Цим матеріалом я розпочинаю серію публікацій про систему P.A.R.A. - складової побудови “Другого Мозку”. Не лякайтесь, це не якась арєстовщіна чи езотерика. Це - методологія роботи з інформацією, для її збереження та систематизації з метою подальшого створення зв’язків, виявлення інсайтів та генерації нових ідей.
Я довго вишукував щось подібне, перебрав багато способів та застосунків, поки випадково не натрапив на статтю автора цієї системи (та книги “Будуємо Другий Мозок“), Тіаго Форте (Tiago Forte), коуча з продуктивності та керування проєктами. Мені вона здалась цікавою, деяки елементи я вже використовую. Пропоную і вам познайомитись з нею.
Ця стаття познайомить з основними принципами цієї системи, а наступні публікації глибше занурять у її філософське та практичне підгрунтя.
Уявіть на мить ідеальну організаційну систему.
Систему, яка б точно підказувала вам, де зберігати будь-яку інформацію у вашому житті - кожен документ, файл, нотатку, порядок денний, конспект, дослідження - і де знайти її за потреби.
Таку систему має бути неймовірно легко налаштувати, а ще легше підтримувати. Зрештою, лише найпростіші та найлегші звички зберігаються надовго.
Вона має бути не лише гнучкою, пристосовуючись до ваших потреб у різні періоди життя, але й універсальною, щоб ви могли використовувати її в кожному з багатьох місць, де ви зберігаєте інформацію, наприклад, у файловій системі вашого комп'ютера, хмарному сховищі (наприклад, Dropbox або Google Drive) або в цифровому застосунку для нотаток.
Але, перш за все, ідеальною організаційною системою буде та, яка безпосередньо веде до відчутних переваг у вашій кар'єрі та житті. Вона значно прискорює завершення проєктів і досягнення цілей, які є для вас найбільш важливими.
Іншими словами, найкраща система організації вашого життя - це та, яка діє.
Замість того, щоб створювати більше перешкод на вашому шляху, відкладаючи дії, які можуть змінити ситуацію, вона наблизить ці дії й полегшить їх початок і завершення.
Після більш ніж десяти років особистих експериментів, навчання тисяч студентів і коучингу професіоналів світового класу я розробив таку систему.
Вона називається P.A.R.A. - проста, всеосяжна, але надзвичайно гнучка система для організації будь-якого типу цифрової інформації на будь-якій платформі.
Обіцяю вам, що вона не тільки впорядкує ваше життя, але й озброїть вас набором інструментів для вмілого володіння потоком інформації, щоб досягти всього, що ви задумали.
4 категорії, які охоплюють усе ваше життя
P.A.R.A. базується на простому спостереженні: існує лише чотири категорії, які охоплюють всю інформацію у вашому житті.
У вас є Проєкти, над якими ви активно працюєте - короткострокові зусилля (в роботі чи особистому житті), які ви берете на себе з певною метою. Наприклад:
Завершити дизайн веб-сторінки
Купити новий комп'ютер
Написати науковий звіт
Відремонтувати ванну кімнату
Закінчити курс іспанської мови
Поставити нові меблі у вітальню
У вас є Сфери відповідальності - важливі частини вашої роботи та життя, які потребують постійної уваги. До них можуть належати:
Робочі обов'язки, такі як маркетинг, управління персоналом, управління продуктами, дослідження і розвиток, інженерія тощо
Особисті обов'язки, такі як здоров'я, фінанси, діти, творчість, автомобіль чи дім
Також у вас є Ресурси з цілої низки тем, які вас цікавлять і про які ви хочете дізнатися, наприклад:
Графічний дизайн
Особиста продуктивність
Органічне садівництво
Кава
Сучасна архітектура
Веб-дизайн
Японська мова
Французька література
Ведення нотаток
Дихальна гімнастика
Формування звичок
Фотографія
Маркетинг
Нарешті, у вас є Архіви, які включають все з попередніх трьох категорій, що вже не є активними, але, можливо, ви захочете зберегти це для використання в майбутньому:
Проєкти, які ви завершили або призупинили
Сфери, які більше не є активними або релевантними
Ресурси, які вас більше не цікавлять
І це все! Чотири папки верхнього рівня - Проєкти, Сфери, Ресурси та Архіви - кожна з яких містить невелику кількість підпапок, присвячених кожному активному проєкту, сфері відповідальності, ресурсу та архіву у вашому житті.
Можливо, важко повірити, що таке складне, сучасне життя людини, як ваше, можна звести лише до чотирьох категорій. Може здатися, що вам доводиться мати справу з набагато більшим, ніж можна вмістити в таку просту систему.
