Як бізнесу підготуватись до кризи

8 кроків, які допоможуть підготуватись до кризи, аби зберегти клієнтів, команду і партнерів.

Приєднуйтесь до нашої Безкоштовної Школи Бізнесу в Telegram.

Розробіть 2–3 можливих сценарії

Часом складно спланувати навіть тиждень, не кажучи вже про триваліший період. Проте ось перші кроки, які може зробити компанія, щоби підготуватися до можливої кризи: 

• Проаналізуйте цілі бізнесу на 6–12 місяців.

• Опишіть сценарії розвитку: в економіці, безпеці, законодавстві, економічній допомозі інших країн і донорів, зміни попиту. Розпишіть потенційні зміни макроекономічних індикаторів, таких як зростання ВВП, інфляція та курси валют. 

• Визначте, які ризики можуть з найбільшою ймовірністю справдитись, а також пропишіть потенційний ефект на вашу операційну діяльність і конкретні бізнес-процеси. 

У тому числі варто поставити собі запитання: «Що може статися з бізнесом у найгіршому випадку? Які будуть збитки при такому сценарії? Де є потенціал зростання? А коли є ризик зовсім припинити діяльність?» 

Наприклад, за найгіршого сценарію ціни на виробничі матеріали зростуть учетверо, і це суттєво знизить річний прибуток компанії. Щоб цього уникнути, можна заздалегідь подумати про пошук нового постачальника.

Або: ми прогнозуємо скорочення фінансової допомоги від міжнародних союзників. Це, ймовірно, призведе до девальвації гривні та зниження купівельної спроможності населення. У такому випадку бізнесу варто бути готовим переглянути стратегії продажів. А ще підготуватися до можливих змін у ціноутворенні або до диверсифікації продуктового портфеля.

Дійте на випередження: заздалегідь розробляйте 2–3 альтернативних сценарії розвитку подій, щоб уникнути ефекту шоку, коли ситуація розвивається зовсім інакше, ніж ви очікували.

Якщо немає можливості звернутися до консультантів — використовуйте ChatGPT 

Середнім та малим бізнесам цілком реально розробити кілька сценаріїв розвитку подій навіть з (дуже) обмеженими ресурсами. Завдяки інструментам на кшталт ChatGPT цей процес став доступнішим. Алгоритми можуть допомогти бізнесу зібрати необхідні дані, зокрема прогнози макроекономіки, аналітику ринку та інші релевантні деталі, а також швидко структурувати інформацію у вигляді сценаріїв, ризик-матриць або планів дій.

Наприклад, виробник молока в певному регіоні може вказати:

• регіон діяльності

• основних постачальників

• оборот, рентабельність і ключових клієнтів

• потенційні зовнішні загрози (економічні, логістичні, політичні тощо)

На базі цієї інформації штучний інтелект може допомогти сформувати ризик-матрицю, визначити пріоритети, запропонувати ідеї для адаптації операційних процесів та навіть сформулювати ключові питання для обговорення з командою.

Там, де раніше потрібна була участь консультантів або експертів, зараз можна отримати базову структуру, яку легко доповнити й уточнити спільно з командою або під час консультацій з фахівцями.

Передбачте резерви ресурсів

Коли альтернативні сценарії вже у вас на руках, попрацюйте над тим, щоби передбачити фінансові, матеріальні та людські резерви. Наприклад, можна:

• орендувати додаткове приміщення в іншому місці, якщо основний офіс розташований біля лінії фронту, військових або інфраструктурних обʼєктів

• перенести дані в хмару для збереження й захисту

• домовитися з партнерами про відкриття філії в іншому регіоні або країні

• обрати додаткового постачальника, якщо головний перебуває в неспокійній зоні

• налагодити співпрацю з кількома банками (на випадок, якщо один із банків не може надати кредит, а вам це потрібно «тут і зараз»)

Чи не найважливіше — створити резервний фонд коштів. Це потрібно, щоби бізнес міг виконувати зобовʼязання. Наприклад, за умови різкого падіння доходів з цього фонду можна видати зарплату співробітникам або розрахуватися з постачальниками. 

Оптимально мати запас сировини, матеріалів та інших ресурсів на 3–6 місяців. Грошей — щоб закрити кілька місяців основних витрат. При цьому реальність для малого та середнього бізнесів в Україні, на жаль, набагато гірша: з мого досвіду, вони зазвичай мають запас ресурсів не більше ніж на 1–2 місяці.

Скоротіть горизонт планування

Раніше стратегія на пів року / рік / кілька років виглядала як невіддільна частина робочого плану. Коли світ і ситуація в країні стали непередбачуваними, горизонт планування скоротився до кількох днів. Будувати довгострокові плани зараз ризиковано та неефективно.

Найрозумніший варіант, як діяти за таких умов, — планувати короткими відрізками та безперервно моніторити ситуацію. Або робити фокус на короткострокові активності (80% зусиль):

• Перегляд бюджетів, скорочення непотрібних витрат

• Оперативну перебудову процесів: пошук ефективніших способів управління операційною діяльністю

• Моніторинг cash flow для підтримки ліквідності

• Тестування MVP, або швидке впровадження ідей для перевірки ефективності

Якщо раніше ви ставили цілі на квартал, спробуйте подробити їх на тижні або фокусуватися на окремих завданнях. Це схоже на підхід у спринтах, який часто використовують у tech-компаніях під час розробки продукту. 

