину, а команду з фахівців: бухгалтерів, юристів, кадровиків. Це дозволяє охопити усі аспекти діяльності.
Гарантії. Професійні компанії мають страхування відповідальності або прописані зобов’язання в договорі: якщо вони помиляються — несуть відповідальність.
Автоматизація. Сучасні аутсорсингові компанії працюють з електронними сервісами, CRM, API банків. Це економить час і мінімізує людський фактор.
Безперервність. Неважливо, хто хворіє чи у відпустці — ваш облік не зупиняється.
Мінуси:
Немає фізичної присутності. Якщо вам критично важливо, щоб бухгалтер був “на місці” — аутсорс не підійде.
Вимагає дисципліни. Потрібно вчасно надавати документи, відповідати на запити. Без чіткого процесу співпраця неефективна.
Ризик вибору неякісного підрядника. Ринок переповнений “фахівцями без досвіду”. Нерідко замість команди ви отримаєте фрілансера на кілька годин.
Для кого аутсорс — ідеальне рішення
ФОП без найманих працівників. Тут все просто — звітність невелика, навантаження низьке, а власного бухгалтера наймати недоцільно.
ТОВ до 10 працівників. Аутсорс бере на себе все: зарплата, податки, ЄСВ, звітність, ПДВ, документообіг.
Сезонний або проектний бізнес. Ви можете платити за послуги лише тоді, коли працюєте.
Компанії в зростанні. Поки ви не готові до штатного бухгалтера, аутсорс дає можливість масштабувати облік без ривків і втрат.
Для кого краще свій бухгалтер
Великий документообіг. Якщо щодня оформлюється десятки накладних, рахунків, ТТН — простіше мати бухгалтера в офісі.
Бізнес, прив’язаний до фізичних документів. Наприклад, транспортна компанія, де водії привозять документи з рейсів.
Ви не готові до онлайн-взаємодії. Якщо у вас відсутній сканер, CRM, пошта, і все ведеться в паперовому вигляді — аутсорс буде страждати від постійних затримок.
Особлива галузь. Наприклад, аграрна сфера, фармацевтика, оборонка — потребують вузькопрофільних знань і постійної присутності бухгалтера.
Як прийняти рішення
Оцініть обсяг роботи. Скільки документів у вас за місяць? Скільки працівників? Є ПДВ? Ведете склад?
Розрахуйте витрати. Скільки коштує утримання штатного бухгалтера з усіма податками, технікою, програмами? І скільки — обслуговування в аутсорс-компанії?
Зважте фактор відповідальності. Ви хочете самі контролювати процес — чи віддати під ключ із гарантіями?
Подивіться на перспективу. Ви плануєте зростати? Розширюватись? Виходити на закордонні ринки? Змінювати систему оподаткування?
Поширені помилки при виборі
“Своя людина краще”. Часто підприємці беруть “знайому бухгалтера” без досвіду в потрібній сфері. Це може коштувати бізнесу серйозних штрафів.
“Аутсорс — це дешево і швидко”. Якщо ціна значно нижча за ринок — це тривожний дзвіночок. Можливо, ви отримаєте поверхневу роботу без глибокого аналізу.
“Нехай бухгалтер все вирішує”. Без базового контролю і комунікації навіть хороший бухгалтер може не зрозуміти ваших очікувань.
“Раз обрали — не змінюємо”. Бізнес змінюється — можливо, згодом вам стане вигідніше перейти зі свого бухгалтера на аутсорс або навпаки. Не бійтеся переоцінювати рішення.
Висновок
Аутсорс чи власний бухгалтер — це не питання престижу чи моди. Це питання ефективності, безпеки та адаптації до ваших реалій. У 2025 році гнучкість і швидкість — головна конкурентна перевага малого бізнесу. І правильне рішення у сфері бухгалтерії може дати вам саме ту опору, яка дозволить рости без страху.
