Велика частина моїх клієнтів у коучингу - це підприємці на межі вигоряння, що почуваються перевантаженими через той обсяг задач і проєктів, із якими вони намагаються впоратися одночасно.
Частина з них уже зрозуміла (самостійно чи в результаті роботи зі мною), що встигнути все ніяк не вийде, - і тому вони починають всерйоз замислюватися над тим, щоб делегувати певні завдання чи напрямки.
Найпоширеніше питання, яке в них виникає на цьому етапі - “З чого почати?”
Зазвичай підприємці обирають один зі шляхів:
Почати з того, що ти добре знаєш – бо ти можеш чітко пояснити, що і як робити, все зрозуміло і просто;
Або навпаки – делегувати те, в чому ти не експерт, те, що “не моє”, - щоб звільнити час для того, що “моє”.
Як перший, так і другий підходи здаються логічними і цілком раціональними.
Але тут хочеться згадати іншу частину моїх клієнтів - тих, що вже колись починали делегувати, обравши один із цих підходів. Але в підсумку все одно повернулися до початкової точки, де знову все роблять самі.
Перевантажені, майже вигорівші, але тепер ще і зневірені в делегуванні - такі підприємці теж звертаються до мене.
Але чому не виходить делегувати ані те, що знаєш дуже добре, ані те, в чому геть не розбираєшся?
Тому що відпускати знайоме - це так само важко, як і контролювати незнайоме.
Чому так, і що з цим робити?
В цій статті ділюся своїм баченням, яке сформувалося з власних та чужих болісних помилок за роки мого досвіду - підприємницького, менеджерського, коучингового.
Дві сторони делегування
Коли знання стають пасткою
Здається, що якщо ти експерт у чомусь – це має полегшити делегування. Ти ж знаєш всі нюанси, можеш все пояснити, проконтролювати... Але часто відбувається навпаки. Твоя експертиза стає якорем, який тягне тебе вниз.
“Швидше самому”
“Мені швидше самому зробити, ніж комусь пояснювати, а потім ще й за ними переробляти”.
Знайомо? Я чую це дуже часто від своїх клієнтів, та й сама не раз казала подібне.
Так, можливо, самому і швидше. Але ж потім знову самому. І знову. І ось ви вже котрий рік не можете вирватися з операційки.
Звісно, у деяких випадках краще не делегувати. Особливо, якщо мова про якусь одноразову нетипову задачу. Або про щось таке критичне чи стратегічне, що ви просто мусите зробити самі.
Але здебільшого йдеться про такі речі, які можна і треба делегувати. Але ви дуже добре їх знаєте і вмієте робити - тому і потрапляєте в пастку “швидше сам зроблю”.
“Єдиний правильний спосіб"
Ті, хто впорався з пасткою “швидше самому” і наважився делегувати, часто потрапляють у наступну. Коли глибоке знання процесу створює ілюзію, що є лише один правильний спосіб – твій.
Коли ви в цій ілюзії, ось що відбувається у вашому бізнесі:
Ви помічаєте найменші відхилення від свого способу і прагнете їх виправити;
Команда перестає пропонувати нові ідеї, бо "босс все одно знає краще";
Ви самі не помічаєте, як скочуєтеся до мікроменеджменту;
Процеси стають занадто жорсткими і негнучкими;
Люди починають звільнятися.
Один з моїх клієнтів, засновник IT-компанії, впродовж довгого часу особисто виходив на дзвінки з потенційними клієнтами і в результаті навчився досить ефективно закривати угоди.
Він розробив власний підхід, який для нього чудово працював, а коли компанія підросла, він вирішив делегувати це sales-менеджерам.
Але замість того, щоб дати їм простір для розвитку власного стилю, він вимагав точного слідування своєму напрацьованому фреймворку. При цьому не врахував, що кожен із його менеджерів мав власні сильні сторони, досвід та особливості у спілкуванні, які могли би працювати не гірше, а може й краще. Але ці можливості були заблоковані.
Парадокс у тому, що досвід мого клієнта і правда був цінним – він знав, що для нього дійсно працює. Але спроби контролювати процес і вимоги робити “правильно” призводили до протилежного результату та розчарування в самій ідеї делегування.
