В заключній частині серії публікації про систему P.A.R.A. її автор, Тіаго Форте, пропонує познайомитись з основними підходами до організації та упорядкування цифрового контенту.
За останній рік я бачив впровадження системи P.A.R.A. усіх форм і розмірів. Я бачив їх в усіх куточках світу, мовами, яких я навіть не впізнаю, у щонайменше дюжині різних програм, як у цифровій, так і в фізичній формі.
За цей час сформувалися вісім основних принципів. Незалежно від того, чи взяли ви на озброєння особливості системи, яку я описав у цій серії публікацій, дотримання цих принципів значно покращить вашу організацію цифрового контенту.
Ось вони, у довільному порядку:
Організовуйте за принципом практичності (дієвості)
Організовуйте опортуністично
Рухайтеся швидко, торкайтеся злегка
Контролюйте випадковість
Складні системи потрібно вирощувати, а не створювати
Зосередьтеся на результатах
Зазнавайте невдачі з користю
Використовуйте неглибокі ієрархії
Я виявив, що всі ці принципи також можна знайти в тому, як організовані кухні в ресторанах. Кухні є ідеальною метафорою для розумової праці, тому що вони також повинні надавати вишукані продукти вибагливій аудиторії в умовах жорсткого тиску часу.
Три основні принципи mise en place, кулінарної філософії, що використовується на професійних кухнях, - це підготовка (preparation), процес (process) і присутність (presence). Мета полягає в тому, щоб організувати дії в часі та просторі (підготовка) так, щоб шеф-кухар міг дотримуватися точної послідовності кроків (процес), залишаючись при цьому повністю налаштованим (присутність) на тонкощі кожної страви.
Організовуйте за принципом практичності (дієвості)
Здається, це найголовніше. Цими трьома словами можна підсумувати всю систему P.A.R.A., і ви отримаєте досить гарне практичне правило для більшості ситуацій. Категорія “Проєкти” - це ще один спосіб сказати “найбільш придатний до дії”. “Архіви” - це “найменш придатні до дії”. А “Сфери” та “Ресурси” знаходяться десь посередині.
Кухні явно не організовані за темами: уявіть, як абсурдно було б зберігати свіжі фрукти, фруктовий сік, фруктові консерви та сухофрукти в одному місці, тільки тому, що всі вони зроблені з фруктів. Натомість вони організовані за принципом практичності: свіжі фрукти зберігаються на прилавку, тому що вони швидко псуються і можуть бути з'їдені в якості перекусу, тоді як інші форми зберігаються в різних станах консервації до тих пір, поки не будуть готові до вживання.
Організовуйте опортуністично
Система P.A.R.A. розроблена за принципом “знизу догори”, уникаючи за будь-яку ціну дорогих важких підйомів. Це робиться для того, щоб уникнути виконання роботи, яка має сумнівну цінність, уникнути безповоротних витрат і залишатися максимально відкритим до змін.
Те ж саме стосується шеф-кухарів: “прибирання” - це не одноразовий захід, який виконується пізно вночі, з купами брудного посуду, як у фільмах. Mise en place - це інтеграція прибирання в кожну мить роботи шеф-кухаря, приправлення всього дня маленькими діями, які підтримують систему організації, незалежно від того, яке божевілля відбувається навколо.
Рухайтеся швидко, торкайтеся злегка
Замість того, щоб підіймати важкі речі, P.A.R.A. радить нам “рухатися швидко і торкатися злегка”. Це дозволяє зберегти низький рівень інвестицій у будь-яку дію, підштовхуючи наші організаційні системи в певному напрямку, уникаючи при цьому повної відданості справі.
Розміщення в mise en place так само розроблено для того, щоб забезпечити точні, передбачувані та економічні дії. Ми не прагнемо до ідеалізованої естетичної краси, а радше до середовища, де всі наші рухи можуть бути вільними, невеликими, ритмічними та автоматичними.
