Сьогодні дедалі більше підприємців, зокрема малого та середнього бізнесу, відмовляються від штатного бухгалтера на користь аутсорсингу. Та за красивими фразами «економія», «зручність», «фаховість» ховаються цілком конкретні функції, відповідальність і ризики. Тож розберімося по суті — що насправді контролює бухоблік аутсорсинг, як працює цей формат, які загрози для вашого бізнесу він несе, і головне — як їх уникнути, не відмовляючись від вигод аутсорсу.
📌 Хто такий аутсорс-бухгалтер — і що він робить?
На відміну від штатного бухгалтера, аутсорсингова компанія чи фахівець працює з вами на договірних умовах. Ви передаєте частину або повністю всю бухгалтерію «на сторону», але функціонально вона продовжує вестися так само:
Основні функції аутсорс-бухгалтера:
Ведення обліку доходів і витрат, основних засобів, ТМЦ
Підготовка та подання звітності: податкова, пенсійний, статистика
Розрахунок зарплати, лікарняних, відпусток
Податкове планування, консультації щодо законодавства
Розрахунок і сплата податків, контроль за строками
Підготовка первинної документації (рахунки, накладні, акти)
Взаємодія з контролюючими органами (у разі перевірки)
Тобто, по суті, він — ваші очі, мозок і пам’ять у фінансово-звітній сфері. Але в цій же фразі закладено і головний ризик — якщо «очі» раптом закриються, а «пам’ять» втратить дані, ви залишаєтеся сам на сам з контролюючими органами.
⚠️ Ризики, які не афішують в рекламних проспектах
Попри очевидні плюси (економія, професіоналізм, гнучкість), аутсорсинг несе в собі низку загроз, про які важливо знати заздалегідь.
1. Втрата або витік даних
Дані про ваш бізнес (рахунки, клієнти, угоди, зарплати) потрапляють за межі вашого офісу. Якщо аутсорсер зберігає документи неналежним чином або не шифрує резервні копії — ви вразливі до зламу, шантажу чи банального «загубили».
2. Порушення строків звітності
Фахівець, який працює на декількох клієнтів, може не встигнути здати ваш звіт або забути про вас, якщо «завал». Навіть день прострочення може коштувати десятки тисяч гривень.
3. Недостатній контроль та зворотний зв’язок
Ви не маєте повного контролю над роботою бухгалтера, не бачите процесу. Тільки результат. А якщо щось пішло не так — виправити заднім числом складно, а часто й неможливо.
4. Відсутність відповідальності
Деякі фрілансери не укладають повноцінного договору, не мають ФОП чи ТОВ, а відповідно — не несуть жодної юридичної відповідальності. Спробуйте довести щось у суді, якщо немає офіційного контракту.
🛡 Як мінімізувати ризики — і не втратити контроль над бізнесом?
Ось чіткий план, як обирати аутсорс-бухгалтера з розумом і без шкоди для себе:
✅ 1. Вимагайте документального оформлення
Укладайте договір. Там має бути чітко прописано:
обсяг послуг
строки звітності
відповідальність за помилки
способи зберігання та захисту інформації
порядок розірвання співпраці
Без цього ви — вразливі.
✅ 2. Обирайте тільки сертифікованих фахівців
Запитуйте:
ІПН, ЄДРПОУ, дані ФОП або компанії
Досвід роботи та відгуки
Сертифікати (CAP, ACCA, САР)
Уникайте "бухгалтера по знайомству", який працює з кухні.
✅ 3. Перевірте технічний захист
Нехай вам пояснять:
Де зберігаються ваші документи?
Чи є резервне копіювання?
Хто має доступ до бази?
Яким шифруванням користуються?
Нормальна відповідь — «у хмарному сервісі з обмеженим доступом, backup щодня, тільки персональний логін і пароль». Усе інше — ризик.
✅ 4. Вимагайте регулярних звітів
Встановіть:
Періодичність звітів (щомісяця)
Формат (PDF, Excel, підписаний акт)
Право на доступ до 1С, M.E.Doc або іншого ПЗ
Ви — замовник, а не прохач. Ви маєте контролювати, що саме ведеться.
🤝 Що ви отримаєте, якщо все зробити правильно?
Аутсорсинг бухгалтерії — це інструмент, а не панацея. Якщо вибрати правильного партнера і побудувати прозору систему співпраці, ви отримаєте:
Системну і грамотну бухгалтерію без найму у штат
Захист від помилок і штрафів
Економію часу і нервів
Прозору аналітику і фінансовий план
Спокій під час податкових перевірок
І все це — за ціною, яка зазвичай у 2–3 рази нижча, ніж зарплата штатного бухгалтера з нарахуванням ЄСВ.
📈 Кому підходить аутсорсинг — а кому ні?
Аутсорсинг підійде:
ФОП 1–3 групи
Малим підприємствам (до 10 співробітників)
Стартапам і онлайн-бізнесам
Тим, хто працює сезонно або нерегулярно
Але якщо у вас:
понад 20 співробітників
щоденні операції, каса, інвентаризації
кілька відокремлених підрозділів
— краще комбінувати: частину функцій віддати на аутсорс, а частину залишити in-house.
📣 Висновок: аутсорс-бухгалтер — не чарівник, а партнер
Уникайте двох крайнощів:
"Віддам усе — нехай самі розбираються"
"Мені ніхто не потрібен — усе зроблю сам"
Насправді бухгалтерський аутсорс — це розумна стратегія, якщо ви:
обрали перевіреного фахівця
уклали грамотний договір
налагодили зворотний зв’язок
не відмовились від власного контролю
Бухгалтер на аутсорсі — це як пілот у вашому літаку, але маршрут і напрямок вибираєте ви. І від того, хто сидить за штурвалом, залежить, приземлиться бізнес м’яко — чи з димом і викликом податкової.
