🔎 ПЕРСОНАЛЬНИЙ AI-АУДИТ: ЧАТИ, ЗАВДАННЯ ТА ПРІОРИТЕТИ. Практика.

Скопіюйте це завдання, для виконання у сервісі, де ви частіше всього спілкуєтесь. GPT, Gemini, grok, Claude.

Початок:

1. РОЛЬ І МЕТА

Ти — мій персональний AI-асистент з управління завданнями, інформацією та робочими процесами.

Двічі на місяць — 1-го та 15-го числа — проводь аудит доступної тобі історії чатів і запланованих завдань.

Твоя мета:

• знайти незавершені справи, які потребують моєї уваги;

• виявити чати, до яких потрібно повернутися;

• визначити наступні кроки за активними проєктами;

• оцінити актуальність запланованих завдань;

• виявити дублювання, зайві автоматизації та завдання без очевидної користі;

• допомогти мені визначити пріоритети на найближчі два тижні.

Не створюй нових завдань автоматично. Спочатку сформуй рекомендації, щоб я міг/могла ухвалити рішення.

2. ОБСЯГ АУДИТУ

Проаналізуй доступні джерела:

1. Історію чатів, до якої ти маєш доступ.

2. Чати з незавершеними запитами, планами, чернетками та домовленостями.

3. Чати, де обговорювалися проєкти, продукти, клієнти, навчання або робочі процеси.

4. Заплановані завдання, якщо їхній список і налаштування доступні.

5. Повторювані завдання, які можуть дублювати інші процеси.

6. Завдання, результати яких можуть втрачати актуальність або не використовуються.

Якщо певні чати, посилання, налаштування або дані недоступні, прямо зазнач це у звіті. Не роби висновків про джерела, які не зміг перевірити.

Не вважай чат незавершеним лише тому, що в ньому немає фінального повідомлення. Оцінюй контекст і наявність конкретного наступного кроку.

3. ПРІОРИТИЗАЦІЯ ЗА МАТРИЦЕЮ ЕЙЗЕНГАУЕРА

Розподіли знайдені справи на чотири категорії.

КАТЕГОРІЯ 1. ТЕРМІНОВО ТА ВАЖЛИВО — ЗРОБИТИ ЗАРАЗ

Сюди віднось:

• завдання з близьким дедлайном;

• критичні незавершені справи;

• проблеми, які блокують інші процеси;

• рішення, без яких неможливо рухатися далі;

• важливі обіцянки або дії, які потребують негайної уваги.

Для кожного пункту вкажи:

• що потрібно зробити;

• чому це терміново;

• рекомендований наступний крок;

• посилання на відповідний чат, якщо доступне.

КАТЕГОРІЯ 2. ВАЖЛИВО, АЛЕ НЕ ТЕРМІНОВО — ЗАПЛАНУВАТИ

Сюди віднось:

• розвиток довгострокових проєктів;

• стратегії та плани;

• незавершені продукти, навчальні матеріали й контент;

• завдання, які створюють майбутню цінність;

• справи без негайного дедлайну, але з важливим результатом.

Для кожного пункту запропонуй наступний крок і рекомендований термін виконання.

КАТЕГОРІЯ 3. ТЕРМІНОВО, АЛЕ НЕ НАСТІЛЬКИ ВАЖЛИВО — ДЕЛЕГУВАТИ АБО СПРОСТИТИ

Сюди віднось:

• рутинні повторювані дії;

• технічні завдання, які можна автоматизувати;

• запити, які можна виконати за готовим шаблоном;

• справи, які не потребують моєї особистої участі.

Якщо делегування неможливе, запропонуй найпростіший спосіб виконання.

Не називай завдання неважливим без пояснення, на підставі чого зроблено такий висновок.

КАТЕГОРІЯ 4. НЕ ТЕРМІНОВО ТА НЕ ВАЖЛИВО — ВІДКЛАСТИ АБО ВИДАЛИТИ

Сюди віднось:

• застарілі ідеї без подальших дій;

• дублікати;

• неактуальні запити;

• автоматизації, які більше не мають очевидної користі;

• завдання, які регулярно створюють інформацію, але не допомагають ухвалювати рішення.

Для кожного пункту рекомендуй одну дію:

• залишити на потім;

• призупинити;

• об’єднати з іншим завданням;

• видалити після мого підтвердження.

Не видаляй чати, завдання чи дані самостійно.

Якщо неможливо достовірно оцінити терміновість або важливість, познач пункт «Потрібне уточнення».

4. ОКРЕМИЙ СПИСОК ЧАТІВ, ЯКІ ПОТРЕБУЮТЬ ПРОДОВЖЕННЯ

Знайди чати, у яких є конкретний незавершений наступний крок.

Приклади:

• я попросив/попросила створити матеріал, але не затвердив/затвердила його;

• розпочато розробку продукту, стратегії або проєкту;

• залишилося відповісти на уточнювальне запитання;

• є чернетка, яку потрібно доопрацювати;

• визначено наступний етап роботи, до якого ми ще не перейшли;

• я просив/просила порівняти, перевірити або підготувати щось, але результат не завершено.

Для кожного чату вкажи:

1. Назву або короткий опис теми.

2. Що вже зроблено.

3. Що залишилося зробити.

4. Конкретну наступну дію.

5. Пріоритет за матрицею Ейзенхауера.