Але саме в цьому і полягає суть: якщо ваша організаційна система настільки ж складна, як і ваше життя, то вимоги щодо її підтримки в кінцевому підсумку відбиратимуть у вас час та енергію, необхідні для того, щоб жити цим життям.
Система, яку ви використовуєте для організації інформації, має бути настільки простою, щоб вона звільняла вашу увагу, а не забирала її. Ваша система повинна давати вам час, а не забирати його.
Ключовий принцип - впорядкування інформації за вашими проєктами та цілями
Більшість з нас вперше навчилися організовувати інформацію в школі. Нас вчили класифікувати наші класні конспекти, роздаткові матеріали та навчальні матеріали за навчальними предметами, такими як математика, історія чи хімія.
Але потім, самі того не усвідомлюючи, ми перенесли цей підхід у доросле життя. Ми продовжуємо класифікувати наші документи та файли за неймовірно широкими темами, такими як "Маркетинг", "Психологія", "Бізнес" чи "Ідеї".
Це не має жодного сенсу у вашій післяакадемічній кар'єрі. На робочому місці немає ні занять, ні тестів, ні оцінок, ні дипломів. Жоден викладач не скаже вам, що писати на випускному іспиті, тому що його не існує.
Те, що у вас є, як на роботі, так і в житті, - це результати, яких ви намагаєтеся досягти. Ви намагаєтеся запустити новий продукт, спланувати сімейну відпустку, прийняти важливе рішення, знайти дитячий садок у вашому районі, опублікувати новий твір або досягти квартального показника продажів.
У розпал робочого дня, коли ви намагаєтесь здійснити все це, у вас абсолютно немає часу на те, щоб ритися у величезній категорії "Психологія", щоб знайти потрібну вам інформацію.
Замість того, щоб організовувати інформацію за широкими темами, як у школі, я раджу вам організувати її відповідно до проєктів і цілей, до яких ви прагнете прямо зараз. Це те, що означає "організовувати за принципом практичності" - мантра, до якої я повертатимусь знову і знову.
Коли ви сідаєте за роботу над проєктом графічного дизайну, наприклад, вам знадобляться всі нотатки, документи, ресурси та інші матеріали, пов'язані з цим проєктом, в одному місці й готові до роботи.
Це може здатися очевидним, але більшість людей чинить навпаки. Більшість людей, як правило, розкидають усі необхідні матеріали по десятках різних місць, щоб знайти їх, їм потрібно півгодини.
Як ви робите так, щоб усі матеріали, пов'язані з кожним проєктом чи ціллю, були в одному місці? Ви організовуєте їх таким чином з самого початку. Так ви точно знатимете, куди все покласти, і де саме це знайти.
Сила упорядкування за проєктами
Кілька років я працював тренером з продуктивності в районі затоки Сан-Франциско. Це був пік технологічного буму, і високопоставлені фахівці з найвпливовіших компаній світу шукали будь-яку перевагу у своїй роботі. Я був радий допомогти.
Я тренував кількох керівників у відомій біотехнологічній фірмі на півдні Сан-Франциско, у прекрасному кампусі з видом на затоку. Пам'ятаю, як одного прекрасного весняного дня я чекав на свого наступного клієнта, старшого директора, відповідального за розробку кількох нових фармацевтичних препаратів, що рятують життя.
Коли він прийшов, наша коучингова сесія розпочалася, як і кожна інша, з мого простого запитання: "У вас є список проєктів?"
Коли я працюю з клієнтом як коуч з продуктивності, одне з перших, про що я завжди прошу, - це показати мені список його проєктів. Він мені потрібен, щоб зрозуміти, яку роботу вони виконують, яке їхнє поточне навантаження, а також яких пріоритетів та результатів вони намагаються досягти.
Він сказав "Звичайно!" і, занотувавши швидкий список з пам'яті (перший попереджувальний знак), передав мені ось такий список:
Ви бачите проблему? Подивіться ще раз уважно.
Жоден пункт у цьому списку не є проєктом, згідно з нашим попереднім визначенням. Чи "стратегічне планування" коли-небудь закінчується назавжди? Чи буває такий момент, коли ви можете назавжди викреслити зі свого списку "відпустки"? Сподіваємося, що ні!
Кожен пункт у цьому списку - це, по суті, сфера відповідальності. Це може здатися семантикою, але це зовсім не так. Я зрозумів, що незалежно від того, наскільки ви розумні чи цілеспрямовані, є дві важливі речі, які ви не зможете зробити, поки не розділите свої сфери відповідальності на конкретні проєкти.
