Продовжуємо цикл публікацій про систему P.A.R.A. Тіаго Форте.
В першій частині ми познайомились з універсальним методом організації цифрової інформації P.A.R.A., що описує просту, легку, але надзвичайно гнучку систему для організації будь-якого типу цифрової інформації на будь-якій платформі.
“Я живу в стилі PARA зараз, і я ніколи не повернуся назад. Цей шлях веде не лише до продуктивності, але й до щастя та легкості на душі". - Даг фон Кохорн, випускник BASB
Ця частина - це посібник з експлуатації P.A.R.A., що занурює набагато глибше у "внутрішню кухню", яку я бачив у багатьох різних реалізаціях. Навіть якщо ви вирішите не впроваджувати цю систему повністю, ви можете знайти багато корисного для себе.
ВИЗНАЧЕННЯ ТА ВІДМІННОСТІ
Пропонуємо нагадати визначення 4-х категорій:
Оскільки мета полягає в тому, щоб зробити рішення про те, куди помістити ту чи іншу інформацію, якомога простішим, дозвольте мені спробувати надати більше ясності щодо відмінностей між цими категоріями.
ПРОЄКТИ VS. СФЕРИ
Один з коментаторів хотів дізнатися, чому я кладу Проєкти та Сфери в абсолютно різні кошики, запитуючи: "Що ви заносите в нотатки для сфер, якщо не проєкти, з яких вони складаються?".
Тут є тонке архітектурне питання: чому б не використати Сфери відповідальності як верхній рівень вашої ієрархії, а потім заглибитися в кожну з них, щоб знайти проєкти в них?
У мене є 3 причини не використовувати цей підхід:
Перша причина, як я вже висловлював у попередньому дописі, полягає у важливості відокремлення дуже малої кількості інформації, яка може бути використана для дій, від набагато більшої кількості інформації, яка не може бути використана для дій. У вас може бути величезна кількість нотаток і файлів на таку широку тему, як "Розробка продукту", тоді як лише незначна меншість, пов'язана з "Запуском продукту X", може бути актуальною і придатною для використання саме зараз. Немає сенсу копирсатися в купі безглуздої інформації, щоб знайти те, що може бути корисним.
Друга причина - візуальне захаращення. Використання сфер як верхнього рівня ієрархії означає, що навіть якщо я згорну всі стеки, переді мною все одно залишиться 22 блокноти. Це означає 22 відправні точки для пошуку того, що я шукаю (перше зображення внизу). Порівняйте це з простотою структурою лише з 4-х категорій верхнього рівня (друге зображення внизу), кожну з яких можна розгорнути або приховати за потреби.
Використання сфер як верхнього рівня ієрархії дало б мені найпростіший вигляд екрана як вгорі, тоді як використання 4-х категорій P.A.R.A. дозволяє мені згортати їх, як на екрані нижче.
По-третє, щоб досягти мети швидкого обігу проєктів, важливо, щоб проєкти зберігалися в одному місці. Якщо ви хочете, щоб завдання виконувалися швидко, ви повинні зберігати їх у централізованому менеджері завдань або списку справ. Уявіть, як це нудно - переглядати всі мої проєкти у 22 окремих блокнотах, а ще помножте ці зусилля на 5-6 платформ, які я використовую.
Я помітив, що, як не дивно, не так вже й важливо пов'язувати проєкти безпосередньо зі сферами. Оскільки ваші проєкти - це те, з чим ви працюєте щодня, навряд чи ви забудете, до якої сфери/категорії вони належать. В той час, як легко випустити з уваги мету проєкту в розпал щоденної діяльності. Тому, на мою думку, набагато важливіше пов'язувати проєкти з відповідними цілями, а не сферами.
СФЕРИ VS. РЕСУРСИ
Декілька коментаторів були збентежені різницею між Cферами та Ресурсами, що є дещо складнішим, оскільки ви не маєте розмежування між діяльністю або бездіяльністю, з якими ви можете працювати.
Тут важливо пам'ятати, що Cфери - це сфери відповідальності. Існує дуже чітка межа між тим, за що ви несете відповідальність, і тим, що вас просто цікавить.
Сфери відповідальності - це ролі, які ви берете на себе в житті, і капелюхи, які ви носите (чоловік/дружина, мати/батько, керівник команди, футбольний тренер), постійні стандарти, за які ви несете відповідальність (розробка продукту, інформаційний бюлетень компанії, юридичний відділ), а також речі, які потребують певної постійної уваги (фізичні вправи, фінанси, квартира, домашні тварини).