Контролюйте випадковість
P.A.R.A. вимагає точності лише в одному дуже специфічному місці: у визначенні проєктів. В усьому іншому нечіткість не тільки дозволяється, але й заохочується. Вона визнає, що впорядкування інформації не завжди робить її більш цінною. Найбільші прориви зазвичай відбуваються в химерних, несподіваних або контрінтуїтивних зв'язках. Для цього потрібна система, яка дозволяє поєднувати різні ідеї.
Ось чому я не раджу створювати внутрішню структуру для блокнотів, використовувати стандартизований шаблон для всіх нотаток або навіть використовувати загальну систему назв. Можливо, в цих речах і є цінність, але вони забирають час, який краще використати для роботи з самим контентом. Дозвіл на певну випадковість у системі створює можливості для зіставлення чи змішування дуже різних ідей.
Так само шеф-кухарі розрізняють “час процесу” і “час занурення”. Багато страв потребують швидкого приготування, наприклад, соус, який потрібно поставити на повільний вогонь, щоб він уварився, але поки це відбувається, шеф-кухар може працювати над речами, які потребують його безпосередньої участі. Блокноти в P.A.R.A. подібні до каструль і сковорідок, постійних хімічних реакцій, які врешті-решт самі по собі дадуть цінні результати.
Складні системи потрібно вирощувати, а не створювати
Це варіант закону Галла (Gall’s Law), який стверджує, що “всі складні системи, які працюють, розвинулися з простіших систем, які працювали”. Іншими словами, ви не можете створити складну систему з нуля та очікувати, що вона запрацює. Складні системи потрібно повільно розвивати з часом, тому що їхні взаємозалежності та змінні занадто складні, щоб правильно вгадати їх з першого разу.
Ось чому mise en place - це набір принципів, а не універсальний рецепт. Його потрібно адаптувати до обмежень і винятків кожної кухні, адже “економний” і “ефективний” мають різні значення в залежності від контексту.
Аналогічно, система P.A.R.A. не може бути розгорнутою одразу. Вона має починатися як маленьке зернятко, яке поступово розгортається і розвивається відповідно до мінливих потреб його розробника. Ось чому я уникаю показувати занадто багато своєї системи - вона виросла до певного рівня складності протягом багатьох років. Перехід одразу до цього рівня зрілості був би контрпродуктивним для будь-якого новачка.
Зосередьтеся на результатах
Одна з найбільших спокус в організації - це надмірне захоплення процесом організації як самоціллю. Впорядкованість приносить задоволення, і легко задовольнитися цим, замість того, щоб продовжувати ділитися своїми знаннями зі світом.
У системі P.A.R.A. все підпорядковано результату - досягненню поставленої мети. Всі попередні, сторонні завдання відкинуті, немає потреби в рутинній технічній роботі, а найбільш дієва категорія проєктів ретельно охороняється від втручання.
У mise en place все так само зосереджене навколо результату - тарілки з готовою стравою. Уявляючи момент подання і рухаючись назад, метод прагне усунути все, що, наприклад, не просуває приготування страви вперед:
прив'язування завдань до стану, в якому їх легко знову підхопити
планувати складні завдання та підлаштовувати під них інших
повідомляти про прогрес усім, хто від нього залежить
завжди розблоковувати те, що заважає вам чи іншим рухатися вперед
Зазнавайте невдачі з користю
Система P.A.R.A. розроблена навколо потреб реальних людей, а не ідеалізованих. Вона визнає, що ведення файлів зазвичай не є нашим пріоритетом, тому вона повинна бути здатною пережити тривалі періоди занедбаності, коли ми займаємося іншими справами.
Той факт, що для синхронізації різних програм потрібно вручну змінювати заголовки і звертатися до папок і блокнотів, може здатися недоліком. Але насправді це можна розглядати як перевагу: оскільки P.A.R.A. не є ні централізованою, ні децентралізованою, а федеративною, її не потрібно підтримувати в ідеальному стані, як добре змащену машину. Я виявив, що папки можуть місяцями лежати без жодного реального впливу на мою продуктивність.
