В шостій частині нашого знайомста з системою P.A.R.A. Тіаго Форте пропонує переосмислити саме поняття “проєкт”.
У першій частині про метод P.A.R.A. я стверджував, що Список Проєктів є наріжним каменем сучасної продуктивності, слугуючи інформаційною панеллю ваших поточних зобов'язань і мостом між практичною та еталонною системами.
Але формування списку проєктів є також однією з найскладніших вправ для більшості людей. І я не єдиний, хто це помітив. Девід Аллен (автор метода GTD) писав:
"Одне з найдивніших явищ, з яким я зіткнувся за 30 років тісної співпраці з одними з найрозумніших і найзайнятіших людей у світі, - це те, наскільки важко для більшості з них зрозуміти, що таке "проєкт", і послідовно керувати їх загальним переліком. Люди скаржаться на "забагато справ", і все ж більшість з них не змогли б дати вам повний і точно визначений перелік того, що вони зобов'язалися "зробити", навіть якби від цього залежало їхнє життя".
Причина, чому так важко скласти Список Проєктів, полягає в тому, що це не просто питання записати те, над чим ви зараз працюєте. За цією простою вправою ховається ціла нова парадигма того, що таке проєкт.
До чого закликає Список Проєктів, так це до їх подрібнення.
Ось що це означає:
Дрібний проєкт (Small-Batch Project): 1) чітко визначене короткострокове зобов'язання з 2) чіткими бажаними результатами, які описують кінцеві стани, і 3) кінцевим терміном або датою виконання (яка стає датою перегляду, коли вона пройдена).
Розгляньмо кожен з цих трьох елементів по черзі.
1) ЧІТКО ВИЗНАЧЕНІ, КОРОТКОСТРОКОВІ ЗОБОВ'ЯЗАННЯ
Метод P.A.R.A. передбачає суттєву зміну в тому, як ми визначаємо проєкти — зробивши їх набагато, набагато меншими.
Для того, щоб зробити можливим динамічний потік знань між блокнотами, недостатньо зберігати вхідні дані у вигляді невеликих, окремих нотаток. Ви також повинні переконатися, що результати - проєкти - також невеликі та окремі (дискретні), інакше ваша система засмітиться і застигне.
До речі, це не довільна вимога - вона описує, як рухається світ. Куди б ми не дивилися, робота зі знаннями швидко стає більш "проєктною". Люди, команди та організації збираються разом на короткий час, щоб виконати проєкт, а потім швидко розходяться, як тільки він завершується (іноді це називають голлівудською моделлю, посилаючись на те, як створюють фільми).
Я вважаю, що перехід до проєктної роботи є більш фундаментальною зміною, ніж віддалена робота, розподілені команди, мультикоманди, бізнес-стиль життя чи цифрове кочівництво (digital nomadism). Атомізація роботи на окремі проєкти - це ключ, необхідний для розкриття справжнього потенціалу всіх цих тенденцій.
Але це не означає, що потрібно робити ті ж самі старі проєкти з аутсорсинговими підрядниками замість штатних працівників. Це не так просто, як розбити наші типові проєкти на крихітні шматочки. Без відповідної зміни мислення та методів це лише створить величезну кількість додаткової накладної роботи.
Фундаментальна природа проєктів еволюціонує, щоб зробити такий тип співпраці можливим. А еволюціонує вона тому, що змінюється середовище, в якому вони існують.
Сучасне поняття "проєкт" народилося у великих, традиційних компаніях, які схожі на фабрики: все розраховане на ефективність і масштаб. Основні загрози - внутрішні: бюрократія, політика, скорочення витрат, депріоритизація та конкуренція за ресурси. Щоб вижити в цьому середовищі, проєкти стали великими, роздутими, ретельно спланованими, довготривалими, з розмитими цілями. Все, що ми ненавидимо в сучасних мегапроєктах, насправді є рисами, до яких вони пристосувалися, щоб вижити на нескінченному шляху крізь бюрократію.