Ресурси - це інтереси (веб-дизайн, краудфандинг, деревообробка, фрізбі-гольф, біохакінг), теми (психологія, політика, лідерство, доброчесність) та активи (стокові фотографії, посилання на типографіку, маркетингові свайп-файли, відгуки про продукт, фрагменти коду). Я навіть використовую малі літери для заголовків у блокнотах з Ресурсами, щоб нагадати собі, що це лише інтереси, а великі літери - для Cфер відповідальності.
Існує ще одна корисна порада: розміщуйте інформацію, що стосується особисто вас, у Сферах, а загальну корисну інформацію - в Ресурсах. Наприклад, у блокноті "Здоров'я" (cфера) я зберігаю аналізи крові, записи про візити до лікаря, медичні рахунки та записи про щеплення (все, що стосується тільки мене особисто), а в блокноті "Тренування" (ресурс) - дослідження про вправи, цікаві статті про альтернативні тренування та рекомендовані режими тренувань. Це дає мені впевненість у тому, що я можу поділитися будь-яким записом у блокноті "Ресурси" (або навіть цілим блокнотом) на льоту, без необхідності попередньо перевіряти його на наявність будь-якої особистої інформації. І я можу пов'язати ці дві категорії, додаючи посилання в нотатках Сфер, що вказують на нотатки в Ресурсах (наприклад, посилання з мого особистого режиму тренувань на статтю в блокноті Ресурсів з підтверджувальними дослідженнями).
ПЕРЕМІЩЕННЯ ТА ОБСЛУГОВУВАННЯ
Одна з ключових відмінностей P.A.R.A. від інших організаційних схем полягає в тому, що це динамічна, а не статична система. Вона черпає свою силу не з глибоко ієрархізованих запасів "знань", які вимагають дотримання суворих правил і конвенцій, а з потоків інформації між чотирма категоріями, що постійно змінюються. Швидка зміна проєктів стає не ризиком, яким потрібно управляти, а фактичним механізмом, за допомогою якого ми підтримуємо систему.
Існують окремі випадки використання певного фрагмента інформації (чи то рядок тексту, чи зображення, чи ціла замітка, чи цілий блокнот) для переміщення між будь-якими двома з чотирьох основних категорій:
З ПРОЄКТІВ…
До Сфер: іноді те, що починається як обмежений у часі проєкт, стає довготривалою, постійною відповідальністю. Ваші зобов'язання щодо чогось можуть розширюватися або зменшуватися з часом. Можливо, у вас є проєкт найму когось у вашу команду, який потім стає постійним звітом, який ви повинні контролювати. Ви можете спробувати нове хобі як побічний проєкт, а потім взяти на себе зобов'язання продовжувати його на невизначений термін, перетворивши його на цілу сферу діяльності.
До Ресурсів: Під час проєкту часто створюються всілякі "проміжні напрацювання" (мозкові штурми, нотатки, довідкові дослідження, діаграми, записи інтерв'ю тощо), які мають цінність, але можуть потрапити або не потрапити до кінцевого продукту. Коли ви закінчуєте проєкт, перед тим, як перенести його до архіву, варто швидко просканувати його на предмет наявності матеріалів, які можуть бути корисними для майбутніх проєктів. З мого досвіду, це стосується лише невеликої кількості матеріалів для будь-якого проєкту, але цінність, яку вони створюють у майбутньому, величезна.
До Архіву: Оскільки нашою метою є швидкий обіг проєктів, це один з найпоширеніших потоків - переміщення завершених або неактивних проєктів до Архіву для використання в майбутньому.
ЗІ СФЕР…
До Проєктів: Часто буває так, що ви починаєте новий проєкт і розумієте, що у вас є щось, що ви збирали протягом тривалого часу і що потенційно може бути корисним для нового проєкту. Можливо, ви вже давно збираєте ідеї в блокноті для Подорожей (сфера) - коли настає час планувати й складати графік конкретної подорожі (проєкту), це чудове місце для початку. Якщо ви знайшли маршрут, який ви хочете здійснити, ви можете перенести його в новенький блокнот "Балі" (проєкт), щоб почати планувати.
До Ресурсів: Як ми вже згадували раніше, добре зберігати інформацію, що стосується особисто вас, у розділі Сфери, а загальну корисну інформацію - у розділі Ресурси. Але іноді ви усвідомлюєте, що запис, який ви вважали важливим лише для вас, може бути корисним і для інших. Наприклад, я зрозумів, що мої особисті дані з відстеження часу, зібрані роками, можуть бути корисними для інших як приклад. Я переніс їх до блокнота "Quantified Self" (ресурси), щоб бути впевненим, що побачу їх у майбутньому, якщо захочу поділитися корисними ресурсами з іншими.
