Стоматологічна клініка — це десятки пацієнтів на день, розклади лікарів, медичні картки, платежі, нагадування та заявки з різних каналів. Якщо все це вести вручну або в різних таблицях, неминуче з’являються помилки: пропущені дзвінки, зміщені записи, дублікати пацієнтів, втрати в обліку.
CRM-система впорядковує ці процеси. Вона зберігає всі дані про пацієнтів, допомагає вести запис, автоматично надсилає нагадування, фіксує платежі та дозволяє бачити роботу клініки в цифрах. Це робочий інструмент, який спрощує щоденну адміністративну рутину й дозволяє зосередитися на головному — якості послуг і розвитку.
У цьому матеріалі — коротко і по суті про те, що варто мати в CRM для стоматології, як обрати систему під свої задачі та які рішення працюють в українських клініках.
Які функції повинна мати CRM для стоматології e 2025 році
У стоматології CRM-система повинна закривати не лише адміністративні процеси, а й медичні, фінансові та сервісні. Це не універсальний софт «для всіх» — хороший варіант має враховувати специфіку саме медичного бізнесу.
Ось ключові функції, які мають значення в роботі клініки:
Електронна картка пацієнта
Уся інформація про пацієнта — в одному місці: історія візитів, план лікування, оплати, додані файли, рентген-знімки, фото до/після. Картка має бути зручною для перегляду і швидкою у використанні — без зайвих кліків і вкладок.
Гнучкий запис і синхронізація з розкладом
CRM має дозволяти легко керувати графіком: бачити доступність лікарів, тривалість процедур, зайнятість кабінетів. Оптимально, якщо пацієнт може сам записатися через сайт або месенджер, а заявка одразу з’явиться в системі.
Нагадування пацієнтам
Система має автоматично надсилати повідомлення перед візитом, після прийому або у разі перенесення. Це знижує кількість неявок і покращує дисципліну без зайвого навантаження на адміністратора. Сповіщення мають надходити у зручному форматі — SMS, Viber, email.
Фінансовий модуль
Платежі, рахунки, борги, аванси — усе має фіксуватись автоматично. В ідеалі — інтеграція з касовим апаратом. Також важливо бачити, які процедури були оплачені, які — ні, хто з пацієнтів залишив борг, хто вніс передплату. Фінансова прозорість — ключ до контролю бізнесу.
Облік витратних матеріалів
Стоматологія — це не тільки послуги, а й постійне використання витратних матеріалів. CRM має підтримувати складський облік: списання матеріалів за процедурами, контроль залишків, повідомлення про необхідність замовлення.
Аналітика і звіти
Потрібно мати змогу бачити:
завантаження лікарів;
динаміку візитів;
ефективність джерел трафіку;
середній чек;
кількість нових і повторних пацієнтів.
Без цих цифр — рішення приймаються «на око», а не на даних.
Права доступу і безпека
Система повинна дозволяти розмежовувати доступ: лікар бачить одне, адміністратор — інше, власник — повну картину. Обов’язково — журнал дій, резервне копіювання, захист персональних даних. Особливо важливо — відповідність українському законодавству щодо медичної та фінансової інформації.
Інтеграції з іншими каналами
CRM має вміти «працювати в тандемі» з іншими інструментами: телефоном, мессенджерами, сайтом, соцмережами, поштою. Це спрощує запис, дозволяє бачити повну історію спілкування з пацієнтом і зменшує кількість втрачених звернень.
Найкращі українські CRM-системи для стоматологій
Щоб вибір був усвідомленим, важливо розуміти, чим одна система відрізняється від іншої: не тільки за функціями, а й за підходом до роботи, рівнем гнучкості, підтримки та зручності в щоденному використанні.
Ми детально розібрали три CRM-рішення, які активно використовуються в українських стоматологічних клініках. Кожне з них має свої переваги й підходить під різні масштаби бізнесу. Нижче — чесний, структурований огляд: без зайвої реклами, тільки те, що важливо для управління клінікою.