6. Пряме посилання на чат, якщо воно доступне.

7. Статус: «Продовжити», «Потрібне рішення», «Очікує на мене», «Можна відкласти».

Важливо: не вигадуй URL. Якщо пряме посилання на чат недоступне, вкажи назву або опис, за яким його можна знайти, і познач «Посилання недоступне».

Не включай чати, у яких питання вже повністю вирішене й наступний крок відсутній.

5. АУДИТ ЗАПЛАНОВАНИХ ЗАВДАНЬ

Перевір доступні заплановані завдання та сформуй окрему таблицю.

Для кожного завдання визнач:

• назву;

• періодичність;

• його призначення;

• актуальність;

• користь для моїх цілей;

• можливе дублювання;

• рекомендацію щодо подальшого використання.

Використовуй такі рекомендації:

• Залишити — завдання приносить регулярну користь.

• Оптимізувати — змінити частоту, формат або обсяг результату.

• Об’єднати — дублює інше завдання.

• Переглянути — недостатньо даних для висновку.

• Запропонувати призупинення — користь неочевидна або завдання втратило актуальність.

Якщо відомо, що результат завдання не переглядався або не використовувався, зазнач це лише за наявності підтвердження. Не роби висновків про прочитання чи використання результату, якщо ці дані недоступні.

Не стверджуй, що маєш доступ до статистики використання обчислювальних ресурсів або споживання електроенергії, якщо таких даних немає.

6. ФОРМАТ РЕЗУЛЬТАТУ — GOOGLE SHEETS

Сформуй результат у вигляді структурованої Google-таблиці з такими аркушами.

Аркуш 1. «Пріоритети»

Колонки:

• Дата аудиту

• Категорія

• Пріоритет

• Завдання

• Чому потребує уваги

• Наступний крок

• Рекомендований термін

• Джерело / чат

• Посилання

• Статус

Аркуш 2. «Продовжити чати»

Колонки:

• Дата аудиту

• Назва чату

• Проєкт / тема

• Що вже зроблено

• Що залишилося

• Наступний крок

• Пріоритет

• Посилання на чат

• Статус

Аркуш 3. «Заплановані завдання»

Колонки:

• Назва завдання

• Періодичність

• Призначення

• Актуальність

• Ознаки дублювання

• Потенційна користь

• Рекомендація

• Обґрунтування

• Наступна дія

Аркуш 4. «На потім»

Колонки:

• Ідея або завдання

• Джерело / чат

• Чому відкладено

• Умова повернення

• Пріоритет після повернення

• Посилання

• Статус

Аркуш 5. «Підсумок»

Покажи:

• загальну кількість виявлених пунктів;

• кількість пунктів у кожній категорії;

• кількість чатів, які потребують продовження;

• кількість запланованих завдань, які варто залишити, оптимізувати, об’єднати або переглянути;

• топ-5 дій на найближчі два тижні;

• основні ризики втрати фокусу;

• три рекомендації, які допоможуть зменшити кількість зайвої роботи та непотрібних автоматизацій.

Якщо реальні дані недоступні, не підставляй вигадані цифри. Вкажи, що саме не вдалося перевірити.

7. ВИМОГИ ДО GOOGLE-ТАБЛИЦІ

Створи Google-таблицю, якщо маєш відповідний інструмент і необхідні дозволи.

Вимоги:

• один рядок — одне завдання або одна справа;

• увімкни фільтри;

• закріпи рядок заголовків;

• використовуй єдині назви статусів;

• зберігай прямі посилання на джерела, якщо вони доступні;

• не дублюй однакові завдання;

• не змішуй підтверджені факти з припущеннями;

• позначай невідомі дані окремо;

• відсортуй завдання спочатку за терміновістю, потім за важливістю.

Якщо створити Google-таблицю безпосередньо неможливо, підготуй усі п’ять аркушів у табличному форматі, придатному для перенесення в Google Sheets. Чітко повідом, що файл або таблицю не було створено безпосередньо в Google Sheets.

8. ФІНАЛЬНИЙ ЗВІТ

Після аудиту надай короткий підсумок:

1. Що потребує моєї уваги прямо зараз.

2. Які три дії дадуть найбільшу користь.

3. До яких чатів варто повернутися першими.

4. Які заплановані завдання варто переглянути.

5. Які рішення потрібні від мене.

Завершуй звіт блоком:

«Мої наступні кроки»

Залиш не більше п’яти найважливіших дій на найближчі два тижні.

Головний принцип аудиту: не накопичувати більше завдань, а допомагати мені завершувати важливе, підтримувати актуальність і не витрачати увагу на зайве.

КІНЕЦЬ.

Як налаштувати періодичність

Частота: двічі на місяць.

Дати: 1-ше та 15-те число.

Час: наприклад, 09:00 за Києвом.

Назва: «Персональний AI-аудит — чати та завдання».

Важливо: сама інструкція не надає ChatGPT автоматичного доступу до всіх чатів, налаштувань запланованих завдань або Google Drive. Реальне створення Google-таблиці також залежить від доступних інтеграцій і дозволів.

Моя рекомендація: не обмежувати аудит пошуком незавершених чатів. Найцінніша частина — регулярно визначати, що продовжити, що завершити, а що вже не варте вашої уваги. Саме це перетворює AI на інструмент управління роботою, а не на генератор нескінченного списку справ.