В попередніх частинах ми познайомились з системою P.A.R.A. [частина 1, частина 2, частина 3] та виконали першочергові налаштування щоб почати її впровадження [частина 4].
Настав час переходити від загальних тем до конкретних рекомендацій. В п’ятій частини автор системи, Тіаго Форте, пропонує дієвий спосіб визначення Списку Проєктів.
Ласкаво просимо до Project List Mindsweep, покрокової вправи, яка допоможе вам правильно ідентифікувати кожен проєкт у вашій роботі та житті.
Ваш Список Проєктів - це перелік результатів або цілей, до яких ви зараз прагнете, зібраних в одному місці. Він слугує інформаційною панеллю вашого поточного робочого навантаження, допомагаючи вам одним поглядом оцінити поточний прогрес ваших справ.
Більшість людей не змогли б надати вам повний перелік своїх проєктів, навіть якби від цього залежало їхнє життя. Проте вони також скажуть вам, що у них занадто багато справ. Створення точного списку проєктів дасть вам впевненість у тому, що ви можете сказати "так" або "ні" новим зобов'язанням. Коли ви знаєте, скільки у вас є часу, рішення про те, чим його заповнити, може бути продуманим і стратегічним, а не реактивним.
Часто ми не хочемо записувати всі наші проєкти, тому що боїмося, що побачити їх всі в одному місці буде занадто непосильним. Але неупереджене проведення повної інвентаризації - це перший крок до здобуття контролю. Ви взяли на себе зобов'язання щодо цих проєктів - ми лише створюємо інструмент, який допоможе вам керувати ними.
Дотримуйтесь інструкцій нижче, щоб створити Список Проєктів. А цей шаблон допоможе вам в цьому.
Визначення поняття "Проєкт"
Ключова відмінність, яку слід розуміти на початку цього процесу, полягає в тому, що ми не використовуємо слово "проєкт" у звичному розпливчастому значенні. Цим словом називають будь-що - від ремонту у ванній кімнаті до багатомільярдного будівництва.
Ми використовуємо наступне визначення проєкту: "Будь-який результат, якого ви прагнете досягти, але для цього потрібно більше однієї робочої сесії".
Це визначення змушує нас визнати реальність, що навіть найпростіші результати - такі як "купити навушники" або "підготувати порядок денний" - зазвичай вимагають численних кроків. Замість того, щоб відстежувати всі ці кроки в голові, ми хочемо відстежувати їх у зовнішньому інструменті. Ваш Список Проєктів запам'ятає всі ці кроки за вас, тож ви можете зосередитися лише на його виконанні.
Більшість людей вважають, що, дотримуючись цього визначення, у них виходить список з 20-40 проєктів. Ось чому ми прагнемо використовувати зовнішній інструмент, а не наш мозок!
Крок 1: Проведіть "мозковий штурм", щоб зібрати все, що, на вашу думку, може стати проєктом
Ось кілька речей, які слід врахувати та на які слід звернути увагу:
Ваш розум
Що вас турбує, але ви не знайшли час, щоб визначити, що це за проєкт? Що займає більше часу, ніж того заслуговує? Що має статися, у чому ви не досягли послідовного прогресу, і що могло б виграти від структури проєкту?
Приклад: "У мене болить спина" => Запланувати візит до лікаря
Календар
Зазирніть на кілька тижнів у минуле: що вам потрібно проконтролювати? Що потрібно завершити? Які проєкти ви хочете створити з подій, що вже відбулися?
Зазирніть на кілька тижнів у майбутнє: що потребує планування та підготовки? Що вимагає постановки цілей? Кого вам потрібно наздогнати?
Приклад: "Мені потрібно з'ясувати, що ми будемо робити на виїзній зустрічі команди" => Спланувати порядок денний виїзної зустрічі команди
Список справ
Які дії ви вже робите, які насправді є частиною більшого проєкту, який ви ще не визначили?
Приклад: "Мені потрібно домовитися з прибиральницею" => Знайти прибиральницю і запланувати щотижневе прибирання
Порядок денний
Які комунікації чи подальші дії з людьми, які ви запланували, насправді є частиною більшого проєкту?