Не в усіх індустріях це легко зробити, особливо з довгими циклами виробництва та продажів. Але часто можна розбити завдання, яке було поставлено на місяць/квартал, на рівні пропорційні частини та намагатися за перші тиждень-два виконати частину плану. Якщо виходить працювати швидше — супер, якщо менше — намагаєтеся внести зміни й наздогнати план наступного тижня. Ідея в тому, щоб швидше застосовувати досвід і зворотний звʼязок від клієнтів, команди та партнерів. І якщо щось йде не так, швидше коригувати план дій.

А 20% зусиль виділяти під довгострокові цілі: 

• Впровадження антикризових сценаріїв 

• Автоматизацію процесів та інтеграцію технологій для підвищення ефективності

• Створення умов для навчання персоналу, підготовку менеджменту до роботи в нових умовах

Проводьте регулярні стрес-тести 

Ок, альтернативні сценарії прописано, резервні ресурси сплановано. Менеджери з усім ознайомилися та вже передали інформацію своїм командам. Що робити далі? 

Проводьте симуляції кризових ситуацій. Наприклад, ви втратили доступ до одного зі складів — що робити й скільки часу ви протягнете без нього? 

Підготуйте алгоритм дій, щоб усі співробітники та лідери команд знали, що робити в конкретній ситуації. Час від часу розігруйте цю ситуацію, щоб у компанії не лише на словах знали, як діяти, але й не розгубилися, якщо небезпека або несподівані обставини справді стануться. 

Обережно скорочуйте витрати — іноді це може нашкодити

Наприклад, замовляти матеріали за нижчою ціною — на перший погляд, хороша ідея. Хоча якщо це погано позначається на якості продукту, ви можете втратити клієнтів, репутацію та прибуток. 

Також важливо тримати в голові, що компанія — єдине ціле. Всі відділи в ній взаємоповʼязані, і якщо ви зменшуєте витрати в одному з них, це може позначитися на іншому.

Наприклад, якщо зараз звільнити маркетолога, потрібно оцінити, що це означатиме для продажів у майбутньому.

Інвестуйте в технології та автоматизуйте все що тільки можна

Щоби підготувати бізнес до змін та адаптації, важливо інвестувати в технології, які допомагають: 

📌 Фіксувати, документувати й диджиталізувати бізнес-процеси — це проста істина, яку компанії (чомусь) часто ігнорують. Digital-копія допомагає у випадку релокації бізнесу, втрати паперової документації (якщо хтось таку веде) або мобілізації важливих співробітників, які в курсі справ та не мають можливості швидко передати їх своїм колегам. 

Для документації та управління процесами можна використовувати BPMN-редактори (Camunda, Bizagi, BPMN.io, Lucidchart) та матрицю RACI. 

Або ж можна використовувати прості таблиці для опису процесів. Ці інструменти можуть бути реалізовані як у вигляді простих файлів на Google Диску, так і через платні сервіси з можливістю спільного доступу та редагування командою.

Для проджект-менеджменту або координації командної роботи можна використовувати Jira, Confluence, Monday або Trello. Вони дозволяють створювати інтеграції з CRM-системами, відстежувати історію взаємодії з клієнтами, фіксувати комерційні та операційні дані. 

📌 Автоматизувати процеси: системи ERP (Microsoft Dynamics, Oracle, SAP, Odoo) або CRM дозволяють зберігати й впорядковувати дані, швидко адаптовувати процеси та аналізувати ефективність. А чат-боти з інтеграцією штучного інтелекту здатні «витягувати» дані з бази знань компанії, надавати поради співробітникам або знаходити необхідну інформацію у внутрішніх документах.

Складайте бекап-план разом із командою

Деякі компанії довгий час толерували токсичних або байдужих керівників, якщо ті приносили хороші результати. Проте зараз ситуація інша: ми живемо в умовах серйозної кадрової кризи, і доступ до скілових фахівців стає дедалі важливішим. Ніхто не хоче працювати з «тиранами» або «пофігістами», яких цікавить лише власний комфорт та успіхи. 

Тому лідер має розуміти, що відбувається всередині команди, бути уважним до стану людей, спілкуватися з ними, надавати чесні прогнози та фідбек, а також мати чіткі сценарії на випадок криз. 

Коли співробітники беруть участь у розробці таких сценаріїв, вони краще розуміють, що саме від них очікується. Це допомагає їм почуватися впевненіше. А усвідомлення того, що криза не застане команду зненацька, бо є конкретний план дій, допомагає знизити рівень стресу.

Важливо, щоб інструкції були короткими, зрозумілими та протестованими заздалегідь. У момент кризи немає часу вчитуватися в складні документи на 20 сторінок. Люди мають вже знати, як діяти. Навіть якщо хтось не зможе ідеально виконати інструкцію, ці знання допоможуть швидше адаптуватися. 

Приєднуйтесь до нашої Безкоштовної Школи Бізнесу в Telegram.