Ведення бухобліку бізнесу сьогодні суттєво відрізняється від того, як це було організовано ще 10, 5 років тому. Завдяки розвитку інформаційних технологій, впровадженню сучасних рішень і сервісів процес став значно простішим і зручним. З іншого боку, ті ж технології додали бухгалтерам роботи – з обліком онлайн-продажів і надходжень у валюті, CRM-системами та ін.
Організувати ведення бухгалтерії підприємець може кількома способами:
Робити все самостійно – ризиковано, витратно в плані ресурсів, часу, але безкоштовно.
Залучити бухгалтера в штат – дорого, не завжди якісно, треба контролювати.
Передати облік на аутсорс – оптимальний варіант, що дає максимум переваг.
Самостійне виконання всіх завдань потребує детального вивчення ПКУ та постійного слідкування за змінами в законах, відбирає у підприємця чимало часу, який він міг би витратити на розвиток справи. Водночас такий варіант – це завжди ризики помилок, штрафів. Оптимальним він може бути лише для початківців, з мінімальним обсягом операцій, простим обліком.
Коли мова йде, наприклад, про ведення бухгалтерії ФОП 3 група, який працює самостійно, надає послуги 2-3 клієнтам, має готові шаблони договорів, актів, рахунків і може їх виставляти, а потім вносити суми в облік. В такому випадку достатньо все точно фіксувати, своєчасно подавати декларації та перераховувати в бюджет податки. Проте і тут нерідко ФОПи роблять помилки.
Що ж стосується ведення бухгалтерії бізнесу з більш складним обліком, то тут обійтися без допомоги фахівців точно не вдасться.
Переваги бухгалтерського супроводу на аутсорсі
Останнім часом підприємці все частіше вибирають варіант аутсорсу, відмовляючись від прийому фахівців у штат. В якості аргументів «за» таке рішення вказують наступні:
Зниження витрат – аутсорс обходиться на 35-45% дешевше, ніж місячна зарплата бухгалтера.
Якість – рівень експертизи зазвичай вищий, адже з ФОП працюють досвідчені фахівці, що ведуть одночасно кількох клієнтів, в курсі всіх нововведень.
Відсутність проблем – підприємець не контролює і не мотивує, не шукає заміну на час відсутності фахівця, а просто бачить результат.
Гарантії – компанія, що надає послуги бухгалтерського аутсорсу, несе відповідальність за роботу, збереження конфіденційності за умовами договору.
Підтримка – в разі появи будь-яких запитань чи складнощів клієнту надається онлайн консультація бухгалтера та роз’яснюються всі нюанси.
Передача обліку на аутсорс – це можливість для підприємця взагалі забути про податки й рахунки, маючи впевненість у своєчасності та правильності реалізації всіх завдань.
Як організовано процес співпраці з бухгалтером
Співпраця з бухгалтером на аутсорсі обов’язково оформлюється договором, в якому прописуються всі умови й правила взаємодії. Весь процес зазвичай організують віддалено, що дуже зручно – від попередньої консультації (в ZOOM, Google Meet, через месенджери та ін.) до обміну документами, спілкування під час надання послуг.
Підприємець самостійно визначає перелік послуг, які потрібні саме його бізнесу, сплачує лише за них. Так, ФОП-роботодавці обов’язково мають вести кадровий облік, 2 та 3 групи – використовувати РРО/ПРРО. На 3 групі часто отримують іноземні доходи і тут треба вести облік зовнішньоекономічної діяльності.
Продавці товарів додають послугу ведення товарного обліку, а надавачі послуг – розробки інвойсів тощо. Все індивідуально і аутсорсинг дає можливість врахувати всі потреби бізнесу, водночас не сплачуючи за непотрібні опції.
Ведення обліку здійснюється в електронному форматі – бухгалтери відмовляються від паперових документів, спрощуючи всі процеси. Так, підписати договір сьогодні можна з КЕП через спеціальний сервіс, вести фінансову звітність – в онлайн-програмах, подавати декларації в ДПС через кабінет на їх сайті. Ну, а сплата податків, як і проведення інших платежів, вже давно не потребують походу в банк чи звернення в касу.
За умови правильного впровадження сучасні технології дозволяють витрачати значно менше часу та сил на рутинні завдання, економлячи кошти та ресурси підприємця.