Приклад: "Мені потрібно передзвонити Лінді" => Розробити кампанію з продажу з Ліндою
Портфель/сумка/гаманець
Які предмети чи папери ви зберігаєте, бо вони нагадують вам про необхідність щось робити? Від чого ви не позбулися, бо це потрібно для проєкту?
Приклад: Візитівка в сумочці => Зв'язатися з потенційним підрядником з конференції
Фізичне оточення
Огляньте свій офіс, дім, машину чи робочий стіл: які фізичні об'єкти представляють проєкти, які ви ще не визначили як проєкти?
Документ на столі => Запакувати та надіслати документ діловому партнеру
Комп'ютер
Подивіться на робочий стіл комп'ютера, папку завантажень, папку документів, закладки, електронні листи, відкриті вкладки браузера: що ви тримаєте поруч, тому що це частина проєкту?
Приклад: Стаття у форматі PDF => Прочитати чернетку статті та надіслати відгук співавтору
Процеси або процедури
Які процеси у вашій роботі чи житті могли б бути більш ефективними, впорядкованими чи цілеспрямованими? Що ви робите регулярно, що займає занадто багато часу, є занадто складним або не продуманим?
Приклад: Купівля продуктів => Скласти список основних харчів та налагодити їх регулярну доставку
Творчі можливості
Що б ви хотіли вивчити, розробити, побудувати, одягнути, продовжити, почати, дослідити або пограти з цим як з проєктом?
Приклад: Флаєр на заняття з імпровізації => Знайти й запланувати заняття з імпровізації
Розвиток компетенцій
Яких навичок ви хотіли б навчитися? Які хобі ви хотіли б розпочати? Який проєкт міг би сприяти вашій кар'єрі або зробити ваше життя веселішим чи цікавішим?
Приклад: Підтвердження оплати онлайн-курсу на електронній пошті => Пройти онлайн-курс з програмування
Не турбуйтеся про точне визначення проєкту на цьому етапі. На наступному кроці ми вирішимо, що робити з цим початковим мозковим штурмом.
Крок 2: Організуйте та вдоскональте свій список
Кілька варіантів для розгляду:
Видалить все, що явно не є проєктом
Іноді вам просто потрібно записати щось, щоб зрозуміти, що це не те, до чого у вас лежить душа.
Об'єднайте проєкти, які прив'язані до одного результату
"Почистити старий комп'ютер" і "Дослідити нові комп'ютери" можуть бути частинами одного проєкту "Купити новий комп'ютер".
Якщо проєкт можна замінити записом у календарі, додайте його до календаря
Наприклад, "Забрати сестру з аеропорту" не потрібно активно відстежувати в часі. Якщо ви побачите його у відповідний день, то зробите всі необхідні дії.
Перемістіть проєкти "колись/може бути" в кінець списку
Відстежуйте ці майбутні проєкти, але не дозволяйте їм захаращувати ваш поточний список.
Крок 3: Визначте бажаний результат кожного проєкту
Подивіться на кожен проєкт у вашому списку і запитайте себе: яким є бажаний результат цього проєкту? Що має статися, щоб цей проєкт вважався успішним?
Я пропоную писати ці бажані результати в теперішньому часі, щоб допомогти собі побачити себе в той момент, коли результат, якого ви прагнете, стане реальністю:
Проєкт: Запланувати візит до лікаря => Результат: Біль у спині зник, і я можу спати вночі без дискомфорту
Проєкт: Спланувати порядок денний виїзної зустрічі команди => Результат: Команда чітко розуміє, що потрібно зробити, визначено та призначено наступні дії
Проєкт: Розробити кампанію з продажу з Ліндою => Результат: Кампанія з продажу затверджена радою директорів, виділено бюджет, і команда поінформована про неї
Додайте дату
Частиною визначення бажаного результату є визначення "коли". Кожен проєкт у вашому списку повинен мати конкретний дедлайн або часові рамки, які не залишають місця для плутанини (наприклад, "до 30 червня 2023 року", "до кінця 2023 року" або "до кінця третього кварталу 2023 року").
Це справжній тест на те, чи дійсно це проєкт. Навіть якщо дедлайн здається довільним, він слугує для вас нагадуванням про необхідність перевірити прогрес і переоцінити свій підхід.
