Однією із найчастіших активностей проджет менеджера є організація і проведення мітингів. Багато хто ненавидить мітинги, годинами переливати з пустого в порожнє одне й те саме питання . Чому так відбувається і як зробити так, що ваші мітинги не зустрічались супротив, позіханнями і закочуванням очей? Мої прості поради ви знайдете нижче.
Визначити цілі зустрічі. Чи насправді це питання вартує запланованого мітингу? Можливо легше задати його у чаті/поштою? Якщо так, то ви маєте чітко розуміти для чого цей мітинг потрібен. Зазначу, що ціллю мітинга не може бути “обговорити щось”, бо обговорення - це не результат. Результатом має бути чи якесь прийняте рішення, чи отримання відповіді на технічне питання, яке блокує і т.д. А просто поговорити - це не робоча зустріч.
Сформувати агенду. У вас має бути список усіх питань і чіткий порядок їх обговорення. Завдяки агенді ви зможете тримати фокус саме на тих питаннях, для чого мітинг був організовано. Не рідко буває, що починають обговорюватись суміжні теми, але це дорога до багатогодинних безрезультатних розмов. Гарним тоном буде відправити всім учасникам мітингу агенду у запрошенні на зустріч, щоб кожен міг підготуватись.
Запланувати зустріч. Найкраще запланувати зустріч мінімум за добу. Це дає змогу всім учасникам підготуватись до зустрічі, запланувати свої активності на наступний день/період не відволікаючись від актуальних задач. Адже погодьтесь, не зручно коли ти тільки сів за велику задачу, погрузився у неї і тут тобі прилітає інвайт на зустріч через півгодини. Звичайно, це не стосується urgent питань. Але тільки тоді коли і справді urgent, а не треба вирішити “який буде колір кнопки - супер-блокер!”.
Триматись в межах виділеного часу. Найкраще не планувати зустріч на більше ніж 1 годину. Далі всі починають втомлюватись і інформація буде погано сприйматись, буде втрачатись фокус і всі будуть просто чекати, коли вже це закінчиться. Немає нічого страшного, якщо ви не встигаєте оглянути всі питання за 1 раз (буває таке, запланували занадто багато). Тоді треба перепланувати зустріч і запитати коли хто може продовжити і зразу назначити зустріч part2 з тим, що не встигли охопити. Інколи можна перепитати всіх учасників, можливо їм краще ще залишитись на додатковий час (і у них є можливість) щоб закінчити розмову. Таке теж працює.
Модерація. Проджект менеджер має бути модератором зустрічі. Перевірити, що всі люди присутні, слідкувати, щоб учасники не відволікались від агенди. Всі питання, які не вкладаються в агенду - мають бути зафіксовані і розглянути на окремій зустрічі. Звичайно важко так відмовляти, особливо замовникам, але ви не можете гарантувати, що на мітингу є потрібні люди, які можуть відповісти на нові питання, чи що сходу згенерована вами відповідь хоч якось вкладається у логіку виконання задач. Якщо питання просте - звісно можна секунду виділити, тут керуємось common sence.
Meeting minutes. Це невід’ємна частина мітингу, яку багато хто ігнорує. Навіть якщо ваш мітинг був під запис - у вас десь має зберігатись всі вихідні дані мітингу. До чого ви дійшли, які рішенні були прийняті, які нові питання були виявлені. Це може бути як коротке повідомлення у чат з усіма зацікавленими, лист на пошту з відповідними копіями, так і коментар до задачі в вашому трекері (якщо по ній була зустріч). Але фіксація має бути. Це по-перше показує вас як відповідальну людину і додає професійного вигляду так і зразу допоможе відсікти всі помилки (ви теж людина і могли щось недочути/не так записати і потім це призводить до наслідків).
Від себе ще додам, що не обов’язково включати “робота” і забути про smalltalk чи гумор. Професійно - не значить сухо. Ви маєте лише це контролювати, щоб не дійшло до того, що всі годину просміялись, проговорили ні про що і цілі не досягнуті, або через це треба затримуватись. Навіть ваш вранішній дейлік може з дружнього збору статусів/виявлення блокерів і планів перерости в годинний стендап, де фронт-ендещики щось одне-одному доводять з серії “бібліотека А краще, а твоя бібліотека нам не підходить” Це можете перерости в неконтрольоване “а ти, а я”. Якщо буде цікаво - про це можу написати окрему статтю як вирішувати такі спори.