Те саме стосується і рішення, де зберігати нотатки. Оскільки у нас є кілька механізмів для постійного перетікання нотаток між блокнотами, це рішення є дуже поблажливим. На кожному етапі існують резервні плани та підстрахування. Якщо ви загубили нотатку, це лише питання часу, коли вона випливе на поверхню.
Саме тут mise en place набуває несподіваного повороту. Попри акцент на процесі, вона також наполегливо пропагує комунікацію, командну роботу та дбайливе ставлення один до одного. Вона радить підтримувати один потік комунікації на кухні, використовувати спільну мову та подвійні підтвердження для точності. На кухні саме люди підхоплюють нас, коли ми помиляєтесь.
Використовуйте неглибокі ієрархії
Однією з найбільших відмінностей системи P.A.R.A. від інших організаційних схем є її невелика глибина. Нескінченна вертикальна вкладеність файлових систем замінюється горизонтальним рухом обороту проєктів, як на конвеєрі. Замість того, щоб перемішуватися на все більшу глибину, де ми втрачаємо їх з поля зору, файли переміщуються з робочих папок до Архіву.
Тут можна провести паралель з візуальним розставленням компонентів страв, яка є важливою частиною mise en place. Шефам рекомендується використовувати будь-який вільний час, щоб прибрати своє робоче місце і заздалегідь підготувати всі інгредієнти, які знадобляться їм у майбутньому. Саме тут так важлива орієнтація на результат: оскільки простір на столі (як і на екрані) обмежений, знання того, який посуд потрібно викласти, повністю залежить від страв, які потрібно приготувати. Неглибокі ієрархії дозволяють нам зберігати переважну більшість інгредієнтів поза полем зору.
Починати все спочатку - це чарівно
Коли я навчався у старших класах, я займався ремонтом комп'ютерів під управлінням ОС Windows. Я їздив на своїй маленькій Honda Civic, застосовуючи щоразу одне й те саме рішення: форматування жорсткого диска та перевстановлення моєї піратської копії Windows XP. Це давало мені кілька годин вільного часу, який я часто проводив, розмовляючи зі своїми клієнтами й слухаючи, що вони думають про технології. Незабаром я почав навчати людей користуватися комп'ютерами, включаючи такі прості завдання, як перевірка електронної пошти, відвідування веб-сторінок і створення документів Word.
Кілька років по тому, в коледжі, я працював в Apple Store в Сан-Дієго. Я вислуховував потреби клієнтів і допомагав їм купувати комп'ютери, і дуже добре познайомився з процесом мислення, через який вони проходять, витрачаючи кілька тисяч доларів на пристрій. Пізніше я почав викладати курси з використання комп'ютерів Apple, а також проводив індивідуальні тренінги 1 на 1.
Протягом усього цього часу я помітив спільну тему: момент початку нового життя є магічним. Незалежно від того, чи це був щойно переформатований ПК, чи новенький Mac, я відчував величезне полегшення та щастя від того, що все починається з чистого аркуша. Люди часто відчували потужний приплив творчої енергії, оскільки вони звільнялися від багаторічного накопичення цифрових даних.
У якийсь момент я почав думати: “Як би виглядала організаційна система, повністю побудована на відчутті початку?”. Ідеальним моментом для “перезавантаження” здавалося завершення проєкту, тож я зробив проєкти основною організаційною одиницею. Сфери та Ресурси швидко з'явилися, коли я зрозумів, що є постійні обов'язки та інтереси, яким я хотів би приділяти увагу протягом тривалого часу.