Але пустіть цю відгодовану корову в джунглі цифрової економіки, і її заріжуть. "Проєкт" у новій економіці перетворився на стрункого, спритного тигра: маленького, адаптивного, всеїдного, готового до полювання, але такого, що віддає перевагу спостереженню за можливостями.
При проєктній роботі віддалені команди підрядників чекають до останнього моменту, щоб приєднатися до проєкту, а як тільки це відбувається, вони оптимізують швидкість та інтенсивність роботи. Це вимагає відмовитися від прийняття рішень, пошуку консенсусу, отримання схвалення та оновлення статусу наскільки це можливо. Це вимагає скорочення проєкту до мінімально необхідного ядра продуктивної діяльності.
Таким чином, зменшення наших проєктів не є питанням незначного покращення. Це визначає, чи виживуть наші проєкти. Чи стануть вони гарними ідеями, які так і не побачать світ, або ж вражаючими результатами, що досягаються у стабільному ритмі.
2) ЧІТКІ БАЖАНІ РЕЗУЛЬТАТИ, ЯКІ ОПИСУЮТЬ КІНЦЕВІ СТАНИ
Найважливішим компонентом дрібного проєкту є його бажаний результат, який описує критерії успіху. Що саме має відбутися, щоб проєкт вважався завершеним? Це необхідно для того, щоб уникнути найбільшого ризику, з яким стикається підрядник - напівмертвого зомбі-проєкту, який хитається місяцями без чіткого вирішення. Це набагато більший ризик, ніж відвертий провал проєкту, який позбавляє як альтернативних витрат на інші проєкти, так і уроків, які можна було б винести з явного успіху чи невдачі.
Існує вагома причина, чому більшість людей чинять величезний опір написанню чітких критеріїв успіху, навіть для своїх особистих проєктів: у традиційній компанії це було б самогубством. Коли ви зазначаєте 20 або 30 результатів, яких ви прагнете досягти, ви стаєте набагато більш відповідальними за їх прогрес. Замість того, щоб звітувати, що ви "все ще працюєте над мегапроєктом Х" вже 20-й тиждень поспіль, ви повинні пояснити, чому "скласти план" все ще залишається у вашому списку після цілого тижня.
Те, що ви робите, за термінологією Toyota, - це "знижуєте рівень води" у своїх робочих зобов'язаннях. Це оголює все, що накопичилося протягом робочого тижня: відмовки, прокрастинацію, нечіткість, непорозуміння, брак відповідальності. Ви подумаєте про це, лише якщо цінуєте навчання коштом комфорту.
Якщо ви дійсно хочете бути підзвітним, складіть Список Проєктів саме так, як я рекомендував, а потім покажіть його всім, хто буде вас слухати. Покажіть його своєму начальнику, клієнтам, підлеглим, дружині чи чоловікові. Це вимагає сміливості, смирення та відкритості до зворотного зв'язку. Ви або завоюєте довіру, коли люди дізнаються, що можуть вірити вам на слово, або дуже швидко почуєте, що з того не працює.
3) КІНЦЕВІ ТЕРМІНИ АБО ДАТИ ВИКОНАННЯ
Визначення бажаного результату має сенс лише тоді, коли ви також вирішите, "коли" це відбудеться. Занадто легко декларувати амбітні цілі з прогнозом "колись".
І знову ж таки, наш опір цьому має сенс у контексті традиційних організацій. У великій компанії ставити себе на гачок щодо дати здачі проєкту, який ви не повністю контролюєте, - це божевілля. Набагато краще тримати все в тумані, щоб вину за затримки можна було перекласти на когось іншого й розпорошити. Виживання у великій компанії набагато більше залежить від того, чи вдасться уникнути звинувачень, ніж від того, чи вдасться досягти результатів.
Але в міру того, як ми переходимо до економіки більш-менш вільних агентів, відповідальність переходить до особистості. У вас більше немає боса, менеджера чи колег, які б зазирали вам через плече і переконувалися, що ви на правильному шляху. Нікого не цікавить, чи продуктивно ви провели день.
