Ось тут я публікував оглядову статтю про систему управління цифровою інформацією P.A.R.A., розроблену Тіаго Форте. Якщо вам зайшло - пропоную зануритись глибше і прочитати цю серію з 8 частин (поки що), які допоможуть краще зрозуміти та впровадити цю систему в своє життя.
Уявіть на мить ідеальну систему управління проєктами. Таку, яка б підтримувала та покращувала вашу роботу, підказуючи вам, куди саме покласти ту чи іншу інформацію, і де саме її знайти, коли вона вам потрібна.
Ця система мала б бути:
універсальна, тобто така, що охоплює всі можливі види інформації з будь-якого джерела;
гнучка, здатна працювати з будь-яким проєктом чи діяльністю, за яку ви візьметесь зараз або в майбутньому;
проста, що не потребує трудомісткого обслуговування, каталогізації, маркування чи реорганізації, окрім мінімального втручання;
дієва та практична, легко інтегрується з методами управління задачами (task management) та управління проєктами (project management);
кросплатформенна, має можливість використання з будь-яким застосунком, наявним або тим, що ще буде розроблений;
орієнтована на результат, структурує інформацію таким чином, щоб сприяти виконанню цінної роботи;
модульна, дозволяє приховувати або розкривати різні рівні деталізації, залежно від потреб поточного завдання;
опортуністична, в хорошому сенсі, використовує результати вже виконаної роботи, щоб зберегти час.
Я вважаю, що розробив систему організації цифрової інформації, яка відповідає всім цим вимогам. Після кількох років знайомства з нею широкого кола людей я впевнений, що вона працює. У цьому дописі я спробую показати вам, як саме.
P.A.R.A. розшифровується як Projects — Areas — Resources — Archives (Проєкти - Сфери - Ресурси - Архіви) - чотири категорії найвищого рівня, які охоплюють всі типи інформації, з якими ви можете зіткнутися у своїй роботі та житті.
Почнемо з визначень. Вони сформульовані досить конкретно:
Проєкт - це "серія завдань, пов'язаних з певною метою та кінцевим терміном виконання".
Приклади: Створити макет застосунку; Розробити план проєкту; Провести кампанію з розвитку бізнесу; Написати пост у блозі; Доопрацювати специфікацію продукту; Відвідати конференцію.
Сфера відповідальності - це "сфера діяльності зі стандартом, який потрібно підтримувати протягом певного часу".
Приклади: Здоров'я; Фінанси; Професійний розвиток; Подорожі; Хобі; Друзі; Квартира; Автомобіль; Продуктивність; Розробка продукту; Письменництво.
Ресурси - це "тема або питання, що викликає постійний інтерес".
Приклади: формування звичок; управління проєктами; трансгуманізм; кава; музика; садівництво; інтернет-маркетинг; SEO; дизайн інтер'єру; архітектура; ведення нотаток
Архіви включають "неактивні елементи з інших трьох категорій".
Приклади: проєкти, які були завершені або стали неактивними; сфери, які ви більше не прагнете підтримувати; ресурси, які вас більше не цікавлять.
Перейдемо до візуальної метафори:
Ми проводимо наші дні, виконуючи завдання, які природним чином групуються в проєкти, що входять у сфери відповідальності:
Наприклад, ви пишете першу версію допису в блозі, який пов'язаний з проєктом "запуск продукту Х", що належить до сфери відповідальності "Розробка продукту". Це може бути лише одна з кількох сфер діяльності, за які ви відповідаєте на роботі, поряд з "Бізнес-стратегією", "Кадровими питаннями" та "Фінансовою звітністю". В особистому житті у вас є ще більше сфер, таких як "Виховання дітей", "Хобі" та "Квартира".
ПРОЄКТИ VS. СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ
Ці визначення здаються досить простими, але я хочу зосередитися на різниці між проєктами та сферами відповідальності. Після багатьох спроб і помилок, спостерігаючи за тим, як багато людей намагаються їх розрізнити, я прийшов до висновку, що навіть найменша плутанина між цими двома категоріями є глибоко вкоріненою причиною багатьох проблем з особистою продуктивністю.