Єдиним недоліком того, що я починав все спочатку, було те, що я втратив напрацювання, які вже зробив. Поступово я зрозумів, що це можна перетворити на свою перевагу. Я почав завершувати кожен проєкт, експортуючи або публікуючи один матеріальний артефакт на загал. Це була золота ера пакету творчих програм iLife від Apple, і я розкрив весь потенціал iMovie, iPhoto, iDVD, GarageBand та iWeb. Кожен проєкт, над яким я працював, закінчувався експортом слайд-шоу, відео, звукової доріжки, фотокниги, DVD або веб-сайту, які були набагато ціннішими для мене, ніж усі ті шматочки, які я використовував, щоб зібрати їх разом.
Я помітив, що після завершення остаточного експорту і після того, як я показав його друзям чи родині, я міг скласти всі складові частини в одну велику папку і перемістити їх оптом до Архіву. Не було потреби в подальшій організації чи каталогізації, тому що я рідко коли відкривав їх знову. Коли ж я це робив, все зберігалося саме так, як я його залишив, тож жодних проблем не виникало.
Починати все спочатку - це великі витрати у фізичній роботі, адже знищувати чи відкладати сировину - марнотратство. Але не в цифровій роботі, де збереження папки назавжди є практично безплатним. А з розвитком технологій стає дедалі легше шукати чи візуалізувати ці старі файли.
Створені мною матеріальні артефакти не лише слугували сувенірами, а й мали величезний вплив на моє життя та кар'єру. Слайд-шоу з фотографій під музику, яке я зробив на Різдво, довело мою маму до сліз. Фільм, знятий мною під час відпустки, став заповітним сімейним скарбом. Веб-сайт, який я створив для розваги в iWeb, став критично важливим активом у бізнесі мого батька.
Зрештою, я набрався впевненості, щоб попросити щось взамін. Я продав електронну книгу з дописами в блозі, щоб зібрати кошти для проєкту в Корпусі Миру. Я створив сайт-портфоліо, який допоміг мені отримати мою першу роботу в Сан-Франциско. І одного дня у 2013 році я об'єднав всі ці творчі виробничі навички, щоб запустити свій перший онлайн-курс “Виконуй роботу як бос”, взявши 25 доларів за перший продукт від Forte Labs.
Ось уявний експеримент: що б ви робили, якби всі ваші цифрові файли автоматично стиралися щороку? Незалежно від того, які рішення для резервного копіювання ви використовуєте, все це зникне, коли годинник проб'є північ 31 грудня.
Думаю, ви б почали докладати набагато більше зусиль, щоб продемонструвати свою роботу. Ви б витрачали абсолютний мінімум часу на збір досліджень і вихідних даних, а більше часу - на те, щоб ділитися своїми знаннями й допомагати людям розв'язувати реальні проблеми. Я думаю, що ви стали б набагато менш прискіпливими до організаційної ієрархії, до того, який застосунок для нотаток ви використовуєте, або до нескінченних дебатів про те, що таке звичайний текст (plain text), а що таке розширений текст (rich text).
Я думаю, що світ був би набагато кращим, якби всі ці речі стали реальністю. І я навряд чи можу уявити мінуси. Здається, що наша досконала цифрова пам'ять є водночас і благословенням, і прокляттям. Вона звільняє нас від тягаря забудькуватості, але тільки для того, щоб ув'язнити нас у перфекціонізмі.
Обіцянка системи P.A.R.A. полягає в тому, що вона робить “впорядкування” простою справою, з якою можна покінчити якнайшвидше. Я бажаю, щоб розумні, творчі люди світу проводили менше часу за екранами своїх комп'ютерів, а більше часу брали безпосередню участь у житті світу. Нам потрібні люди, які надихаються і рухаються вперед завдяки своїй творчості, а не поглинаються нею. Наші таланти та знання вкрай необхідні в реальному світі.
Сподобалась публікація? Дуже на це сподіваюсь, адже автор відшукував матеріали, перекладав, редагував та адаптував його для того, щоб читання приносило не лише задоволення, але й було корисним. Можете підтримати його донатом. Навіть 1 гривня принесе радість!