Страх незнайомого: інший бік медалі
З іншого боку, делегування незнайомих процесів – це теж серйозний виклик.
"Як я можу це комусь довірити, якщо сама не розумію, що треба робити?" – запитала мене нещодавно власниця освітнього проєкту. Вона хотіла делегувати маркетинг, але боялася, що її обдурять або зроблять щось не так.
І це не просто страх. Це реальний ризик.
За роки в бізнесі я бачила на власні очі, а також чула в історіях моїх клієнтів у коучингу чимало прикладів того, як "сліпа” довіра призводила до серйозних проблем:
Втрачені гроші через некомпетентних маркетологів;
Проблеми з податковою через недосвідчених бухгалтерів;
Зіпсовані відносини з клієнтами через поганий сервіс…
Але ж самому в усьому розбиратися, як ми раніше бачили - це теж не вихід.
Та і неможливо стати експертом у кожній потрібній вам галузі. Рано чи пізно доведеться довіритись тим, хто знає і вміє краще за вас.
Один із моїх клієнтів якось влучно сказав: "Я витратив три місяці на курси з діджитал маркетингу. Якщо раніше я думав, що маркетинг - не моє, то тепер я у цьому впевнений."
Як же тоді вирватися з цього замкненого кола і делегувати ефективно?
Як делегувати те, в чому ви експерт
Принцип "усвідомленого незнання"
Колись я мала нагоду поспілкуватися з власницею стаффінгової агенції, яка до того, як відкрити власну компанію, більше 10 років працювала рекрутеркою. Їй було надзвичайно важко делегувати підбір персоналу своїй команді.
"Вони не бачать тих нюансів, які бачу я," – скаржилася вона мені.
З цим важко посперечатися. Адже досвід у кожного з нас унікальний. І ця підприємиця навіть пробувала задокументувати свій. Вона створила детальні інструкції, чек-листи, описала всі можливі сценарії... Але це не спрацювало.
Команда або сліпо слідувала інструкціям, втрачаючи важливі нюанси, або постійно зверталася до неї за узгодженням кожного кроку.
Я запропонувала їй спробувати дещо інший підхід. Той, який є основою мого власного менеджерського стилю. Він непогано працював для мене та моєї команди за часів моєї роботи операційною директоркою. І зрештою спрацював і для нашої героїні.
Замість того, щоб виступати в ролі експертки, яка все знає, вона, навпаки, почала ставити більше питань:
"Чому ви обрали саме цього кандидата?"
"Що вас насторожило в іншому?"
"Як би ви перевірили ось цей момент?"
І почали відбуватися цікаві зміни. Замість того, щоб просто виконувати інструкції, команда почала розвивати власну експертизу. Вони не просто вчилися бачити ті самі нюанси, що і їхня керівниця – натомість, вони почали розробляти свої власні успішні підходи.
Як це працює
Суть "усвідомленого незнання" не в тому, щоб забути свій досвід, а в тому, щоб використати його як фундамент для розвитку команди. Ось що для цього потрібно:
Змініть свою роль. Замість того, щоб бути експертом, який знає відповіді на всі питання, станьте фасилітатором, який допомагає команді знайти власні відповіді. Задавайте питання, слухайте, скеровуйте.
Створіть простір для експериментів. Визначте безпечні зони, де команда може пробувати нові підходи. Це може бути робота з менш критичними клієнтами, тестування нових методів паралельно зі старими, пілотні проєкти.
Фокусуйтеся на принципах, не на процедурах. Замість детальних інструкцій, передавайте розуміння базових принципів. Чому щось працює або не працює? Які критичні моменти потрібно враховувати? Які ризики існують?
Тепер давайте розбиратися з ситуаціями, коли навпаки, ви хочете делегувати ті напрямки, на яких не розумієтесь.
Як контролювати те, в чому ви НЕ експерт
Коли ви делегуєте процес, в якому самі не розбираєтеся, часто виникає спокуса діяти одним з двох способів. Або найняти когось досвідченого і повністю самоусунутися ("профі знає краще"), або навпаки, намагатися вивчити все самому, щоб контролювати кожен крок.
