Знання компанії треба писати один раз і в одному місці, а читати його мають і люди, і асистент, і агенти. Інакше ви підтримуєте дві бази, і та, що «для AI», завжди відстає.
Мене звати Сергій Кравцов, я CEO Evergreen. Приклади нижче з Folio, нашої відкритої вікі, яку ми зробили самі. Але це стаття про принципи: їх можна втілити й в іншому інструменті.
Чому знання ламаються
Три речі я бачив на власній шкірі.
Знання розкидані. У нас було 50 людей і понад 30 активних просторів у Confluence: регламенти, інструкції, плани, робота з клієнтами. Коли нас підвів партнер-реселер, процеси на два дні збилися, а частина зупинилась. Люди заводили тимчасові «гугл-доки» і питали одне й те саме в трьох чатах.
Копія для AI відстає. Найчастіше поруч із вікі роблять окрему «базу для асистента» й синхронізують її. Вона застаріває на тиждень, і асистент упевнено відповідає за регламентом, якого вже нема.
Агентам нема де брати правила. На той час ми вже впровадили AI-агентів в операційні процеси. Коли відпав Confluence, агенти встали теж: їм просто не було де дивитися знання.
Принципи
Ось що ми взяли за основу.
Одне джерело для людей і агентів. Жодної окремої «бази для ШІ». Люди читають сторінку в браузері, асистент і агент беруть цю саму сторінку.
Знання - це просто файли з історією. У нас це Git: сторінки, таблиці й дошки лежать у репозиторії як звичайні файли. Вимкнули інструмент, файли лишилися. Кожна зміна, у тому числі агента, це коміт з автором. Агент зіпсував сторінку: її видно й можна відкотити.
Права ті самі для людини й агента. Агент отримує токен з конкретними правами, а не ключ від усього. Токен ніколи не має більше прав, ніж його власник. Тож не можна все зламати агентом.
Відповіді з джерелами. Асистент закінчує відповідь посиланнями на сторінки. Відповідь без джерела людині нічого не дає, вона не може її перевірити.
Правила асистента записані й мають автора. Не в промпті, який знає один адміністратор, а на сторінках, з історією змін.
Прогалини видно. Коли відповіді в документації нема, асистент каже це, а не вигадує. І це потрапляє в список.
Як підключити AI
Є два шляхи, і ми користуємося обома.
Вбудований асистент. Панель збоку, яка працює з вашими сторінками. Два режими: Ask тільки читає, Agent читає й пише. У режимі Ask інструменти запису вимкнені на сервері, а не просто сховані в інтерфейсі. Асистент працює в межах прав людини, яка його запитала. Folio не перепродає AI: ви підключаєте підписку, яку вже маєте (зараз це Cursor), а сторінки, з якими працює асистент, ідуть у цей сервіс.
Зовнішні агенти через MCP. MCP — протокол, яким агент читає й пише сторінки. У Folio 23 інструменти: пошук і читання сторінок, історія, створення й правка сторінок, таблиць і дошок.
Claude Code і Cursor підключаються одним рядком і токеном із правом
readабоwrite.Claud і ChatGPT підключаються через OAuth: перед доступом ви бачите екран згоди й обираєте, лише читати чи ще й писати.
n8n має два готові сценарії: новий issue з GitHub стає рядком таблиці, а щопонеділка зі свіжих рядків збирається сторінка «Weekly summary».
Що агент не може: показати закриту сторінку, на яку не має прав, виконати змінювальний інструмент із токеном read, змінити доступ чи виконати адміністративну дію. Вміст сторінки для нього дані, а не інструкції. Запис іде в Git від імені власника токена.
Сценарій: перший тиждень продавця
Буде простіше пояснити на сценарії. Візьмемо за базу онбординг. Богдан, новий продавець. У просторі «Продажі» він питає асистента, що йому треба знати в перший тиждень. Відповідь складена зі сторінок команди, з посиланнями внизу. Потім він питає: клієнт хоче 25% знижки на річний тариф, чи може він погодити сам? Асистент відповідає, що ні, його ліміт до 10%, а 25% погоджує директор з продажів, лише за річної передоплати. Клік по джерелу відкриває «Ціни та знижки» на потрібному місці.
Наприкінці тижня Богдан заповнює форму «Перевірка першого тижня». Керівник відкриває таблицю відповідей, а вид «Потрібна розмова» показує єдиний рядок, де людина неправильно назвала межу знижки. Керівник дописує в .agent одне правило, і наступна відповідь асистента вже містить рядок «Наступний крок» перед джерелами. Знання, форма, таблиця й правила асистента: усе в одному місці.
Ролик про це https://youtu.be/kfdA3kkyzSY
Як підтримувати актуальність
Найгірше для бази знань тихо застаріти. Нам допомагають чотири речі.
Питання без відповіді як список справ. Коли в сторінках відповіді нема, асистент записує питання й те, чого бракувало. Адміністратор бачить це в аналітиці. Це не звіт про роботу ІІ, це готовий список, що дописати.
Це виглядає так: Назар із підтримки питає про повернення грошей на річному тарифі, про це в вікі нічого нема. Асистент так і каже. Адміністратор простору бачить питання в аналітиці, дописує розділ у «Політику повернень», і наступного разу асистент відповідає й називає джерело
Відео про це https://youtu.be/YsHSMq5ewts
Власники сторінок. За кожну сторінку відповідає конкретна людина, і питання без відповіді йдуть адміністратору саме цього простору, а не «всім». Адміністратор простору бачить аналітику лише своїх просторів.
Історія змін. Кожна правка це коміт з автором і датою. Можна подивитися різницю й повернути потрібну версію.
Агент пише чернетку, людина приймає. У режимі Agent асистент може написати сторінку чи оновити таблицю, але правку видно в історії, і її ухвалює людина, яка відповідає за сторінку.
Типові помилки
Окрема «база для агентів». Вона відстає й розходиться з тим, що читають люди. Одне джерело нескладно, складно підтримувати два. Тому у нас зроблено в єдиному джерелі
Всі знання в одній чужій системі без виходу. Ми це пройшли: експорт не запасний план. Файли є, а процесу, в якому люди ними користувалися, нема.
Агентові дають ключ від усього. Агенту потрібні ті самі права, що й людині, яка його запустила, і не більше. Читати може бути достатньо.
Правила асистента ніде не записані. Тоді поведінка залежить від того, хто востаннє правив промпт. У нас правила лежать на сторінках, мають автора й історію.
Не дивитися на питання без відповіді. Документація здається повною, поки хтось не запитає про річний тариф.
Хочете подивитися?
Найпростіше відкрити і поклацати демо пʼять хвилин: https://demo.foliowiki.online/. На екрані входу оберіть Sam. У просторі Handbook ви побачите теку .agent, таблиці, форму й дошку. Логін спільний, дані скидаються щодоби, а асистент, токени й Git у демо вимкнені, тож особисте й ключі не вводьте. Сайт із відео: https://foliowiki.online/. Код тут https://github.com/evergreen-it-dev/folio.
Folio відкритий і безкоштовний, ви можете його використовувати для себе. Але ця стаття про досвід: те саме можна зробити й в іншому місці, якщо дотримати шести принципів. Буду радий поговорити про AI SDLC і про те, як організувати знання у вашій компанії.