Розділимо визначення цих двох категорій на дві частини:
У проєкту є мета, якої потрібно досягти - це окрема подія, яка відбудеться, що дозволить повністю викреслити цей пункт зі списку. І ця мета повинна відбутися до певного моменту часу. Вона має дедлайн або часові рамки, встановлені ззовні (керівництвом, обставинами) або самостійно.
Сфера відповідальності, навпаки, має стандарт, якого потрібно дотримуватися. Вона не має кінцевої дати або кінцевого результату. Ваша ефективність у цій сфері може з часом зростати або знижуватися, але стандарт залишається незмінним і постійно вимагає певного рівня уваги.
Проєкти завжди відносяться до Сфер. Кілька прикладів:
Участь в марафоні - це проєкт, тоді як "Здоров'я" - це сфера.
Видати книгу - це проєкт, а “Письменництво” - це сфера.
Заощадити витрати за 3 місяці - це проєкт, тоді як "Фінанси" - це сфера.
Поїздка до Таїланду - це проєкт, а “Подорожі” - це сфера.
Планування вечері на річницю - це проєкт, а "Подружжя" - це сфера.
У всіх цих прикладах проєкти мають дату завершення. Вони є або завершеними, або незавершеними. Сфери відповідальності, з іншого боку, мають стандарти виконання, які необхідно підтримувати протягом невизначеного часу.
СКЛАДАННЯ СПИСКІВ
Тепер, коли ми заклали основу, дозвольте мені показати вам, як навіть незначна плутанина між цими двома категоріями може спричинити багато проблем.
Працюючи з клієнтами як коуч з продуктивності, перше, про що я попрошу їх, - показати мені свій Список Проєктів. Мені це потрібно для того, щоб зрозуміти, яку роботу вони виконують, яке їхнє поточне робоче навантаження і над якими результатами вони активно працюють.
Зазвичай вони дають мені щось на зразок цього:
Чи бачите ви проблему? Жоден пункт у цьому списку не є проєктом. "Відпустки" коли-небудь закінчуються? Чи буває такий момент, коли ви можете викреслити "Продуктивність" зі свого списку раз і назавжди? Ні - це постійні сфери відповідальності, а не проєкти.
І що з того? Це ж просто семантика, чи не так?
Я так не думаю. Є три абсолютно критичні речі, які ви не зможете зробити, якщо не розділите свої сфери відповідальності на чітко сформульовані проєкти.
По-перше, ви не можете по-справжньому зрозуміти обсяг своїх зобов'язань:
Досить часто мені ставлять питання, які підпадають під категорію "використання виробничих потужностей":
Як мені дізнатися, чи варто зменшити своє навантаження, чи збільшити його?
Як дізнатися, скільки проєктів я маю вести одночасно?
Яке правильне співвідношення між короткостроковими та довгостроковими проєктами (або між дослідженнями та виробництвом, або між плануванням та виконанням, або між аналізом та синтезом, або між будь-якою іншою дихотомією)?
Але я не можу навіть почати відповідати на ці питання для конкретної людини, поки не отримаю уявлення про її поточне робоче навантаження та мікс проєктів.
Подивіться на список зліва на зображенні вище - чи дає вам "Наймання/Кадрове забезпечення" хоч якесь уявлення про робоче навантаження або зобов'язання цієї людини? Ні. Це може бути як кілька хвилин на тиждень, так і повна зайнятість, а також щось середнє між цим. Це чорна скринька, яка не дає мені жодної інформації.
А тепер подивіться на список відповідних проєктів праворуч - чи не дає він вам набагато краще уявлення про завантаженість цієї людини й навіть про характер проєктів, якими вона займається?
Ви не знатиме, що змінювати, доки не дізнаєтесь, до чого ви прагнете. І те, до чого ви прагнете, - це не набір невизначених обов'язків, це короткий перелік відчутних результатів. Іншими словами, проєктів.
По-друге, ви не можете пов'язати свої поточні зусилля з довгостроковими цілями:
Я часто кажу, що для працівників розумової праці найбільшою проблемою є прокидання вранці. Робота з інформацією вимагає не лише нашого часу та зусиль, але й нашої залученості та креативності. З цієї причини особиста мотивація є першочерговою проблемою, яка затьмарює всі інші проблеми.
