У сучасному світі оптимізація витрат, прозорість процесів та швидкість ухвалення рішень визначають життєздатність бізнесу.
На прикладі реальних кейсів лідерів фінансового та аграрного секторів — АТ «ПІРЕУС БАНК МКБ» та ТОВ «Агробудівельний альянс "Астра"» — розбираємося, як кардинально перебудувати закупівлі за допомогою сучасних цифрових інструментів та правильних управлінських рішень.
Усвідомлення кризи: чому старі моделі більше не працюють
Більшість українських компаній починали свій шлях із простих моделей. На старті, коли обсяги невеликі, закупівлями може займатися одна людина або кожен департамент забезпечує себе самостійно. Проте з масштабуванням бізнесу такий підхід неминуче веде до кризи.
В Агробудівельному альянсі «Астра» (одному з лідерів ринку сільгосптехніки) довгий час діяв саме такий формат: один універсальний менеджер відповідав за все — від офісного паперу до ексклюзивних імпортних тракторів Fendt. Результат прогнозований: критичне операційне навантаження, затримки, повна відсутність часу на глибокий аналіз ринку та регулярне «гасіння пожеж». Процес залежав від однієї людини, що створювало колосальні операційні ризики.
Схожі виклики, але під іншим кутом, долав і «ПІРЕУС БАНК МКБ». Тут основними труднощами були подача пропозицій у паперовому вигляді, непрозорість домовленостей із постачальниками та відсутність реального розуміння ринкових цін. Для банківської установи важливо було діджиталізувати закупівлі, зробити їх максимально прозорими та систематизованими відповідно до високих вимог регуляторів.
Кейс «ПІРЕУС БАНК МКБ»: сила цифровізації та мільйонна економія
Банк зробив ставку на комплексну цифрову трансформацію, обравши своїм стратегічним партнером майданчик Zakupivli.Pro. Переведення комерційних закупівель в онлайн та запуск відкритих конкурентних торгів дозволили залучити нових постачальників, зробити меншою паперову тяганину та мінімізувати вплив суб'єктивного фактора при виборі переможця.
Результати 2024 року довели фінансову спроможність цього рішення у конкретних цифрах:
4,48 млн грн — чиста економія за рік завдяки здорової конкуренції.
7,6% — середній відсоток зниження вартості від початкових пропозицій переможців.
15 постачальників — найвищий показник конкуренції на одному тендері (при середньому показнику — 4 пропозиції на закупівлю).
Завдяки здоровому суперництву учасників на майданчику сумарне зниження цін під час торгів склало вражаючі 21,5 млн грн. Збережені 4,48 млн грн не просто залишилися на рахунках, а стали частиною фінансового резерву для розвитку внутрішніх сервісів банку.
Ця тенденція успішно триває й у першій половині 2025 року: середня економія стабільно тримається на рівні майже 5% при збереженні високої активності ринку (в середньому 3 постачальники на тендер).
Кейс АБА «Астра»: синергія структури та сучасних технологій
Для компанії «Астра» вирішенням проблеми став перехід від «одного воїна в полі» до повноцінного категорійного менеджменту та впровадження цифрових закупівельних інструментів на базі Zakupivli.Pro. Керівництво усвідомило: закупівлі — це не просто витратна стаття, а важіль стратегічного управління.
Трансформація відбулася за двома напрямами одночасно:
Створення спеціалізованої команди: замість одного універсала з'явилася чітка структура: Керівник відділу (стратегія) — Категорійні менеджери (глибока експертиза ринків збуту) — Спеціалісти із закупівель (проведення тендерів) — Аналітик (робота з даними та моделювання рішень).
Автоматизація процесів: кожен етап закупівлі перейшов у Zakupivli.Pro, що забезпечило швидкий та рівний доступ постачальників та реальну конкуренцію
«Кваліфікація та індивідуальний підхід спеціалістів з боку майданчику були відчутні при кожному зверненні від нас, як Замовника-початківця, і, саме головне, стали запорукою успіху у тому чи іншому запиті», — діляться досвідом у команді ТОВ «Агробудівельний альянс «Астра».
Порівняння процесів: як змінилися закупівлі «До» та «Після»
Еволюцію операційної моделі компанії «Астра» найкраще ілюструє порівняння ключових аспектів роботи:
Швидкість процесів
БУЛО: Процеси тривали довго, оскільки закупівля повністю залежала від фізичного ресурсу однієї людини.
СТАЛО: Значно скорочено часові витрати завдяки автоматизації рутини та паралельному веденню проектів різними спеціалістами.
Прозорість та контроль
БУЛО: Високі ризики суб'єктивного вибору та непрозорого розподілу замовлень.
СТАЛО: Кожен крок, зміна ціни та пропозиція фіксуються, архівуються і доступні в системі в будь-який момент.
Фінансова економія
БУЛО: Необґрунтований рівень цін через слабку конкуренцію та обмежений вибір постачальників.
СТАЛО: Значна економія коштів завдяки конкурентним торгам та постійному аналізу ринку.
Робота з постачальниками
БУЛО: Співпраця виключно з обмеженим колом історично сформованих та «зручних» партнерів.
СТАЛО: Широкий та безперешкодний доступ до тисяч верифікованих постачальників по всій Україні та світу.
Управління ризиками
БУЛО: Високі операційні ризики (людський фактор, помилки через втому) та комплаєнс-ризики (корупційні прояви).
СТАЛО: Ризики мінімізовані завдяки чіткому розподілу ролей у команді, диверсифікації бази партнерів та системному аудиту.
Загальний підхід
БУЛО: Переважно реактивний формат, постійне «гасіння пожеж» під тиском термінових запитів без довгострокового плану.
СТАЛО: Стратегічний та проактивний підхід: прогнозування потреб бізнесу, глибока аналітика ринку та планування категорій.
Висновки для бізнесу: універсальна формула ефективності
Досвід «Піреус Банку» та компанії «Астра» доводить: успішна трансформація закупівель базується на синергії трьох елементів: професійної команди, ефективних внутрішніх процесів та сучасних цифрових інструментів.
Завдяки переходу на Zakupivli.Pro компанії не просто заощадили мільйони гривень і ліквідували корупційні ризики. Вони отримали головне — керованість та гнучкість, які у сучасному турбулентному бізнес-середовищі є єдиною запорукою стабільності та довгострокового зростання.