1. ВИ НЕ МОЖЕТЕ ДОСТЕМЕННО ЗНАТИ МАСШТАБИ СВОЇХ ЗОБОВ'ЯЗАНЬ
Одна з найпоширеніших скарг, яку я чую від людей, - це те, що вони "не мають пропускної здатності". І я співчуваю - скільки часу у вас буває відчуття, що у вас занадто багато справ?
Але доки ви дивитеся на свою роботу через призму сфер, ви ніколи не дізнаєтеся, скільки всього у вас на тарілці. Дивлячись на список вище, який обсяг роботи представляє "Наймання"? Це може бути що завгодно - від наймання на неповний робочий день кожні 6 місяців до заповнення 50 вакансій у цьому кварталі.
Неможливо визначити це з першого погляду, і ця невизначеність проявлятиметься в тому, що кожна сфера здаватиметься вам більш обтяжливою, ніж вона є насправді.
Уявіть, що ви визначили кожен проєкт у відділі наймання і тримали б цей список перед собою щодня. Чи не було б набагато легше визначити, скільки ще залишилося зробити та що робити далі? Наприклад:
2. ВИ НЕ МОЖЕТЕ ПОВ'ЯЗАТИ СВОЇ ПОТОЧНІ ЗУСИЛЛЯ З ДОВГОСТРОКОВИМИ ЦІЛЯМИ
Один з найскладніших (але й найкорисніших) аспектів розумової праці полягає в тому, що вона вимагає нашої креативності. А творчість неможливо підтримувати без почуття мотивації. Ви не можете продовжувати думати якнайкраще і пропонувати свої найкращі ідеї, якщо ви виснажені та деморалізовані.
Від чого залежить наша мотивація? Здебільшого від постійного прогресу. Ми можемо витримати чималий стрес і розчарування в короткостроковій перспективі, якщо знаємо, що це кудись веде.
Що підводить нас до другої проблеми: без списку окремих проєктів ви не можете пов'язати свої поточні зусилля з довгостроковими цілями.
Знову подивіться на список вище. Жоден з пунктів у ньому не закінчується і не змінюється - це і є визначенням сфери відповідальності, вона триває нескінченно довго. А тепер уявіть собі психологічний ефект від того, що ви прокидаєтеся тиждень за тижнем, місяць за місяцем і навіть рік за роком з одним і тим же списком нескінченних обов'язків. Незалежно від того, наскільки старанно ви працюєте, віддалений горизонт, здається, ніколи не наблизиться.
Чесно кажучи, я не зміг би придумати кращого способу вбити вашу мотивацію, якби навіть спробував.
Коли ви розбиваєте свої обов'язки на невеликі проєкти, ви гарантуєте, що ваш список проєктів постійно оновлюватиметься. Така ротація створює каденцію регулярних перемог, які ви можете святкувати щоразу, коли успішно завершуєте проєкт. Уявіть, наскільки мотивованими та задоволеними ви б почувалися, розбивши широку сферу "Події" на кожну окрему подію, якою ви керуєте:
Незалежно від того, наскільки широкими є ваші обов'язки, ви завжди можете розбити їх на менші проєкти. І ви повинні це зробити, якщо хочете знати, чи дійсно ви просуваєтеся до своїх цілей.
Упорядковуємо життя
Використання P.A.R.A. - це не просто створення купи папок, в які можна складати речі.
Це визначення структури вашої роботи та життя - до чого ви прагнете, що хочете змінити та куди хочете рухатися. Йдеться про організацію інформації таким чином, щоб вона допомагала вам вибудовувати життя, якого ви прагнете.
Більшість з того, що ми називаємо "впорядкуванням", по суті, є замаскованою прокрастинацією. Ми говоримо собі, що "готуємося" або "досліджуємо", вдаючи, що це прогрес. Насправді ж ми шукаємо будь-яку дрібницю, яку можна відшліфувати чи привести до ладу, щоб уникнути виконання завдання, якого ми боїмося.
P.A.R.A. проникає крізь цей фасад, даючи нам метод організації всього, що є настільки простим, що немає жодних виправдань і нічого не залишається, окрім наступного важливого кроку. Це мінімалістичний спосіб додати до вашого оточення стільки порядку, щоб ви могли рухатися вперед, і не більше.
Існують й інші складніші, витонченіші та спеціалізовані способи організації інформації, але P.A.R.A. - єдиний, який витримує випробування часом, бо дає вам більше часу, ніж забирає.
Сподобалась публікація? Дуже на це сподіваюсь, адже автор відшукував матеріали, перекладав, редагував та адаптував його для того, щоб читання приносило не лише задоволення, але й було корисним. Можете підтримати його донатом. Навіть 1 гривня принесе радість!