Обидва підходи ризиковані. В першому випадку ви можете втратити контроль над важливою частиною бізнесу. В другому – витрачаєте дорогоцінний час на вивчення деталей, замість того щоб займатися стратегією.
Чи існує золота середина?
1. Працюйте з експертами, але мудро
З мого досвіду, один із найкращих способів делегувати те, в чому не розбираєтеся - це залучення експертизи консультантів та досвідчених професіоналів до налаштування вашої власної системи делегування.
Нехай вони допоможуть вам:
Визначити ключові точки контролю;
Налаштувати систему звітності;
Навчитися розпізнавати тривожні сигнали;
Розуміти, коли втручання дійсно необхідне.
Але не забувайте, що існує те, в чому жоден експерт не зможе розібратися краще за вас - це ваші цілі та ваш бізнес. Тому перед тим, як залучати зовнішніх експертів, почніть із відповідей на питання: чого саме ви хочете досягти, і які маєте обмеження.
2. Рухайтесь поетапно
Коли ви не експерт у якійсь сфері, одна з найбільших помилок – намагатися відразу делегувати все. Це як намагатися відпустити кермо на швидкісній трасі, не навчившись гальмувати.
Коли ви найняли спеціаліста, починайте з малого:
Довірте йому один невеликий і некритичний проєкт;
На ньому відпрацюйте вашу систему контролю;
Перевірте, чи зрозумілі вам звіти.
Наприклад, якщо ви делегуєте маркетинг – почніть з одного каналу просування. Якщо рекрутмент – з закриття однієї вакансії. Це дозволить вам відпрацювати комунікацію, налаштувати систему звітності, виявити потенційні проблеми та внести необхідні корективи.
І лише коли пілотний проєкт показав гарні результати – розширюйте зону відповідальності спеціаліста.
3. Регулярно переглядайте підходи
Те, що працює зараз, може перестати працювати завтра. Бізнес росте, ринок змінюється, з'являються нові виклики.
Наприклад:
Система контролю, яка чудово працювала з одним спеціалістом, може не підійти для цілого відділу;
Звітність, достатня при 10-ти лідах на місяць, може стати неінформативною при 1000;
Процес узгодження, який працював на старті, починає гальмувати прийняття рішень.
Тому важливо регулярно перевіряти, чи працює ваша система контролю. І чи досі актуальні ваші цілі.
Знайдіть свій баланс
Делегування – це завжди пошук балансу:
між вашим досвідом та простором для експериментів;
між власним его та цілями бізнесу;
між контролем та довірою.
Універсальних рецептів тут не існує.
Але є принцип, який працює в обох випадках: фокусуйтеся на результаті більше, ніж на процесі.
Це дозволяє і відпустити контроль там, де ваша експертиза може заважати, і зберегти його там, де ви не є експертом.
Як я можу допомогти
За роки досвіду в підприємництві та операційному менеджменті, я сама проходила шлях від “краще зроблю сама” до побудови ефективних процесів та команд. Наробила власних помилок та набила власних шишок. І дуже добре розумію, як складно знайти баланс у делегуванні.
Тепер як бізнес-коуч я допомагаю підприємцям
пройти їхній власний шлях впевненіше,
досягаючи бізнес-цілей швидше,
залишаючись у гармонії з собою.
Я не пропоную універсальних методів, а допомагаю знайти той, що підходить саме вам – з урахуванням ваших цілей, пріорітетів та особливостей вашого бізнесу.
Якщо ви:
Хочете масштабувати бізнес, але не можете відпустити контроль;
Шукаєте власний підхід до управління процесами та командою;
Хочете делегувати, але не знаєте з чого почати;
Вже делегуєте, але не впевнені в результатах;
Відчуваєте, що потонули в операційці…
Запрошую вас на ознайомчу сесію: https://calendly.com/polina-zhyliaieva/intro-session
На ній ми проаналізуємо ваш поточний підхід до делегування та визначимо ключові точки для ваших бажаних змін.
З вірою у ваш успіх, Поліна Жиляєва.
P.S. А які у вас відносини з делегуванням? Що для вас працює, а що – ні?
Розкажіть у коментарях!
А якщо стаття була для вас корисною - поділіться з вашим нетворком!
