У 2025 році фізична особа-підприємець в Україні — це не просто реєстраційний номер і рахунок у банку. Це відповідальність перед державою, податковою, партнерами, банками і самим собою. І, як це часто буває, бажаючи «зекономити на бухгалтері», багато хто сам собі ставить підніжку.
У цій статті розберемося чесно й відкрито послуги бухгалтера ФОП і інші питання:
Чи дійсно ФОП може працювати без бухгалтера?
Які типові помилки трапляються найчастіше?
Скільки коштує така економія у фіналі?
І як убезпечити себе, не витрачаючи зайвого?
1. Чи може ФОП працювати без бухгалтера?
Так, формально — може. Закон дозволяє підприємцеві самостійно вести облік, подавати звіти, розраховувати податки, вести книгу доходів, користуватись електронним кабінетом ДПС. І багато хто саме так і робить. Особливо ті, хто:
має малі обсяги доходів (до 30–50 тис. грн/міс),
працює без працівників,
має один вид діяльності й не веде складного обліку (наприклад, онлайн-фрілансер),
має час щотижня читати новини ДПС, зміни законів, вчити Excel або М.E.Doc.
Але є нюанс: так працювати можна тільки поки все йде гладко.
2. Що може піти не так?
❌ Забули подати звіт
Здавалося б, подати декларацію раз у квартал — це просто. Але якщо ви пропустили термін (а це 40 днів після закінчення кварталу), система автоматично нараховує штраф.
Ціна помилки:
340 грн — за перше порушення,
1020 грн — за повторне протягом року.
Плюс пеня, якщо були нарахування.
❌ Невірно обрахували ЄСВ
ФОП на спрощеній системі зобов’язаний платити ЄСВ незалежно від доходу. Мінімальний внесок у 2025 році — близько 1843 грн/місяць (за ставкою 22% від мінімальної ЗП). Помилились на 1 грн або сплатили пізніше — система трактує це як недоплату, і через 30 днів може блокувати рахунок.
Ціна помилки:
Штраф 20% від несплаченої суми,
Пеня 0,1% за кожен день,
Проблеми з податковою історією (а отже — з банками, грантами, тендерами).
❌ Помилково обрали КВЕД
Неправильний код діяльності = ризик оподаткування не за спрощеною системою, а за загальною (з ПДФО, військовим збором і т. д.), або визнання доходу "непрофільним" — і це вже штраф + виліт із єдиного податку.
Ціна помилки:
Втрата права на єдиний податок,
Перерахунок податкового навантаження за 3 роки назад.
❌ Неофіційна робота працівників
ФОП часто думає: "У мене працює дівчина на касі, але я їй просто плачу кеш". У 2025 Держпраці + ДПС ведуть об'єднану базу ризикових підприємців. Навіть один анонімний дзвінок = перевірка.
Ціна помилки:
Штраф 67 000 грн за кожного неоформленого працівника (станом на 2025 рік),
·
податки + ЄСВ заднім числом.
3. А що з РРО? Вже ж не обов'язково?
Тут усе складно.
З одного боку, справді — із 2023–2024 років деяким категоріям ФОП дозволили не використовувати РРО (реєстратори розрахункових операцій), якщо:
річний дохід < 1 млн грн,
працюють безготівково,
не продають підакцизні товари,
не працюють у сферах ризику (кафе, торгівля, побутові послуги тощо).
Але з іншого боку — 2025 приніс розширення категорій, які повинні РРО мати обов’язково, навіть у разі невеликого обороту.
Помилились тут — і от що отримали:
Штраф 100% від суми операції, проведеної без РРО (перше порушення),
150% — за повторне,
·
проблеми з банками (блокування рахунку, підозра у відмиванні коштів).
4. Чому більшість помилок стається саме без бухгалтера?
Тому що немає системного підходу. Ось як виглядає облік «на колінці»:
Звіти — в останній день, під YouTube-інструкцію.
Податки — коли нагадає банк або хтось з друзів.
Документи — десь в пошті, десь у нотатках.
Усі зміни — дізнаємось постфактум, після штрафу.
А ще, у 2025 році більшість дрібних помилок не видно одразу. Ви дізнаєтесь про них через 2 роки, коли:
податкова виявить невідповідність,
ви захочете взяти кредит,
оформити участь у державній програмі,
змінити систему оподаткування,
закрити ФОП — і раптом виявиться борг на 6000 грн і пеня.
5. Скільки коштує робота бухгалтера?
Ціни залежать від:
кількості операцій,
системи оподаткування,
наявності найманих працівників.
У середньому:
ФОП 1–2 групи без працівників: від 500 до 800 грн/місяць,
ФОП 3 групи з ПДВ: 1200–2500 грн/місяць,
з працівниками: + 300–700 грн/людину.
Тобто — в рік послуги бухгалтера обійдуться дешевше, ніж один штраф за неправильний ЄСВ.
6. А що робити, якщо зовсім мало доходу?
Не завжди є сенс замовляти постійну абонентку. Існують варіанти:
Разова консультація: 300–500 грн — щоб перевірити, чи правильно ви ведете справи.
Разова подача звіту: 300–600 грн — раз у квартал.
Аудит перед закриттям/перевіркою: 1000–1500 грн — зате потім спите спокійно.
Навчання або шаблони: вам готують інструкцію «що коли робити», а ви ведете облік самостійно, але з підстраховкою.
7. Висновки: коли без бухгалтера точно НЕ МОЖНА
✅ Ви маєте хоча б одного працівника
✅ Ви використовуєте РРО
✅ У вас оборот понад 1 млн/рік
✅ Працюєте з юрособами
✅ Ви не впевнені у законодавстві
✅ Ви плануєте брати кредит, тендер, грант
✅ Ви хочете перейти на іншу систему оподаткування
✅ Ви хочете не просто "виживати", а розвиватись
8. Чому бухгалтер — це не витрати, а гарантія спокою?
Тому що бухгалтер:
стежить за термінами,
попереджає про зміни,
підказує, як платити менше,
захищає у разі перевірки,
економить ваш час і нерви.
І головне — дає вам можливість зосередитись на бізнесі, а не на формах, штрафах, е-кабінетах і стресах.
9. Що ви отримуєте, звернувшись до фахівця?
🔹 Перевірку й супровід діяльності
🔹 Готові звіти — без головного болю
🔹 Консультації — простою мовою
🔹 Попередження про ризики
🔹 Спокій при перевірках
🔹 Рекомендації з оптимізації