А тепер уявіть собі психологічний ефект від того, що ви прокидаєтеся зі списком зліва день за днем, тиждень за тижнем, місяць за місяцем, навіть рік за роком. Сфери відповідальності рідко змінюються, якщо взагалі змінюються, пам'ятаєте? Незалежно від того, як важко ви працюєте, скільки років ви віддали службі, список незмінних зобов'язань стає все важчим і довшим.
Я не зміг би придумати кращого способу вбити особисту мотивацію, якби навіть спробував.
Розбиваючи ці обов'язки на невеликі проєкти (як у списку праворуч), ви гарантуєте, що ваш Список Проєктів буде змінюватися майже щотижня. Це створює ритм і імпульс завершення проєкту, що підтримує вашу мотивацію. Це генерує постійну новизну, яка, згідно з останніми дослідженнями, є важливою для задоволення.
І ви завжди можете розбити свої обов'язки на менші проєкти. Навіть для досліджень, які можуть зайняти роки, щоб створити новий продукт (як у наведеному вище прикладі), існує чітка послідовність експериментів, що ведуть до результатів, навіть якщо це просто "підтвердження гипотез" або "отримані результати". Пам'ятайте, що не існує визначеної структури або одиниці праці. Ви не зобов'язані приймати визначення того, що є проєктом, від вашого керівника, команди чи організації!
По-третє, ви не можете знати, чи просуваєтеся до своїх цілей:
Чи був у вас досвід, коли ви готувалися до щорічного оцінювання своєї роботи та не могли пригадати, чого ви досягли за минулий рік? Це деморалізує і не дає вам змоги зайти до кабінету керівника і з гордістю перерахувати свої досягнення. Не кажучи вже про розмову щодо підвищення або збільшення зарплати.
А тепер уявіть, що ви розбили цю сферу "Подій" на кожну окрему подію, яку ви запланували й виконали. Це не тільки покаже чіткий прогрес і зростання, які ви відчули, коли кожна подія будується на попередній, але й надасть вам добірку результатів, яких ви досягли, щоб включити їх в огляд вашої роботи в кінці року. І ви матимете набагато більше, ніж список - ви матимете окремі папки для кожного завершеного проєкту, з матеріальними нотатками, активами та знаннями, які ви здобули під час роботи над кожним із них.
І останнє зауваження щодо проєктів та сфер: вони вимагають абсолютно різних способів мислення, підходів, інструментів та методів. Проєкти вимагають від вас лазерного фокуса, безжального руху до результату, подолання чи обходу перешкод, ігнорування відволікаючих чинників (тобто людей). З іншого боку, Сфери вимагають уважності, балансу, потоку і людських зв'язків. Це королівство звичок, рутини, ритуалів і цілеспрямованих спільнот. Сфери вимагають самоаналізу та самоусвідомлення, адже визначення того, чи відповідаєте ви своєму стандарту, є інтуїтивною вправою, а не аналітичною.
Ви можете легко побачити, як нездатність зробити це розрізнення призводить до поширених розчарувань: якщо у вас є проєкт, який ви вважаєте сферою (наприклад, книга, яку я "пишу" вже кілька років, і яка відчувається як нескінченна частина мого життя), він, як правило, буде тривати нескінченно довго. Якщо у вас є сфера, яку ви вважаєте проєктом (наприклад, результат для здоров'я, такий як "схуднути на Х кілограмів"), ви повернетеся назад одразу після його досягнення, тому що ви не створили жодного механізму для підтримки стандарту.
Існує дуже корисна вправа, яку ви можете виконати після того, як сформулюєте чіткий Список Проєктів (Project List). Покладіть його поруч зі Списком Цілей (Goal List) і проведіть лінії, що з'єднують кожен проєкт з відповідною ціллю:
Більшість людей помічають, що вони не повністю збігаються. Це проблематично, тому що проєкт без відповідної мети називається "хобі". Якщо ви не віддані справі або не до кінця сформулювали результат, якого хочете досягти, ви, мабуть, робите це просто заради розваги.
