Atlas Weekend — один із найбільших музичних фестивалів в Україні. За кожною подією такого масштабу стоїть велика команда: організатори, продакшн, маркетинг, партнери, технічні підрядники. Усі ці відділи працюють паралельно й постійно залежать одне від одного.
Щоб така система не розвалювалась, команді потрібен єдиний робочий інструмент. Без нього задачі швидко роз’їжджаються між чатами, таблицями й особистими нотатками, а контроль над строками та відповідальними слабшає.
Atlas Weekend шукали таск-менеджер для організації внутрішньої роботи команди. Інструмент, у якому можна вести проєкти, ставити задачі між відділами, планувати роботу і бачити реальний стан справ у будь-який момент. Важливо було, щоб сервіс був українського походження й мав український інтерфейс.
Так if.team став новим таск-менеджером для команди Atlas Weekend і базовим інструментом для організації щоденної роботи. Про це — детальніше у цьому кейсі.
Яку задачу потрібно було вирішити
Команда Atlas Weekend стикається з великою кількістю паралельних процесів: організація сцени, логістика, маркетинг, робота з партнерами. Кожен відділ має свої задачі, але вони часто залежать одне від одного. Без централізованого інструменту це створює хаос. Тому основне завдання було просте — зібрати все в одному місці.
Кожен відділ бачить свої задачі та терміни.
Керівники можуть відстежувати прогрес без постійних уточнень.
Відповідальні чітко розуміють, що і коли потрібно зробити.
Процеси стають прозорими та контрольованими.
Також важливо було, щоб команда могла планувати робочий час, бачити завантаженість співробітників і швидко реагувати на зміни. Не складно, а зрозуміло — щоб час не йшов на ручне узгодження, а на реальну роботу.
Як команда Atlas Weekend працює з задачами в if.team
Всі задачі Atlas Weekend тепер зібрані в одному місці. Це дозволяє команді бачити загальну картину роботи, швидко орієнтуватися у процесах і не втрачати контроль над дедлайнами та відповідальними. Кожне завдання має свого виконавця, постановника, пріоритет і статус, а підзавдання та коментарі дозволяють тримати всі деталі під рукою.
Відображення задач списком
Список — це класичний спосіб бачити задачі в розрізі одного проєкту чи відділу. Тут видно всі завдання, строки виконання і пріоритети. Підзавдання і коментарі додають глибини та дозволяють не втрачати жодної деталі. Такий режим підходить для щоденної роботи, коли потрібно швидко перевірити стан задач і контролювати прогрес по всім напрямкам.
Канбан
Канбан-дошки допомагають команді бачити процес візуально. Задачі переміщуються по колонках від «Заплановано» до «Виконано», і одразу помітно, де виникають затримки. Колонки можна налаштувати під специфіку відділу або проєкту, що дозволяє швидко реагувати на зміни та координувати роботу без зайвих уточнень. Канбан добре підходить для задач, які залежать від кількох людей або проходять через кілька етапів.
Діаграма Ґанта
Діаграма Ґанта потрібна для масштабних проєктів і подій. Вона показує весь проєкт у розрізі етапів і залежностей між задачами. Це дозволяє планувати строки, розподіляти навантаження і бачити, які завдання можна виконувати паралельно, а які — послідовно. Діаграма Ґанта допомагає керівникам помічати вузькі місця і ризики зриву дедлайнів, а команді — тримати процес під контролем.
Як Atlas Weekend відстежує роботу в таск-менеджері для команд
Вести задачі — це лише половина справи. Не менш важливо бачити, що відбувається з проєктами та хто над чим працює. Atlas Weekend використовує if.team не просто як місце для постановки задач, а як систему, яка показує реальний стан роботи команди в будь-який момент. Тут видно прогрес, навантаження співробітників і всі ресурси, задіяні в проєкті.
Звіт по проєктах
Цей звіт дає повну картину роботи над проєктами. Кожен проєкт має окрему сторінку, де вказано керівника, дедлайни, прикріплені файли та всі пов’язані задачі. В одному вікні видно ітерації та прогрес виконання завдань. Якщо ведуться фінанси, їх можна контролювати в реальному часі. Бюджет і витрати можна планувати та коригувати без затримок. Завдяки цьому керівники бачать, які проєкти на яких етапах і де потрібна додаткова увага.
Звіт по завданнях
Звіт концентрується на деталях. Кожна задача має власну карточку з виконавцем, дедлайном, підзавданнями й коментарями. Тут видно, що вже зроблено, де виникають затримки та що потрібно зробити далі. Команда відразу розуміє, на чому зосередитися, і не витрачає час на зайві уточнення. Це допомагає тримати роботу в темпі та уникати хаосу, коли задачі залежать від кількох людей або етапів.
Звіт по витраченому часу
Цей звіт показує реальне навантаження команди. Він збирає дані з трекера, де фіксується час, витрачений на задачі, а також дозволяє додавати або редагувати час вручну. Керівники бачать і фактичний час роботи, і внесені корективи. Це допомагає планувати ресурси, уникати перевантажень і оцінювати ефективність роботи кожного співробітника.
Результати роботи з if.team для команди Atlas Weekend
Atlas Weekend отримує єдиний інструмент для координації всіх процесів: постановка задач, контроль виконання, комунікація через внутрішні чати, звіти та трекінг часу. Навіть поки команда використовує лише частину можливостей, наявність всього функціоналу if.team дає впевненість і гнучкість: фінанси, HR, бюджетування та управління проєктами можна під’єднати в будь-який момент без додаткових інтеграцій.
Це дозволяє працювати швидше, чіткіше і без хаосу, а з часом повне використання платформи зробить процеси ще прозорішими та ефективнішими. Команда бачить реальний стан задач, навантаження і ресурси, може оперативно реагувати на зміни й планувати роботу на будь-який масштаб.
