Що робить команда розробників, коли стандартний робочий сервіс перестає вміщати її потреби? Або шукає новий — і знов упирається в чужі обмеження. Або вибирає систему, яку можна допиляти під себе.
Хто такі Yellow Duck Coders
Yellow Duck Coders — аутсорсингова команда з Чернівців, яка береться за складні проєкти для бізнесу: від внутрішніх систем до повноцінних веб- і мобільних продуктів. Досвідчені інженери створюють програмне забезпечення й автоматизують усе, що піддається автоматизації — зокрема й власні робочі процеси.
Компанії була потрібна система, готова рости разом із нею. Тому й зупинились на if.team — українській ERP-системі, що закриває стандартні потреби проєктних команд і дозволяє безболісно розширювати функціонал: автоматизувати процеси, дописувати модулі та налаштовувати інтеграції. Зрозумілий вхід для новачка та глибина для тих, хто прагне адаптувати систему під власні потреби.
У підсумку Yellow Duck Coders отримали не просто готове рішення, а платформу, яку можна формувати під себе. Як саме — далі в матеріалі.
Що команда шукала в робочому сервісі
У штаті компанії — інженери з солідним бекграундом, які звикли не лише виконувати замовлення, а й розбирати під капот будь-який інструмент, з яким працюють. Звідси й вимога до робочого середовища: воно мало витримувати не просто щоденні завдання, а й експерименти самої команди.
Така позиція задає високу планку. Серед клієнтів Yellow Duck Coders і стартапи, і великі корпорації. Тож проєктів багато, і вимоги до них високі — терміни, фінанси, координація та прозорість на кожному етапі.
Сервіс, що замикає всі процеси на собі, але водночас лишається відкритим до доопрацювань, у середовищі розробників — рідкість. Більшість інструментів або жорстко обмежені у своєму функціоналі, або настільки фрагментовані, що на зведення всіх систем докупи йдуть тижні.
Саме на цьому поєднанні і спрацював if.team. З одного боку — готова система з функціоналом для керування проєктами, з яким легко розбереться новачок. А з іншого — відкритий API, вебхуки та можливість дописувати власні сценарії. Тож технічна частина команди не впирається в стелю та вдосконалює систему під свої сценарії.
Як Yellow Duck Coders підлаштували систему під себе
Сервіс if.team налаштували під робочі процеси команди — він узяв на себе завдання, проєкти, фінанси та CRM. Водночас залишилось місце для маневру — частину функцій Yellow Duck Coders дописують самостійно.
Картки лідів, клієнтів і співробітників
Перше, за що взялися, — це картки лідів, клієнтів і співробітників. Стандартний набір полів не закривав усіх потреб, тому команда додала свої, зокрема для перевірки на дублі клієнтів, контролю контактів і збереження внутрішніх позначок. Налаштовані фільтри тепер швидко знаходять завдання та клієнтів за учасником або будь-яким кастомним полем. Випадні списки та закріплені поля рятують онбординг — новенький одразу бачить, де лежить потрібна йому інформація.
Менше кліків — більше коду
Yellow Duck Coders — це передусім команда інженерів, тож логіка проста: якщо щось можна автоматизувати, то чому б це не зробити. Сервіс if.team надав потрібні гачки, і команда використала їх на повну.
Вебхуки під'єднали до ключових подій у системі: щойно з'являється новий лід, оновлюється завдання, рухається проєкт або змінюється статус події — система відразу шле сигнал у потрібне місце. Жодних щоденних обходів, перевірок і оновлень вручну.
Окремо команда зачепилася за те, що під час оновлення кастомних полів сервіс повертає id об'єкта. Деталь начебто технічна, але саме вона дала ключ до зв'язків із внутрішніми інструментами компанії — об'єкти стало легко знаходити та підтягувати в інші процеси.
API додав ще один шар свободи. Тепер дані про лідів і завдання можна забирати назовні — відфільтровані за датою, статусом чи будь-яким полем. Як саме їх використати — питання вже до самої команди: куди передати, у якому вигляді показати та з чим поєднати.
У підсумку повторювані операції перестали з'їдати робочий день. Сервіс став менше схожим на готову коробку та більше — на конструктор, який кожного тижня обростає новими гілками автоматизації.
Фінанси без ручного перерахунку
Будь-яка компанія, що працює з валютою, рано чи пізно впирається в одне й те саме питання: за яким курсом рахувати? За тим, що був на момент нарахування зарплати, чи за тим, який стоїть у момент її виплати? Різниця в кілька днів — і числа вже інші.
Yellow Duck Coders зіткнулися з цим у щомісячній рутині та попросили доопрацювати логіку. Тепер під час розрахунку зарплат сервіс підтягує рахунки у всіх валютах і застосовує саме той курс, що актуальний на день виплати. Жодних розбіжностей між тим, що порахували два тижні тому, і тим, що дійшло до співробітника. Сам курс НБУ підвантажується автоматично, тож звіти й нарахування завжди з останніми числами.
