У час, коли кожна копійка на рахунку, а бізнес працює на межі ефективності, все більше підприємців замислюються: чи варто утримувати бухгалтера в штаті, чи краще передати бухгалтерію на аутсорс? З одного боку — реклама рясніє обіцянками економії, простоти та «ніяких клопотів». З іншого — страх втратити контроль, попасти на штрафи або отримати послугу гіршої якості.
У цій статті розберемося чесно й без прикрас: чи справді бухгалтерський аутсорс вигідніший? Або ж це ще один гарно розкручений тренд, який не враховує реалій малого бізнесу?
Що таке бухгалтерський аутсорс?
Бухгалтерський аутсорсинг — це передача функцій обліку сторонній компанії або фахівцю. По суті, це як найняти бухгалтера, але не «в офіс», а «на відстані», причому не обов’язково одного: у вас може бути ціла команда спеціалістів, яка веде ваші податки, здає звітність, веде облік і консультує з питань законодавства.
Такі послуги вже давно поширені у великих містах і навіть починають проникати в невеликі містечка, особливо серед ФОПів і малого бізнесу, де кожна людина на рахунку.
Скільки коштує бухгалтер в штаті?
Давайте порахуємо класичну модель витрат:
І це ще не враховано витрати на адаптацію нового працівника, постійне навчання (закон змінюється щомісяця) та ризики, пов’язані з помилками.
Скільки коштує аутсорс?
Залежить від обсягу обліку, форми власності, кількості найманих працівників, наявності ЗЕД, складності операцій. Але середні ціни такі:
Різниця очевидна: аутсорс — у 2-4 рази дешевше, ніж штатна одиниця. Але чи все так однозначно?
Переваги бухгалтерського аутсорсу
✅ 1. Економія
Основний козир. Ви платите лише за послуги, без лікарняних, відпусток, податків на зарплату, офісу тощо. Для малого бізнесу це критично.
✅ 2. Професіоналізм
Багато аутсорсерів — це команди, а не один фахівець. Це означає, що вашу бухгалтерію перевіряють кілька рівнів: бухгалтер, ревізор, головбух. Помилок менше.
✅ 3. Завжди в курсі законодавства
Хороші аутсорсингові компанії регулярно навчають персонал, слідкують за змінами і адаптують систему під нові вимоги — це частина їх бізнесу.
✅ 4. Гнучкість і масштабованість
Відкрили ще один магазин? Почали вести ЗЕД? Аутсорсер просто оновлює тариф. Не треба шукати нового працівника, перевантажувати старого чи витрачати час на HR.
✅ 5. Безперервність обліку
Аутсорс не йде у відпустку, не хворіє, не звільняється. У вас завжди є відповідальний фахівець, незалежно від сезону.
Недоліки аутсорсу — і як їх уникнути
❌ 1. Менше контролю?
Це справді так. Ви передаєте частину процесів на сторону, тому важливо мати доступ до облікових систем та розуміти базові речі. У хорошого аутсорсера є політика відкритості: доступ до документів, кабінетів, пояснення дій.
❌ 2. Ризик вибрати некомпетентного
Ринок не регулюється. Є чимало “фахівців”, які працюють “на коліні”. Тому — тільки з договором, перевіркою кейсів, запитом на референси.
❌ 3. Не всі види діяльності підходять
Якщо у вас готівковий бізнес, щоденні касові операції, складський облік, особливо в офлайн-форматі — іноді простіше мати людину «під рукою». Але навіть тут є гібридні моделі (аутсорс + касир/менеджер з первинки на місці).
ТОП-5 міфів про аутсорс бухгалтерії
А чи вигідно це вам? — Сценарії для розрахунку
Сценарій 1: ФОП без найманих
У вас до 20 операцій на місяць, ви на спрощеній системі.
Штатний бухгалтер? Абсурд.
Аутсорс? Так, і бажано — з досвідом саме в цій галузі.
Сценарій 2: ТОВ з ПДВ, 5 працівників
Штатний бухгалтер — мінімум 25 тис/міс
Аутсорс — від 4 до 7 тис
Різниця в цінах — очевидна. За рік економія ≈ 200 тис грн.
Сценарій 3: ФОП з кав’ярнею та касовим апаратом
Щоденна виручка, РРО, зарплата бариста.
Можна передати облік аутсорсеру, а первинку (накладні, зміни) вести на місці — це гібридна модель.
Як вибрати аутсорсера і не пошкодувати?
Договір — не працюйте без нього. Чітко прописуйте відповідальність, строки, обсяг робіт.
Доступ до кабінетів та документів — ви повинні бачити все, що відбувається.
Комунікація — як швидко відповідають? Чи пояснюють людською мовою?
Відгуки та кейси — перевіряйте репутацію, питайте рекомендації.
Спеціалізація — шукайте тих, хто працює з вашим типом бізнесу.
Висновки: не маркетинг, а інструмент
Бухгалтерський аутсорсинг — не магічна пігулка і не модна примха. Це інструмент оптимізації витрат, який працює тоді, коли ви правильно підібрали підрядника, розумієте, що передаєте, і контролюєте процес.
Для малого бізнесу, стартапів і ФОПів — це оптимальний варіант, що дозволяє зосередитися на бізнесі, а не на формальностях.