Оскільки неявна підзвітність зникає, ви повинні замінити її явною підзвітністю. Ви повинні підсадити себе на гачок.. Ви повинні бути чесними з собою щодо того, що ви зобов'язалися зробити й коли. Як і будь-якому м'язу, вашому слову потрібна тверда поверхня, на яку можна спертися.
ЧІТКІ МЕЖІ ДАЮТЬ ЗМОГУ ЗОСЕРЕДИТИСЯ
Один з ключових принципів P.A.R.A. полягає в тому, що ви можете керувати величезними обсягами інформації за однієї умови: ви організуєте її за напрямками практичності та застосування, а не за темами.
Розташовуючи файли відповідно до того, наскільки вони придатні для застосування (або коли вони, ймовірно, стануть придатними для застосування), ви дозволяєте собі зосередити увагу на одному напрямку за раз. Парадоксально, але чим менші ваші проєкти та чим чіткіші межі між ними, тим більшою кількістю інформації ви можете оперувати на всіх напрямках. Ви можете зосередитися лише на тому, що відрізняється від свого оточення.
Якщо все потенційно може бути використано в будь-який момент часу, ви, звичайно, відчуєте інформаційне перевантаження. Звісно, ви захочете обмежити свій вплив, скоротити споживання і зменшити свої зобов'язання. Але інформаційне перевантаження не є особливістю зовнішнього світу. Воно навіть не залежить від того, скільки інформації ви споживаєте. Це функція того, скільки ви дозволяєте займати вашу увагу в кожний конкретний момент. Звужуючи вашу увагу лише до однієї активної категорії більшу частину часу, ви дозволяєте іншим категоріям експоненціально збільшуватися, не впливаючи на вашу увагу.
Але все це залежить від того, наскільки визначеними є межі між категоріями. Ви маєте точно знати, де починається і де закінчується категорія Проєктів, щоб не витрачати дорогоцінну увагу на пошуки цієї межі в процесі.
Три компоненти дрібного проєкту - обсяг, результат і дедлайн - є межами ваших Проєктів. Вони визначають точний момент, коли проєкт стає активним, і точний момент, коли він вважається завершеним. Саме ці моменти ініціюють перенесення проєктів до Архіву, щоб звільнити місце для більш важливої інформації.
ЧІТКІ МЕЖІ УМОЖЛИВЛЮЮТЬ ТВОРЧІСТЬ
Це менш інтуїтивно зрозуміло, але чітко визначені межі також необхідні для творчості. Це може здатися контрінтуїтивним: хіба нас не вчили, що творчість вимагає безладу?
Уявіть, що ваша колекція нотаток є мережею - кожна нотатка є вузлом, а гіперпосилання, теги та загальні ключові слова утворюють зв'язки між ними.
Існує властивість мереж, яка має важливе значення для вкорінення та процвітання нових ідей, відома як властивість "малих світів" (“small worlds” property). Замість ідеально рівної, щільно взаємопов'язаної глобальної мережі (як на крайньому лівому зображені нижче), набагато корисніше мати невеликі "райони", які відрізняються і відокремлені від ширшої мережі (як на крайньому правому зображені нижче):
Згадайте, як починався Facebook: вони запустилися спочатку в Гарварді та інших елітних університетах, чекаючи, поки не накопичать критичну масу в цих менших мережах, перш ніж переходити до інших. Якби Facebook запустився глобально з першого дня, вони, ймовірно, не досягли б успіху. Не було б достатньої кількості зв'язків у такому величезному масштабі, щоб люди поверталися.
Нотатки, блокноти та категорії P.A.R.A. - це маленькі світи вашої мережі знань. Кожна нотатка - це невеликий майданчик, де зароджується ідея, яка може злетіти до зірок. Коли вона буде готова, вона може перерости у власний блокнот, що допоможе їй залучити та зібрати пов'язані ідеї. Категорії діють як дамби, не даючи раннім ідеям бути заглушеними більш "важливими" і "терміновими" нотатками.
Чіткі межі вашої організаційної системи можуть збільшити ймовірність того, що ваші найризикованіші, найоригінальніші та найтонші ідеї будуть захищеними та інкубуватимуться до зрілості.