До Архіву: Хоча це трапляється рідко, іноді сфера діяльності перестає бути активною і може бути заархівована. Я багато років допомагав батькові з його бізнес-сайтом, і ця сфера відповідальності мала невизначену кінцеву дату. Але врешті-решт я став надто зайнятий і переніс цю сферу до архіву. Це також стосується стосунків, як робочих, так і особистих, які зазвичай не мають точної дати завершення, але можуть стати неактивними після переїзду чи зміни роботи (або розриву стосунків).
З РЕСУРСІВ…
До Проєктів: Часто те, що раніше було лише цікавістю, загоряється і стає повноцінним проєктом. Це, власне, один з основних прикладів використання блокнотів з ресурсами. Учасник BASB роками відстежував розвиток технології блокчейн, збираючи маленькі шматочки новин, досліджень та аналітики, які він вважав корисними. Під час курсу він зрозумів, що може перетворити цю зацікавленість на онлайн-курс, який пояснює основи блокчейну для початківців. Замість того, щоб почати цей новий проєкт з нуля, він вже мав накопичений багаж знань, на який можна було спиратися.
До Сфер: Цей потік може виникнути, якщо ви зрозуміли, що інформація в блокноті з ресурсами може бути застосована до сфери відповідальності у вашому житті. Можливо, у вас є блокнот з рецептами (ресурси), і ви зрозуміли, що один з рецептів у ньому може стати в пригоді для нового стандарту, який ви взяли на себе, наприклад, приготування здорової їжі для вашої сім'ї (сфери).
До Архіву: Цілком природно очікувати, що деякі інтереси з часом згасають. Ви не хочете видаляти пов'язану з ними інформацію, тому що ніколи не знаєте, коли вони можуть знову стати активними. Але тим часом може бути корисно архівувати блокноти з ресурсами, щоб уникнути захаращення робочого простору. Мої власні приклади включають блокноти для "відстеження часу", "спонсорства/партнерства" та "HTML".
З АРХІВІВ…
До Проєктів: Цей варіант використання є однією з головних причин зберігати заархівовані проєкти в першу чергу. Логічно, що в архіві може бути корисна інформація з минулих проєктів, яку ви можете використати в поточних і майбутніх проєктах. Незалежно від того, чи це записи конференц-дзвінка з постійним клієнтом, довідкове дослідження галузі або фотографії, які ви зробили для пов'язаного дизайн-проєкту, це один з основних способів використання вашого накопиченого "інтелектуального капіталу" для отримання важелів впливу з часом.
До Сфер: Аналогічно, інформація, яку ви зібрали давно, може раптово стати актуальною для нової відповідальності, яку ви берете на себе. Можливо, ваші атестації з попередньої роботи можуть бути корисними для вашої нової ролі в управлінні іншими людьми. Можливо, вирізка з журналу про давній проєкт дизайну інтер'єру наштовхне вас на ідею модернізації вашої нинішньої квартири.
До Ресурсів: Я вважаю досить поширеним явищем, коли минулий проєкт, який зараз зберігається в архіві, продовжує жевріти в моїй голові, а згодом стає цікавим. Можливо, я працюю над консалтинговим проєктом, який вимагає глибокого занурення в нову індустрію - після завершення проєкту я можу захотіти залишитися залученим і стежити за новими розробками в цій індустрії. Перенесення відповідних нотаток із заархівованого блокнота проєкту до нового ресурсного блокнота було б чудовим способом почати це робити.
ВЧАСНЕ УПОРЯДКОВУВАННЯ
Ви можете запитати: "КОЛИ саме я маю виконувати всю цю роботу, "перекидаючи" інформацію з одного блокнота в інший?" Підтекст був такий: "У кого у світі є час на таке вибагливе, детальне ведення записів?!"
Ви могли б запланувати ці “реорганізації” за суворим графіком, виконуючи їх через певні проміжки часу, наприклад, щодня, щотижня, щомісяця. Але я не рекомендую цього робити. Я б запропонував виконувати організаційну роботу опортуністично, коли виникають можливості, а не педантично чи "просто так". Я називаю такий підхід Just-In-Time Organization (Вчасне Упорядковування). Це виглядає так: ви вносите зміни до своєї організаційної структури невеликими кроками, в міру того, як просуваєтеся вперед і випадково помічаєте поступові покращення, а не великими партіями в рамках цілеспрямованих зусиль.
