Останнім часом було багато дописів про проекти з грантами та громадами, там здебільшого мікро- та малий бізнес, також складно та цікаво, розмір інший та можливо «головного болю», хоча клопоту більше.
Але сьогодні є велике бажання поділитись думками та кейсами, бо минулий рік був плідний на проекти в яких в якості «операційного директора» була можливість попрацювати в торговельно-дистрибуційних компаніях. Все написане є результатом досвіду та реальних ситуацій, правильніше було сказати – пережито на власному досвіді та нервами. Я так і не навчилась до чужого бізнесу відноситись відсторонено. Сподіваюсь, буде корисно та убезпечить когось від дій, які можуть призвести до помилок, а вони сьогодні дуже дороге задоволення.
Ми вже розуміємо, що на ринку праці склалась складна ситуація, але персонал є, досить якісний та ефективний. Ще складно працювати через невизначеність та воєнний стан, але дещо таки в наших руках та покращити простіше ніж ми думаємо, важливо робити це не самому.
На цю тему кілька висновків та порад, які мені допомогли подивитись на операційну діяльність більш «тверезо».
Планування та аналітика:
1. Планування має базуватись на аналітиці. Що робимо зараз: рахуємо по факту настання події або підводимо підсумки за результатами продажів, чи у закупці дивимось на продажі без
2. АБС-аналіз має проводитись структуровано: кількісних та вартісних показників, закупівлі та залишків, оборотність та рентабельності. Має бути аналітика в динаміці і якщо є негативна чи позитивна динаміка, вони обидві заслуговують на увагу та системні висновки.
3. Якщо це торгові точки, то важливо дивитись структуру витрат та доходи в розрізі, ця аналітика дасть привід для певних дій та налаштування комунікації з клієнтами з використанням інструментів маркетингу.
Висновок тут один: ні кроку без свідомої аналітики. Важливо в кожному підрозділі мати персонал, який має аналітичні здібності, або входить в комітет, який працює з аналітикою, це допоможе уникнути зайвих процесів та дій, які призводять до фінансових втрат.
Фінанси- це ключовий ресурс для бізнесу чи наслідки операційної діяльності:
1. «Касові розриви» видно в перспективі 3-6 місяців – це факт, їх маємо уникати, а не боротись з ними. Вони говорять про певні помилки. І тут два варіанти: тому що погано були прораховані чи є наслідками помилок в стратегії. Наприклад: компанія вирішила вийти на новий регіон. Склад, офіс, персонал, магазини- саме такий порядок дій, але не пішло. Через 8 місяців, власник каже «в нас щось іде не туди», на питання що за рік змінилось чи які події відбулись, розповідь про «експансію» регіону. А, можливо, склад, офіс та ще декілька дій були передчасні, і мережу можна було розвивати поступово та за модель обрати кілька діючих магазинів…. 100% було б дешевше та інформаційно щодо подальшого розвитку.
2. Питання закупівлі тут кожен постачальник історія та певні договірні стосунки, і зрозуміло та критично важливо планувати наповнення складу з урахування знову таки – аналітики. Наприклад: На оперативці відділ закупівлі каже замовлення відділу продажів буде виконане через 30 днів, бо у виробника виробничій цикл. Продажі стоять, постачальник ключовий (єдиний – ризик вже чи малий), грошей немає, склад розводить руками.
Висновок: тут прикладів може бути ще багато, але нестача коштів, це наслідки неуваги до певних процесів. Тому тут маємо бачити картину в цілому та в перспективі, яка будується на основі цифр в динаміці.
Персонал – це такий же важливий клієнт, як і той який споживає ваш продукт чи користується вашими послугами.
1. Про відбір та адаптацію персоналу потрібно писати окремо. Кілька слів про опис вакансій тут буде в тему. Дивно коли в описі вакансій ми пишемо про вимоги, які потім зрозуміти та оцінити нереально – взагалі не зрозуміло кого щукаємо? Наприклад, щоденне управління операційною діяльністю, щоб все працювало як годинник, забезпечення дотримання принципів якісної роботи та проактивності в щоденній роботі, проведення нарад з колективом (раз на тиждень) – це з вакансій на посаду виконавчій директор.
2. Система мотивації – це взагалі «бермудський трикутник», бо іноді вона розробляється з метою - як не платити. Якщо казати, що маркетинг – це те що потрібно клієнту, а продажі те чого прагне компанія, то проста та зрозуміла мотивація, запорука впливу персоналу на результат роботи компанії, а от як знайти золоту середину привід для мозкового штурму ТОП-менеджерів.
3. І як же обійти в цьому розділі питання виходу «з операційки», воно доречно у випадки, коли власник цілком задоволений результатами роботи команди та бачить куди рухається компанія. Поки в особистому спілкування не зустрічала такі ситуації. Оцінка задоволення роботою компанії коливається від 4 до 6. Були випадки 8 і 10, але при аудиті (це кілька питань, які дають перше враження при особистому спілкуванні) стає зрозумілим, що це більше очікування, ніж реальність.
Висновок загальний: якщо ми говоримо про задовільний результат роботи від свого бізнесу, то перше що варто зробити – пройти шлях клієнта в своїй компанії. Це замовити зворотній зв’язок, послухати що кажуть адміністратори вашим клієнтам, як пропонують новий продукт, чи дзвонять партнерам та як та коли пропонують знижки (це взагалі окрема історія, бо вона швидше вбиває продажі, ніж додає цінності продукту). Друге, головне – не сварити персонал, а сісти за круглий стіл та обговорити все побачене як партнери. Що буде? Буде відверта та продуктивна розмова, бо це – власний успішний бізнес Ваш.