А якщо у вас є мета без відповідного проєкту - це "мрія". Ви можете бажати її всім серцем і душею, але без активного проєкту ви по факту не досягаєте жодного прогресу.
Немає нічого поганого в хобі та мріях. Вони надають життю сенс і мету. Але, будь ласка, не плутайте їх з проєктами та цілями.
Щоб чітко розуміти, в чому ви досягаєте прогресу, ви повинні чітко розуміти, в чому ви його не досягаєте. Щоб відчувати себе комфортно, кажучи "ні" тому, що не є важливим, ви повинні мати чітке уявлення про те, що є важливим.
ПОЧНІТЬ З ВИЗНАЧЕННЯ СПИСКУ ВАШИХ ПРОЄКТІВ
Визначайте свої проєкти, інакше вони визначатимуть вас.
Вас будуть постійно втягувати в чужі проєкти, і ви виявите, що навіть коли інші запропонують вам допомогу з вашим проєктом, ви навіть не знатимете, що це за проєкт.
Це означає, що ви повинні визначити свої проєкти окремо від будь-якої конкретної програми чи інструменту. Запишіть їх на аркуші паперу або в чистому документі, подалі від підказок, стимулів, обмежень і припущень будь-якого програмного забезпечення.
Це дозволить вам розширити й реалізувати ці проєкти в будь-якій обраній вами програмі чи застосунку:
Точно такий самий список проєктів повторюється в кожній програмі.
Ось чому це важливо: вам завжди потрібно буде використовувати кілька програм для завершення проєктів. Ви можете використовувати централізовану платформу, таку як Basecamp, Asana, Jira або Zoho, але технології розвиваються надто швидко і на багатьох фронтах, щоб кожна будь-яка компанія могла виконувати кожну функцію найкраще.
Замість того, щоб боротися проти течії та шукати "одну платформу, яка б керувала усім", сформулюйте свій список проєктів, а потім відтворіть його у кожному окремому інструменті, який ви використовуєте зараз або будете використовувати в майбутньому. Я рекомендую зробити це з точністю до орфографії, пунктуації та великої літери, щоб ваші переходи між програмами були максимально плавними.
Я помітив, що люди схильні використовувати різні організаційні схеми в кожній програмі, яку вони використовують. Вони намагаються адаптувати різні схеми до можливостей кожної програми, змушуючи свій мозок "завантажувати" і запам'ятовувати різні сценарії кожного разу, коли вони перемикаються між програмами. Це створює перешкоди для вивчення нових інструментів, які можуть бути краще пристосовані для спеціалізованих завдань, що гальмує інновації.
У наведеному вище прикладі Список Проєктів ідентичний у кожній програмі, і його можна відтворити у будь-якій кількості інших програм. Це дозволяє використовувати унікальні можливості кожної програми, зберігаючи при цьому рівень проєктів уніфікованим для всіх інтерфейсів.
Метод P.A.R.A. дає вам найкраще з обох світів: послідовність централізації та адаптивність децентралізації.
Метод працює за трьома основними принципами:
Перший принцип полягає в тому, що використовується число 4 як орієнтир. Вся ієрархія має чотири категорії в ширину (проєкти, сфери, ресурси, архіви) і не більше чотирьох рівнів у глибину (на прикладі Evernote ці рівні будуть такими: застосунок > стеки > блокноти > нотатки).
Число чотири називають "магічним" через дослідження, які показують, що воно є природною межею всіх видів когнітивних процесів, від робочої пам'яті до відстеження об'єктів і швидкого перерахування. Більш умоглядні висновки свідчать, що деякі примітивні племена, схоже, мають конкретні слова лише до числа чотири, а багато тварин, схоже, здатні розрізняти до чотирьох окремих об'єктів.
Незалежно від того, чи є це реальною межею, чи ні, це корисне обмеження, яке запобігає двом основним гріхам організаційного оверінжинірингу: занадто багато категорій і занадто багато рівнів ієрархії.
