Excel чи CRM? Попри уявну абсурдність цього питання для компаній, які вже впровадили в себе CRM-систему, позиція адептів Excel'у може бути аргументована вельми переконливо.
По-перше, на сьогоднішній день Excel є практично безкоштовним продуктом (всі необхідні функції для працівників відділу продажів забудовника є в доступному для всіх продукті Google Spreadsheets). Якщо ви невелика компанія з маленьким відділом продажів, логічно почати з безкоштовного продукту. Зрозуміло, за умови, що він адекватно виконує свої функції, не погіршуючи ваші показники (що часто складно відстежити, але про це нижче).
По-друге, переважна більшість людей має базові навички роботи в Excel і за умови, що самі файли від самого початку структуровані правильно (валідація даних, захищені осередки), усе це може доволі стерпно працювати як реєстр квартир та угод.
Спілкуючись із великою кількістю забудовників, ми зустрічали такі різновиди Excel-файлів, що допомагають менеджерам у роботі:
Реєстр квартир
Це табличка, в якій кожен рядок відповідає одній квартирі. У добре відформатованому реєстрі є колонка зі статусами квартир (які можна вибрати зі списку), колонка з кількістю кімнат, площею, ціною кв. м., вартістю у всіх валютах, що використовуються. Excel-реєстр зручний тим, що дає змогу шукати квартири за параметрами. Незручність такого формату в тому, що він не дає фізичного уявлення секції, і менеджери рідше знаходять варіанти, які передбачають об'єднання/поділ квартир, не помічають помилки ціноутворення (на відміну від шахматки). Звісно, броні потрібно знімати вручну, але за належної дисципліни це все може працювати.
Шахматка (квартирограма)
Шахматка (квартирограма) - це найбільш зрозуміла форма відображення секції будинку для менеджерів і керівництва. Найголовніша проблема таких файлів у тому, що це чуже філософії Excel компонування. Все-таки Excel - це про таблиці. Тому шахматка не дає змоги автоматично шукати за параметрами (тільки пошук очима). Компаній, що ведуть одночасно два відображення, ми не зустрічали. Ймовірно, тому що синхронізація цих двох відображень засобами Excel буде ще тим завданням.
Реєстр угод
Це таблиця, куди вносяться укладені угоди. Дозволяє бачити результативність за тижнями, місяцями, менеджерами.
Реєстр звернень + реклама
Це файл, у якому адміністратор гарячої лінії записує всіх, хто зателефонував, і рекламний канал, з якого вони прийшли. Потім ці дані використовуються для оптимізації маркетингового бюджету компанії.
Реєстр звернень + робота з лідами
Це файл, у якому менеджери записують усі свої контакти і ведуть роботу з лідами (повторні дзвінки, реєстрація історії взаємодії). Нерідко зустрічаються компанії, у яких таких файлів кілька: кожен менеджер веде свою базу окремо. По суті це прототип CRM-системи. Аналіз таких файлів показує, що з контактами проводиться мінімальна робота, а повторні дзвінки мають несистемний характер (через 2 місяці, через рік, взагалі жодного повторного дзвінка). Власне, той факт, що Excel (у якому немає завдань, нагадувань, вибудовування лідів за датою останнього спілкування, кількістю "фоллоуапів") погано справляється з блоком "робота з лідами" і є основним мотивом переходу компаній на будь-яку CRM.
Зоопарк файлів або Система
Незважаючи на те, що технічно виконувати завдання за допомогою декількох Excel-файлів можливо, у багатьох випадках це не ефективно. Ці файли не працюють як єдина система і передбачають велику кількість ручної роботи. І цю неефективність можна виразити в грошовому вираженні.
У разі якщо безкоштовний інструмент неефективний у виконанні якогось завдання, вартість цього інструменту потрібно рахувати не за фактично витраченою сумою на його купівлю (може дорівнювати нулю), а за сумою загубленої вигоди від не найефективнішої роботи. Якщо провести цей розрахунок, може з'ясуватися, що використання безкоштовного інструменту насправді обходиться вашій компанії в кілька мільйонів на рік.
EstOffice CRM - це єдина система для продажу квартир, цілеспрямована на максимізацію конверсії в угоду. Вона може повністю замінити всі типи Excel-файлів відділу продажів. У EstOffice CRM ви створюватимете шахматки, даватимете до них доступ менеджерам із продажу, реєструватимете угоди, встановлюватимете броні, мінятимете статуси квартир, працюватимете з лідами по воронці продажів, ставитимете завдання. У результаті використання цих інструментів можна підвищити конверсію в угоду на 10-40% (статистично значущий результат), що виражається в підвищенні річного обороту на кілька мільйонів навіть для невеликих забудовників.
Переваги
Якщо розглядати систему в контексті шахматок і пов'язаних із ними функцій, можна виділити такі переваги стосовно Excel-реєстрів і Excel-шахматок:
Не потрібно вибирати між шаховим поданням (наочність) і табличним (підбір за параметрами). Можна отримати і те, і інше, оскільки секції в EstOffice показуються у вигляді шахматок, але водночас зверху є панель фільтрації, яка дає змогу шукати квартири за параметрами (метраж, наявність). У тому числі за всіма об'єктами компанії відразу.
Як і Excel-файл, шахматки EstOffice можна роздрукувати. Наприклад, на випадок відсутності інтернету, або якщо ціни кв.м. у квартир різні і клієнт хоче наочно бачити доступні варіанти.
Автоматичне зняття броні, порядок у конкуренції менеджерів за квартири завдяки історії пролонгації бронювань і фіксації зацікавленності конкретним юнітом ліда (в Excel зазвичай немає місця записувати всі броні, і пишеться тільки поточна, через що складно сказати, коли і ким її було поставлено і продовжено).
Можливість ставити завдання до квартир і отримувати про них нагадування. Наприклад, людина просить повідомити її, коли квартира певного типу звільниться на цікавих їй поверхах.
Нагадування менеджерам про зняття броні, яку вони встановили, що дає змогу не забути про гарячого клієнта, якого потрібно активізувати і закрити на угоду.
Дозволяє обслуговувати відвідувачів, використовуючи планшети, завдяки чому ви виглядаєте як сучасна компанія.
Легке порівняння періодів (поточний місяць з попереднім, аналогічно за тижнями) за кількістю броней. А це хороший об'єктивний показник ефективності роботи відділу продажів.
Обмежений доступ агентств нерухомості та інших партнерів за посиланням ("простіше не придумаєш" - як сказав один з наших клієнтів). Зникають дзвінки для синхронізації наявності, розсилки Excel поштою, зникає величезне поле для людських помилок.
Дає змогу вести обслуговування, перебуваючи з потенційним клієнтом на об'єкті (зі смартфона, планшета перевірити наявність і відразу ж забронювати квартиру).
Просте надсилання інформації на пошту. EstOffice створює посилання на кожну з квартир, по суті міні-лендінг який доступний ззовні. У них фактична інформація про квартиру та всі зображення, що її стосуються.
Як почати використання?
Все дуже просто: залиште заявку на нашому сайті https://estoffice.com/ua/demo або просто напишіть на пошту [email protected].