Чому? Тому що "впорядкування" - це одна з тих приємних речей, до яких у людей ніколи не доходять руки. І на те є вагома причина: це трудомістка робота без чіткої віддачі чи результату. Під час проєкту у вас немає часу на те, щоб "зупинитися і впорядкувати справи", тому що вам потрібна кожна вільна хвилина, щоб встигнути до дедлайну. Але ви також не можете зробити це після завершення проєкту, тому що починається наступний. У бюджеті вашого відділу немає статті на "впорядкування". Таким чином, ця робота відкладається знову і знову, поки не досягає критичної точки, коли всі системи починають виходити з ладу. І цей збій потім звинувачують у "недостатній продуктивності". Замість цього, використовуйте час, коли ви вже переглядаєте свої записи для проєкту, щоб також перемістити нотатку, яка, як ви помітили, була б більш доречною в іншому місці. Сьогодні ми всі проводимо так багато часу за своїми пристроями, що таких можливостей набагато більше, ніж ви можете собі уявити.
Для всіх переміщень, які я описав вище, не турбуйтеся щоб перетікання нотаток з однієї категорії в іншу було з ідеальною точністю. Не існує поняття "зроблено", тому вам не потрібно турбуватися про те, як це "зроблено" виглядає! У вас завжди є пошук як резервний інструмент, щоб знайти те, що ви пропустили або загубили. Як тільки ви почнете регулярно користуватися цією системою, ви будете взаємодіяти з 4-ма категоріями з такою частотою, що почнете помічати всілякі маленькі оптимізації та зміни, які зроблять інформацію більш доступною для вашого майбутнього "я".
ПОШИРЕНІ ЗАПИТАННЯ
Ось деякі з поширених запитань, які я чую, і мої відповіді на них.
Чи потрібно створювати відповідні блокноти для кожного проєкту, сфери та ресурсу, на кожній платформі, навіть якщо мені ще нічого в них записувати?
Коротка відповідь - ні, якщо ви хочете уникнути створення тонни порожніх блокнотів або папок, які, можливо, ніколи не будуть використані, і які просто захаращують ваш робочий простір. Я також пропоную робити це ситуативно, тобто створювати відповідну папку в Dropbox, Google Drive або менеджері завдань лише тоді, коли у вас дійсно є що туди покласти.
Але є ситуація, коли вам може знадобитися створити папку заздалегідь: коли вагання, пов’язане зі створенням нового блокнота чи папки одразу, зменшить шанси на те, що ви взагалі зафіксуєте інформацію. Наприклад, якщо ви записуєте багато інформації на мобільний пристрій, часто буває важко створювати нові папки на льоту через мобільний інтерфейс. Тільки для проєктів і тільки для Evernote та мого таск-менеджера я створюю всі блокноти/папки заздалегідь, щоб зробити запис на ходу максимально зручним.
Як ви визначаєте, на яку платформу розмістити ту чи іншу інформацію?
Для мене це рішення, як правило, кристально зрозуміле: воно залежить від обмежень кожної платформи та функцій, які мені потрібні. За замовчуванням я зберігаю текст і зображення в Evernote, тому що його перевагою є універсальність: він дозволяє зберігати різні типи медіа в одному місці й демонструвати їх без необхідності відкривати окремі файли. Якщо це великий файл (наприклад, файл Photoshop, Illustrator чи InDesign) або документ, який має зберігатися окремо (пропозиція клієнта, резюме чи презентація), я зберігаю його у Dropbox, оскільки Evernote не призначений для роботи з великими файлами. Якщо мені потрібна можливість групового редагування в реальному часі, або я хочу, щоб інші додали коментарі чи пропозиції до документа, я переміщу його на Google Drive. Крім того, я буду приймати більш-менш ситуативні рішення про використання інших платформ з їхніми унікальними можливостями. Однією з найбільших переваг системи, яка охоплює роботу з більшістю типів файлів, є те, що, за рідкісними винятками, ви можете приділяти їй всю свою увагу і приймати виважені рішення.
Навіщо виокремлювати сфери так чітко?
Деякі люди запитують, чому я так виокремлюю свої Сфери відповідальності. У моєму випадку їх 22:
Це дійсно особисте рішення, але для мене воно має цінну перевагу: так мені легше визначити, чи відповідаю я своїм особистим стандартам у тій чи іншій сфері. Якби у мене були тільки "Робота" і "Особисте", мені було б важко визначити, де я не дотягую і які зміни мені слід внести. Але те, що моє життя розбите на 22 сфери, дозволяє мені оцінювати їх більш об'єктивно. Якщо я вирішую, що хочу підвищити рівень у певній сфері, то легко створюю новий проєкт, спрямований безпосередньо на неї.