Appointer
Appointer — це українська CRM-система, орієнтована на стоматології та медичні центри малого і середнього масштабу. Її головна ідея — зробити щоденну роботу адміністратора, лікаря та керівника клініки максимально простою, без складних технічних налаштувань. Вона підходить для швидкого старту: інтерфейс зрозумілий навіть тим, хто вперше працює з CRM.
Основний функціонал
Система охоплює ключові задачі стоматології:
електронні картки пацієнтів із повною історією звернень;
зручний запис на прийом із прив'язкою до графіка лікарів;
автоматичні SMS та Viber-нагадування;
облік складу з автоматичним списанням матеріалів;
фінансовий модуль: платежі, звіти, аналітика по лікарях;
управління розкладом, ресурсами та повторними візитами;
модуль опитувань та зворотного зв’язку від пацієнтів.
Гнучкість налаштування
Appointer має фіксовану структуру з можливістю обирати активні модулі та гнучко налаштовувати графіки, ролі, типи процедур. Повноцінного конструктора бізнес-процесів немає, але доступні базові сценарії автоматизації — наприклад, автоматичні сповіщення після запису, створення повторного візиту, шаблони повідомлень.
Інтерфейс
Інтерфейс максимально простий і візуально легкий. Усі дії — у два-три кліки. Платформа не перевантажена зайвими функціями, що особливо зручно для адміністраторів. Команда Appointer супроводжує впровадження, надає техпідтримку українською мовою, є база знань, відео та чат для зв’язку.
Інтеграції
Appointer інтегрується з IP-телефонією (зокрема Binotel), сайтами клінік, формами запису, Viber/SMS-повідомленнями, email. Також підтримує вбудовані форми для онлайн-запису, які можна встановити на сайт чи в соцмережі.
Аналітика та звітність
Система надає повну статистику:
по візитах, лікарях, адміністратору;
по доходах та платежах;
за джерелами пацієнтів (якщо підключені мітки);
по ефективності процедур, середньому чеку, кількості повторних звернень.
Звіти формуються автоматично, можна фільтрувати й експортувати.
Варіанти впровадження та ціна
Appointer — хмарна CRM.
Ціна: від 700 грн/міс за базовий тариф.
Демо: є 14-денний безкоштовний період з повним функціоналом.
Система працює за моделлю підписки та постійно оновлюється.
Кому підійде Appointer
Хороший вибір для приватного стоматологічного кабінету або невеликої клініки, яка хоче навести порядок у записах, фінансах і комунікації з пацієнтами без зайвих складнощів. Це «легка» CRM, яка працює одразу після підключення.
Perfectum CRM+ERP
Perfectum CRM+ERP — це комплексне рішення для автоматизації роботи клінік, яке поєднує функції CRM (управління взаємодією з пацієнтами) та ERP (управління внутрішніми процесами: фінансами, персоналом, документами). Система орієнтована на середній та великий бізнес, зокрема на клініки з декількома кабінетами, філіями або складнішою структурою управління.
Основний функціонал
Perfectum охоплює всі ключові блоки:
запис пацієнтів з календарем і журналом візитів;
ведення електронних медичних карт;
створення індивідуальних планів лікування;
автоматичні нагадування про візити;
облік оплат, боргів, повернень, касових операцій;
робота зі складом, замовленнями та залишками;
збереження та генерація медичних документів;
управління персоналом, графіками, відпустками, зарплатами;
ведення повноцінного документообігу (договори, акти, рахунки).
Гнучкість налаштування
Perfectum дозволяє налаштовувати бізнес-процеси під конкретну клініку: автоматизувати рух пацієнта по етапах лікування, налаштовувати ланцюжки дій після певних тригерів (наприклад, після візиту або неоплати рахунку), створювати власні шаблони документів та повідомлень. Система має вбудований конструктор процесів.