Окремо команда взялася за панель рахунків і структуру витрат. Підкатегорії тепер показуються окремо — видно не лише загальну суму витрат на якусь статтю, а й куди саме пішли гроші.
Порядок панелі рахунків зафіксували: жодних випадкових перестановок, коли потрібний рахунок раптом ховається не там, де ти його залишив.
Дрібниці начебто технічні, але саме з них складається відчуття, що фінанси під контролем. Менше зайвих перевірок, менше ручних калькуляцій — і більше довіри до того, що сервіс показує на екрані.
Як виглядає щоденна робота розробників у if.team
Yellow Duck Coders спираються на if.team як на основний інструмент усіх внутрішніх процесів. Сервіс координує роботу над проєктами, тримає завдання під наглядом, забирає рутинні дії та показує реальну ефективність. Завдяки цьому команда паралельно веде корпоративні проєкти, не просідаючи в темпі.
Проєкти та завдання
Кожен проєкт і завдання в if.team можна налаштувати під специфіку:
призначити робочі групи та відповідальних;
задати терміни, пріоритети та залежності між завданнями;
прикріпити коментарі, файли й документи, потрібні для виконання;
стежити за рухом роботи через Канбан-дошку та діаграму Ґанта.
Особливо це виручає на розподілених командах та об'ємних проєктах, де важливо тримати в полі зору кожен крок. Видно, на якому етапі зараз завдання, хто за нього відповідає та що йде наступним. Якщо пріоритети змінилися чи щось загальмувало — план перебудовується відразу.
Автоматизація через API та вебхуки
Завдяки кастомізації системи повторювані операції перестали забирати робочий час. if.team дає змогу:
автоматично створювати й оновлювати завдання, проєкти, ліди та події;
підключати вебхуки до внутрішніх служб і зовнішніх платформ;
забирати дані через API з фільтром за датою, статусом чи кастомним полем;
зберігати шаблони типових проєктів, аби запустити схожий цикл за пару кліків.
Менше ручних дій — менше місць, де можна помилитись. І чим більшою стає команда, тим виразніше це відчувається.
Час, ресурси, фінанси
Український сервіс закриває все, що зазвичай розкидане по різних таблицях і програмах:
трекінг годин за конкретними завданнями та проєктами;
автоматичний підрахунок витрат за погодинною ставкою чи фіксованою зарплатою;
робота з кількома рахунками одного клієнта (USD, EUR) із підтягуванням курсу НБУ;
підкатегорії витрат і фіксований порядок панелі рахунків.
У підсумку планування ресурсів перестає бути здогадками, бюджет — чорною скринькою, а неефективні витрати — сюрпризом наприкінці місяця. Усі рішення лягають на свіжі цифри, які видно тут і зараз.
Аналітика та зворотний зв'язок
if.team показує і продуктивність співробітників, і стан проєктів. У сервісі доступні звіти за виконаними завданнями, годинами та результатами. Видно, на якій ділянці гальмує процес і куди варто перекинути ресурси. Зворотний зв'язок теж залишається всередині системи: коментарі, періодичні оцінки та внутрішні інструменти для обміну думками — все на одному екрані.
Комунікація всередині команди
Інструменти для спілкування зашиті прямо в робочий простір. У кожного проєкту є свій чат для обговорень, картки завдань і лідів мають вбудовані коментарі, а додаткові інтеграції з месенджерами підхоплюють оперативні повідомлення. Актуальні дані про проєкт у всіх перед очима — команди мають спільний доступ до документів і файлів, тож зайві зустрічі із серії «де ми зараз» уже не потрібні.
Що змінилось після переходу на ERP
Yellow Duck Coders отримали централізований нагляд над завданнями, проєктами та подіями. Прогрес проєктів видно відразу, завдання розподіляються рівномірно, команда швидко реагує на зміни. І чим складніший проєкт, тим відчутніший виграш.
Автоматизація через вебхуки та власні сценарії помітно скоротили рутинну частину роботи. Розробники більше не загрузають у повторюваних діях, а беруться за ключові завдання та нові надбудови до самої системи.
Кастомні поля, фільтри та шаблонні завдання впорядковують інформацію, тож новачкам легше входити в курс справ. Великий потік лідів, клієнтів і завдань тримається в порядку — жодна одиниця інформації не загубиться між картками та чатами.
Фінансова частина теж стала прозорою. Рахунки, валютні курси та витрати — у режимі реального часу, тож рішення про бюджет та видатки спираються на свіжі цифри, а не на дані тижневої давнини.
У підсумку кількість людей у команді й обсяг проєктів Yellow Duck Coders зросли, та чіткість процесів від цього не постраждала.
Команда Yellow Duck Coders виросла, проєктів стало більше, та чіткість процесів від цього не постраждала. Рутина пішла в автоматизацію, а фокус повернувся до складних замовлень. Тепер if.team — це платформа, що дорослішає разом із Yellow Duck Coders. Де кожна нова потреба команди знаходить технічну відповідь, а не впирається в обмеження системи.
Дізнатись більше про сервіс або записатися на демо можна на https://if.team/ua/.
Авторка: Ганна Пічкур.