Що станеться, якщо структура папок між платформами з часом почне розходитися?
З часом ви помітите, що відповідні папки на різних платформах починають "дрейфувати" одна від одної. Це відбувається тому, що різні проєкти використовують різні комбінації платформ, тому цілий проєкт, створений і виконаний в Evernote, може навіть ніколи не потрапити до Google Drive або Dropbox.
Насправді це нормально. Не відчувайте потреби постійно тримати їх ідеально узгодженими за якимось жорстким графіком. Метод P.A.R.A. дуже стійкий, і невелика розбіжність не призведе до негайного хаосу. Я також роблю це ситуативно, за потреби: коли я помічаю, що розбіжності стають настільки серйозними, що я не можу знайти те, що шукаю, або неузгодженість між платформами починає впливати на мою роботу, тоді я витрачаю час на те, щоб змінити назви папок і повернути все у відповідність.
Інший виняток: певні типи папок існують лише на одній платформі й не потребують відповідних папок на всіх платформах. Наприклад, записи моїх дзвінків у Zoom мають спеціальну папку "Ресурси" на моєму комп'ютері, куди вони автоматично зберігаються, але мені не потрібна папка "Записи Zoom" скрізь.
Що ви робите, коли досягаєте ліміту у 250 блокнотів (в Evernote)?
Кілька людей зазначили, що в Evernote, зокрема, є обмеження у 250 блокнотів на акаунт, для всіх цінових рівнів. У мене близько 160 блокнотів з приблизно 3000 нотаток, тож з часом я наближуся до цього ліміту. Але насправді це не є великою проблемою - наприклад, у мене є 5 архівних блокнотів, пов'язаних з однією минулою роботою, і було б нескладно об'єднати їх в один. Це може трохи ускладнити пошук однієї з цих нотаток, але пам'ятайте, що наша мета зробити речі більш доступними для пошуку - це не міфічна "досконалість". Це "краще, ніж нічого", що є у більшості людей.
Як ця система працює з резервними копіями?
Краса хмарних інструментів полягає в тому, що ваша інформація завжди оновлюється і зберігається в хмарі. Цього достатньо для синхронізації між пристроями, але ці файли настільки важливі, що мені потрібен “план Б”:
Evernote: Я створюю резервну копію локальної бази даних за допомогою Time Machine, вбудованої в Mac OS функції щогодинного резервного копіювання. Якщо всі їхні сервери будуть втрачені, у мене принаймні будуть резервні копії на моєму комп'ютері та резервному жорсткому диску, і навіть якщо компанія зникне, я зможу відновити свої нотатки з цих резервних копій вручну (в крайньому випадку).
Комп'ютерні файли: оскільки я багато подорожую, моя загальна політика полягає в тому, що я повинен мати можливість загубити свій ноутбук (або якщо його вкрадуть) в будь-який час без втрати даних. Це означає, що кожен файл на моєму комп'ютері повинен мати резервну копію не лише на локальному жорсткому диску (якого я іноді не маю тижнями), але й кілька важливих папок - Документи (з 4-ма категоріями P.A.R.A.), Відео, Фотографії та Робочий стіл - також постійно синхронізуються з Dropbox. Ви можете залишити ці системні папки там, де вони є, і синхронізувати їх із хмарним сховищем.
Google Drive: якщо ви використовуєте Google Drive як хмарне сховище, просто завантажте програму на свій комп'ютер і виберіть файли, які ви хочете синхронізувати на своєму комп'ютері (вони також можуть бути скопійовані на ваш резервний жорсткий диск). Ви також можете періодично завантажувати й створювати резервні копії повного архіву даних за допомогою Google Takeout або використовувати сторонні сервіси, такі як Spanning, Syscloud або Backupify (жоден з них я не можу порекомендувати).
Таким чином, кожна ідея, яку ви фіксуєте, буде захищена на трьох рівнях, що дасть вам впевненість у тому, що ви можете інвестувати у свою особисту базу знань.
Сподобалась публікація? Дуже на це сподіваюсь, адже автор відшукував матеріали, перекладав, редагував та адаптував його для того, щоб читання приносило не лише задоволення, але й було корисним. Можете підтримати його донатом. Навіть 1 гривня принесе радість!