Інтерфейс
Інтерфейс Perfectum виглядає серйозніше, ніж у «легких» CRM. Він багатофункціональний і більш глибокий, тому вимагає короткого навчання. Водночас він логічний і побудований блоками, що спрощує орієнтування. Супровід доступний українською, є документація, база знань, відео та можливість підтримки впровадження «під ключ».
Інтеграції
Система підтримує інтеграції з сайтом, IP-телефонією, email-розсилками, SMS/Viber-сповіщеннями, фінансовими сервісами, POS-обладнанням, Google Календарем. Є API для підключення додаткових сервісів — рекламних платформ, бухгалтерії, чат-ботів.
Аналітика та звітність
Perfectum має гнучку систему звітності. Можна отримати:
фінансові звіти за періодами, лікарями, послугами;
звіти про роботу адміністратора;
аналіз завантаження персоналу;
облік повторних візитів і ефективності запису;
джерела звернень та конверсії.
Більшість звітів доступні з фільтрами, є можливість експорту.
Варіанти впровадження та ціна
Система доступна у двох форматах: хмарна версія за підпискою або коробкова версія, що встановлюється на ваш сервер.
Ціна стартує від 10 000 грн залежно від конфігурації.
Доступна консультація, демо-доступ і професійне впровадження під задачі клініки.
Кому підійде Perfectum CRM
Це оптимальне рішення для клінік, які потребують комплексного обліку, автоматизації великої кількості процесів і можливості адаптувати систему до своєї організаційної структури. Найкраще підходить для середніх і великих стоматологічних центрів, які планують масштабування або вже працюють як мережа.
OneBox OS
OneBox OS — це гнучка платформа для побудови індивідуальної CRM-системи під специфіку бізнесу. Вона не є готовим шаблоном, а виступає як конструктор: ви самі визначаєте, які модулі, сценарії та процеси потрібні саме вашій клініці. OneBox часто обирають ті, хто хоче контролювати всі деталі, працює в кількох каналах одночасно або має складну внутрішню логіку.
Основний функціонал
Можливості OneBox OS залежать від того, як її налаштувати. У базовій конфігурації система підтримує:
електронні картки пацієнтів з історією візитів, файлами та фінансами;
управління розкладом, записами, кабінетами;
автоматичні сповіщення, нагадування, повідомлення після візиту;
створення будь-яких медичних, бухгалтерських і сервісних документів;
управління складом і облік витратних матеріалів;
фінансовий облік з налаштовуваною логікою (каси, аванси, борги);
управління задачами, CRM-процесами, правами доступу.
Гнучкість налаштування
Головна перевага OneBox — повна свобода. Ви можете:
створити власні бізнес-процеси без програмування;
задати умови запуску, логіку переходів між етапами;
створювати свої поля, панелі, шаблони повідомлень;
змінювати інтерфейс під ролі співробітників;
масштабувати систему без втрати контролю.
Це платформа для тих, хто хоче, щоб CRM працювала саме так, як влаштовано в них, а не навпаки.
Інтерфейс
Інтерфейс OneBox гнучкий, але вимагає певного часу на адаптацію. Базові сценарії роботи — зрозумілі, але для складніших процесів потрібне налаштування або допомога інтеграторів. Команда OneBox та її партнери надають супровід, навчання, документацію та підтримку.
Інтеграції
Система підтримує роботу з усіма ключовими каналами:
IP-телефонія (Binotel, Zadarma та інші);
інтеграція з сайтом, Telegram, Viber, месенджерами;
email, SMS, чат-боти;
Google Sheets, бухгалтерські системи, рекламні сервіси;
API та вебхуки для побудови складних інтеграцій.
CRM працює як єдиний центр комунікацій, куди стікаються всі звернення.
Аналітика та звітність
OneBox OS дозволяє створювати аналітику під власні задачі:
звіти за візитами, лікарями, процедурами;
динаміка доходів і витрат;
ефективність каналів залучення;
контроль виконання задач і навантаження персоналу;
облік конверсій із різних джерел.
Звіти формуються через конструктор і зберігаються у вигляді графіків, таблиць або панелей.