ЧІТКІ МЕЖІ ВІДКРИВАЮТЬ ПЕРСПЕКТИВУ
Коли ви почнете зменшувати масштаби своїх проєктів, ви помітите, що їх стає набагато більше, і вони з'являються і зникають набагато швидше. Спочатку це може здатися кроком назад у вашій продуктивності. Ви витрачатимете більше часу на створення проєктів, надання їм назв, визначення пріоритетів, планування та архівування.
Я зрозумів, що це - саме те, що потрібно. Збільшення обороту проєктів - це явна мета прийняття їх подрібнення.
Подумайте про практику виконання щотижневого огляду. Ми всі знаємо, що повинні це робити. Ми всі знаємо, що нам це буде корисно. Але більшість людей не роблять цього регулярно. Правда в тому, що якщо у вас немає невеликих проєктів, в цьому нема потреби. Відповідь на питання "Над чим я буду працювати цього тижня?" - це та сама відповідь, що й минулого тижня.
Що створює швидка зміна проєктів, так це необхідність переглядати ці проєкти на більш регулярній основі. Повірте, що якщо половина ваших активних проєктів буде завершена протягом тижня, ви, безсумнівно, побачите цінність щотижневого перегляду, щоб активувати нову партію. Це тренує вас у навичці вищого рівня: управлінні портфелем проєктів. Ви стаєте менш прив'язаними до успіху кожного окремого проєкту - навіщо турбуватися про одну стрілу в сагайдаку, коли ви командуєте цілою армією?
Чим більше часу ви приділятимете аналізу та плануванню своїх дрібних проєктів, тим більше можливостей для стратегічного вдосконалення з'явиться у вас. Частіше оперуючи цією вищою перспективою, ви почнете мислити в термінах систем і принципів, замість того, щоб зациклюватися на одному, масивному мегапроєкті, який, здається, ніколи не закінчиться.
У своїй розлогій книзі про природу задоволення Грегорі Бернс дійшов напрочуд простого висновку: "Я прийшов до розуміння новизни як єдиної речі, якої ми всі прагнемо".
Перебувати на перетині зобов'язань, мотивації, задоволення, цікавості, болю та новизни, здається, є тим, на що налаштований наш мозок. Але прагнення до новизни іноді може суперечити продуктивності. Експерти з формування звичок заохочують нас обмежувати своє оточення та усунути будь-яку невизначеність, щоб не виснажувати свою силу волі.
Дрібні проєкти сприяють формуванню іншого набору звичок, які отримують вигоду від новизни, а не загрожують їй. Ці звички є більш експансивними та потужними, ніж ваша щоденна рутина: постійне переміщення в зони більшого впливу; перенесення імпульсу з одного проєкту на інший; розробка проєктів таким чином, щоб вони були чимось більшим, ніж просто сума їхніх частин; планування проєктів у часі, щоб скористатися зовнішніми подіями. Це темні мистецтва продуктивності. "Темні" лише тому, що дуже мало хто має доступ до проєктної пропускної здатності, необхідної для того, щоб їх практикувати.
Здатність прискорювати оборотність проєктів, просто зменшуючи їхній розмір, дає вам можливість створювати новизну на вимогу, навіть для найнудніших адміністративних завдань. Якщо я стикаюся з проєктом, який викликає у мене опір, я просто продовжую робити його меншим, поки винагорода не стане більш відчутною, ніж біль. Це дає мені контроль над оркестром виконаних дедлайнів, який я налаштовую, щоб максимізувати почуття власної ефективності.
Це може здатися шахрайством. Але як тільки ми усвідомлюємо, що не існує вродженої одиниці роботи, ми стаємо вільними обирати ту, яка дає нам відчуття, що ми досягаємо прогресу.
Обирайте з розумом.
Сподобалась публікація? Дуже на це сподіваюсь, адже автор відшукував матеріали, перекладав, редагував та адаптував його для того, щоб читання приносило не лише задоволення, але й було корисним. Можете підтримати його донатом. Навіть 1 гривня принесе радість!
