Трудова книжка — єдиний документ, призначений для фіксації трудового стажу працівника. Без неї неможливо працевлаштуватись на іншу роботу, довести досвід та кваліфікацію роботодавцю, оформити пенсію, виконати інші дії, які потребують підтвердження тривалості трудового стажу.
В інтересах працівника дбайливо зберігати свою трудову книжку та не допустити її втрати. Однак трапляються ситуації, при яких зберегти цей документ не вдається.
З цієї статті ви дізнаєтесь про способи та порядок відновлення втраченої трудової книжки.
Коли необхідно відновити трудову книжку
Необхідність відновити трудову книжку виникає у двох випадках:
1. трудова книжка втрачена працівником;
2. трудова книжка втрачена роботодавцем.
Порядок дій для кожного випадку передбачений Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої Наказом № 58 від 29 липня 1993 року. Безпосередньо питанням відновлення трудової книжки присвячений Розділ № 5 Інструкції.
Тепер розглянемо порядок відновлення трудової книжки для кожного випадку окремо.
Відновлення трудової книжки, втраченої працівником
Про втрату трудової книжки працівник має повідомити роботодавця. Строк повідомлення Інструкція не встановлює, обмежуючись вказівкою, що зробити це слід негайно. Найкраще повідомляти роботодавця у той же день, коли сталась втрата трудової книжки. Якщо такої можливості немає (наприклад, втрата сталась у неробочий чи вихідний день), слід повідомити роботодавця в найближчій робочий день.
Форма повідомлення Інструкцією не встановлена. Працівник має вирішити сам, як повідомити роботодавця: письмово, або усно. Переважною є письмова форма, адже тоді у працівника залишиться доказ звернення до роботодавця.
Після отримання від працівника повідомлення, роботодавець матиме п'ятнадцять днів на видачу дубліката трудової книжки. За наявності обставин, що перешкоджатимуть дотриманню цього строку, він матиме право видати дублікат в інші строки. Які саме це строки, Інструкція не уточнює. Тому роботодавець може на власний розсуд визначити, коли зможе видати працівнику дублікат.
Оформлення дубліката може потребувати отримання інформації про стаж роботи працівника на попередніх місцях роботи. У такому випадку роботодавець зобов'язаний сприяти працівнику в одержанні необхідних документів (наприклад, допомогти скласти та відправити запити до колишніх роботодавців).
Видача дубліката є платною — на суму вартості бланка трудової книжки. Утримання вартості використаного бланка трудової книжки здійснюється роботодавцем з заробітної плати працівника.
Відновлення трудової книжки, втраченої роботодавцем
Інструкція передбачає: непридатна (обгоріла, розірвана, забруднена) трудова книжка замінюється роботодавцем на дублікат. Строк заміни не змінюється: п'ятнадцять днів у звичайних умовах; довше п'ятнадцяти днів — якщо роботодавцю перешкоджають певні обставини.
Повідомляти роботодавця у цьому випадку непотрібно, адже трудова книжка є втраченою з його провини.
Видача дубліката може потребувати отримання інформації про стаж працівника з попередніх місць роботи. У цьому випадку роботодавець також зобов'язаний допомагати працівнику в отриманні потрібної інформації.
Дублікат трудової книжки видається працівнику безоплатно.
Відновлення трудової книжки новим роботодавцем
Працівнику не завжди доступна можливість відновити трудову книжку з допомогою останнього роботодавця. На такий випадок Інструкцією передбачена можливість отримати дублікат трудової книжки за новим місцем роботи.
Для того, щоб працівник міг отримати дублікат трудової книжки від нового роботодавця, повинна існувати одна з таких умов:
• до оригіналу трудової книжки працівника відсутній доступ внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України;
• на території, де працював працівник, проводиться антитерористична операція.
Надзвичайні ситуації поділяються на чотири категорії:
• техногенні;
• природні;
• соціальні;
• воєнні.
Війна належить до надзвичайних ситуацій. Якщо працівник виїхав з області чи міста, у яких йшли/йдуть воєнні дії, та втратив при цьому трудову книжку, він може отримати її дублікат за новим місцем роботи.
Для отримання дубліката працівник має вчинити наступні дії:
• отримати довідку про виникнення надзвичайної ситуації від штабу з ліквідації надзвичайної ситуації або довідку про проведення антитерористичної операції від Антитерористичного центру при Службі безпеки України;
• подати новому роботодавцю письмову заяву про видачу дубліката (до заяви додати довідку про виникнення надзвичайної ситуації/проведення антитерористичної операції).
Після подання цих документів працівник отримає від нового роботодавця дублікат трудової книжки.