Варіанти впровадження та ціна
OneBox OS доступна у форматі хмарного рішення (SaaS) або коробкової версії для власного сервера.
Ціна починається від $30/місяць за користувача у хмарі або формується індивідуально при купівлі ліцензії.
Можливе кастомне впровадження з боку офіційних інтеграторів.
Кому підійде OneBox OS
Насамперед система підійде клінікам, які мають нестандартні процеси, хочуть працювати з кількома каналами одночасно та будувати власну логіку роботи. Це найкращий вибір для клінік, що цінують контроль, гнучкість і можливість масштабування без обмежень.
Як стоматології обрати правильно CRM
На ринку багато CRM-систем, але не всі з них пристосовані до реалій медичного бізнесу. Важливо не просто встановити систему — потрібно обрати ту, яка не створить зайвого клопоту, а дійсно полегшить роботу клініки. Нижче — критерії, на які варто звернути увагу при виборі.
Простота для адміністратора
Основні щоденні задачі — запис пацієнтів, дзвінки, переноси, нагадування — має бути зручно виконувати без навчання по інструкції. Якщо система складна і перевантажена, адміністратори працюватимуть у ній з помилками або взагалі обходитимуть її стороною.
Можливість адаптації під вашу логіку роботи
Кожна клініка працює по-своєму: хтось веде попередній запис, хтось працює з чергою, хтось — із груповими процедурами. Важливо, щоб CRM підтримувала гнучке налаштування під вашу структуру — а не нав'язувала свій шаблон.
Сервіс і підтримка
Навіть найкраща система не буде ефективною, якщо немає кому допомогти в разі проблеми. Звертай увагу на швидкість підтримки, її зрозумілість, готовність адаптуватися до ваших задач. Добре, коли є навчальні матеріали, відеоінструкції та реальні кейси.
Безпека та надійність
Система має зберігати медичні та фінансові дані — це вимагає захисту. Обирай рішення, яке регулярно оновлюється, має резервне копіювання, контроль доступів і відповідає законам щодо зберігання персональних даних.
Аналітика та контроль
Навіть якщо зараз ти не працюєш із цифрами — згодом це стане критично. Обирай CRM, яка дозволяє відстежувати динаміку візитів, фінанси, ефективність персоналу, маркетингові джерела. Це база для ухвалення рішень.
Інтеграції з іншими системами
Телефонія, сайт, месенджери, email — усе це джерела звернень пацієнтів. Хороша CRM має вміти працювати з ними напряму: підтягувати заявки, фіксувати дзвінки, надсилати повідомлення. Чим менше «ручної роботи», тим менше помилок.
Прозора модель оплати
Деякі системи мають приховані доплати: за нових користувачів, за модулі, за зберігання даних. Перед підписанням варто чітко розуміти, скільки коштує користування, які функції входять у тариф, а що оплачується додатково.
Масштабованість
Можливо, зараз у вас один кабінет, але згодом клініка виросте. Варто обирати систему, яка підтримує роботу з філіями, розгалужену структуру прав доступу, декілька типів користувачів — без необхідності повністю переходити на інше рішення.
Впровадження CRM є одним з найпростіших та найефективніших способів упорядкувати роботу стоматологічної клініки. Система допомагає уникнути плутанини в записах, зменшити навантаження на адміністраторів, підвищити дисципліну серед пацієнтів і тримати під контролем фінанси та облік.
Крім операційної зручності, CRM дає керівнику інструменти для аналізу й управління: зрозумілу картину завантаження персоналу, динаміку візитів, ефективність каналів залучення. Це база для прийняття рішень не «на відчуттях», а на цифрах.
Обираючи систему, важливо оцінювати не лише набір функцій, а й те, наскільки вона підходить під конкретну структуру клініки, рівень цифрової готовності команди, обсяги щоденної роботи.
Ідеальної CRM не існує, але є рішення, які гармонійно впишуться саме у вашу практику — якщо зробити вибір з урахуванням реальних потреб, а не лише гучних назв.