Другий принцип полягає в тому, що P.A.R.A. ідеально віддзеркалює ваші системи управління завданнями та управління проєктами. Відносно молода галузь управління персональними знаннями (personal knowledge management, PKM) може багато чого сказати на цю тему, але я вважаю, що будь-який підхід до PKM, який не пов'язаний з конкретними інструментами виконання, приречений назавжди залишитися на задньому плані.
Всі чотири категорії верхнього рівня повторюються в усіх програмах.
Третій принцип полягає в тому, що P.A.R.A. зберігає і фактично посилює найважливіше розмежування, яке повинна робити будь-яка система продуктивності: між інформацією, придатною для використання (практичною), та інформацією, не придатною для використання (не практичною). Таке розмежування дозволяє відкинути 95% інформації, що надходить до вас, і зосередитися на 5%, необхідних для виконання поставленого завдання.
Як це підвищує практичність (actionability)? Визнанням того, що практичність не є чорною або білою. Це радше градієнт, спектр, який слід приховувати або розкривати залежно від контексту. Це відповідає відомій техніці дизайну, яка називається прогресивним розкриттям - показувати користувачеві лише стільки інформації, скільки йому потрібно в конкретний момент часу. Це допомагає мінімізувати когнітивне навантаження, з яким завжди доводиться боротися працівникам розумової праці.
Щодня, в процесі роботи, ви можете зосередитися на першій колонці, переглядаючи матеріали, пов'язані лише з активними Проєктами. Це, ймовірно, буде вбудовано у ваш таск-менеджер (або, принаймні, розділ "Сьогодні" чи "Наступне"), а також стек "Проєкти" у програмі для нотаток, як-от Evernote:
На ширшому горизонті, наприклад, під час щотижневого огляду, ви можете розширити область інформації, яку ви розглядаєте, включивши до неї Сфери відповідальності. Це глибший рівень самоаналізу: чи відповідаєте ви наразі стандартам, які ви встановили для себе в кожній із сфер за які ви взялися? Якщо ні, то чи є якісь нові проєкти, звички, рутини, ритуали чи інші практики, які ви хотіли б розпочати, припинити або змінити?
У ще ширшому горизонті, можливо, під час щомісячного огляду, ви могли б розширити сфери того, що ви розглядаєте, включивши до неї Ресурси. Чи є якісь нові інтереси, якими ви хотіли б зайнятися більш серйозно? Чи є такі, яким ви дозволили застопоритися, і які ви хотіли б перезапустити? Чи дає вам якийсь з ваших поточних проєктів привід для того, щоб зайнятися суміжними інтересами?
Категорія "Ресурси" - це також місце, де живуть "дослідження". У цих нотатках, як правило, міститься найбільш об'єктивно цінна інформація, до якої ви, можливо, захочете звернутися, коли шукатимете матеріал для публікації в блозі, щоб порекомендувати його комусь або для робочого проєкту. Моя власна колекція, наведена нижче, дає досить гарне уявлення про мої інтереси: число праворуч від назви кожного блокнота показує, скільки нотаток я зібрав на цю тему:
І, нарешті, Архіви - це ваше портфоліо завершених проєктів, кожен з яких неактивний, але готовий запропонувати потенційно корисний матеріал для повторного використання і перероблення в майбутніх проєктах. Я часто помічаю, що можливість повторного використання моїх нотаток на якусь тему, добре розробленого слайда, розділу пропозиції або інших активів економить мені величезну кількість часу, що особливо важливо у фріланс-бізнесі, де я все роблю сам. Також найлегше пригадати, де знаходиться ресурс, виходячи з того, коли він був створений та з яким проєктом був пов'язаний, якщо пошук не спрацьовує:
Окрім повторного використання матеріалів проєкту, архіви також можна використовувати для ретроспективи проєктів, річних ретроспектив, а також для резюме та пропозицій, де потрібно "показати свою роботу".
Сподобалась публікація? Дуже на це сподіваюсь, адже автор відшукував матеріали, перекладав, редагував та адаптував його для того, щоб читання приносило не лише задоволення, але й було корисним. Можете підтримати його донатом. Навіть 1 гривня принесе радість!