Додайте цільову дату завершення для кожного проєкту у вашому списку.
Використовуйте дієслова дії
Ми шукаємо дієслова, які описують ЗРОБЛЕНЕ: завершити, подати, доставити, надіслати, уточнити, організувати, оновити, впровадити, вирішити, подати, реорганізувати, розробити, розгорнути, встановити, налаштувати, опублікувати.
Якщо ви використовуєте такі дієслова, як керувати, контролювати, забезпечувати або максимізувати, то, ймовірно, йдеться про постійну Сферу відповідальності, а не про проєкт. Щось має відбутися найближчим часом, щоб ви могли позначити проєкт як "завершений".
Якщо ваші проєкти не містять чітких дієслів дії - додайте їх зараз.
Крок 4: Розставте пріоритети у вашому списку
Більшість людей розставляють пріоритети в роботі на рівні окремих завдань.
Проблема такого підходу полягає в тому, що достатньо одного телефонного дзвінка, одного електронного листа або однієї нової інформації, щоб повністю змінити ваші пріоритети. Пріоритети постійно змінюються протягом дня і тижня. Навіщо витрачати багато часу на те, щоб сісти й визначити свої пріоритети, якщо вони, ймовірно, зміняться за лічені хвилини?
Але це зовсім інша історія, коли справа доходить до визначення пріоритетів для проєктів.
Проєкти рухаються набагато повільніше і не змінюють свій пріоритет, навіть якщо виникає надзвичайна ситуація. Варто витратити час на те, щоб чітко визначити, які проєкти є першочерговими, тому що навряд чи вони сильно зміняться протягом тижня.
Перегрупуйте список проєктів від найбільш до найменш важливих на поточний тиждень. Зміна пріоритетів у цьому списку відбувається так само просто, як і переміщення проєктів вгору або вниз у списку. Роблячи це на початку кожного тижня, ви зможете зосередити свою увагу на найбільш пріоритетних проєктах і не відволікатися на решту.
Інтуїтивно оцініть, скільки часу кожен проєкт повинен займати у вас цього тижня, і відсортуйте список відповідно до цього.
Крок 5: Оцініть свій список проєктів
Чи включає він усі результати, яких ви прагнете досягти?
Подивіться на весь список з висоти пташиного польоту: чи точно він відображає ваші поточні пріоритети, інтереси, цінності та довгострокові цілі? У якій сфері у вас забагато проєктів? Чи недостатньо? Які результати чи цілі, які ви вважаєте важливими для себе, не мають жодного проєкту, спрямованого на них? На що ви витрачаєте час чи увагу, що не має чіткого результату чи мети?
Якщо щось просто незрозуміло, зробіть крок назад і запитайте: "Чого я насправді намагаюся досягти?" або "З якою більшою метою це пов'язано?"
Маючи перед очима весь цей перелік - які проєкти варто скасувати, відкласти, переглянути або прояснити?
На завершення
Маючи на руках чіткий і повний список проєктів, ви готові розпочинати виконання своїх завдань без необхідності пам'ятати дрібні деталі. Ви можете зосередити більшу частину своєї уваги на найбільш пріоритетних проєктах, не відволікаючись на решту.
Вважайте цю вправу лише “першим кроком” до створення списку проєктів. Щоразу, коли ви відчуєте, що вам бракує ясності й розуміння на чому зосередитися, ви можете скористатися цим контрольним списком, щоб зібрати всі свої зобов'язання і розставити їх за пріоритетністю.
Ще краще, якщо ви зробите цю вправу “Щотижневим оглядом” - постійною зустріччю з самим собою, щоб підбити підсумки тижня й оновити свій список проєктів. Якщо ви будете робити цей огляд з більш спокійної та врівноваженої перспективи, трохи далі від хаосу робочого тижня, вам буде легше підтримувати баланс протягом усього тижня.
Сподобалась публікація? Дуже на це сподіваюсь, адже автор відшукував матеріали, перекладав, редагував та адаптував його для того, щоб читання приносило не лише задоволення, але й було корисним. Можете підтримати його донатом. Навіть 1 гривня принесе радість!
