Коли ви востаннє відчували, що дійсно все встигаєте?
Що всі важливі задачі виконані, проєкти рухаються за планом, і ви можете спокійно видихнути?
Якщо ваша відповідь "не пам'ятаю" або "це було дуже давно", або “ніколи” – ви не самотні.
Як коуч, що працює з підприємцями, я дуже часто чую:
"Не знаю, за що хапатися",
"Я щойно встаю, а вже відстаю",
"Я вічно зайнятий, але водночас ніби тупцюю на місці",
“Здається, навколо всі такі успішні і продуктивні, а я пасу задніх”.
Скажу відверто, я теж періодично зустрічаюся зі схожими думками.
Але моя відповідь на питання "Як все встигати?" залишається незмінною.
Вона коротка і проста.
НІЯК.
Ніяк ви не встигнете ВСЕ. І навіть все, що хочете – теж не встигнете.
Це те саме, що питати, як, маючи 1000 євро, купити всі товари з вашого списку бажань на суму 20 тисяч. Ну звісно ж це неможливо.
Якщо дуже постаратися, можна знайти способи зробити більше. Оптимізувати процеси, автоматизувати рутину, делегувати задачі. Але навіть найкращі практики продуктивності не змінять того факту, що ваші ресурси – час, енергія, увага – обмежені.
А список бажань та "важливих справ" – ні.
Що ж тоді робити?
По-перше, пропоную забути про питання "Як встигнути все?" і більше до нього не повертатися.
По-друге, що, як справа не в тому, щоб встигати більше? А в тому, щоб встигати те, що дійсно важливо.
Спілкуючись із підприємцями, я помітила цікаву закономірність: чим більше людина намагається встигнути, тим менше вона задоволена результатами.
Бо якщо ви порівнюєте обмежений список того, що ви встигли, з необмеженим списком того, що хочете встигнути - то ви завжди будете в програші.
Тому я пропоную інший підхід. Замість того, щоб шукати способи встигнути більше, давайте подивимося на пріоритети зі стратегічної точки зору.
Для цього пропоную підхід мого власного авторства, суть якого полягає в трьох питаннях:
А чи воно вам ТРЕБА?
А чи воно ВАМ треба?
А чи ВОНО вам треба?
На перший погляд ці питання можуть здатися простими. Але за кожним із них ховається глибший сенс, який може змінити ваш підхід до пріоритетів – як у бізнесі, так і в житті.
Давайте поглянемо детальніше на кожне з них.
А чи воно вам ТРЕБА? Що насправді важливо
Коли ми говоримо, що нам "треба" щось зробити, важливо розуміти – що саме стоїть за цим словом? Які реальні наслідки матиме ця конкретна дія, ця задача - для вашого бізнесу та життя в цілому?
Я часто бачу, як змішуються в одному довгому списку справ різні види "треба":
Стратегічні "треба": Ці задачі наближають вас до ваших важливих цілей, розвивають бізнес у бажаному напрямку, створюють фундамент для майбутнього, підтримують здоров'я та благополуччя, а також зміцнюють важливі стосунки.
Наприклад, зустріч із важливим партнером, покращення клієнтського сервісу, найм ключового співробітника, регулярний чек-ап у сімейного лікаря.Критично необхідні "треба": Базові речі, без яких ваша система просто не працюватиме.
Наприклад, податкова звітність, терміновий запит ключового клієнта, похід до лікаря, коли щось уже болить.Ілюзорні "треба": Завдання, які лише здаються важливими, але насправді можуть бути викликані звичкою чи інерцією, страхом пропустити можливості, або насправді є лише припущеннями.
Наприклад, оновлення вашого вебсайту, коли поточна версія ефективно виконує свої функції або коли основні метрики навіть не проаналізовані.
У багатьох підприємців я спостерігаю тенденцію забивати дні та тижні критично необхідними задачами, не залишаючи собі простору на стратегічні. Хоча саме стратегічні дають відчуття руху в правильному напрямку замість “бігу по колу”.
А також існує тенденція плутати стратегічні “треба” з ілюзорними.
А чи воно ВАМ треба: дослідження справжніх мотивів
Відрізнити ілюзорні потреби від справжніх буває дійсно дуже важко, і ось чому.
Навіть якщо ви проаналізували задачу і зрозуміли, що її все-таки треба зробити, то прийшов час поставити одне з найскладніших питань: а кому, власне, це треба?
Чи дійсно ВАМ?
І тут починається найцікавіше. Бо за кожним "треба" можуть стояти різні "замовники":
Ви справжні: Ваші істинні цілі та прагнення, ваші цінності та принципи, ваше бачення майбутнього, ваші реальні потреби.
Ви з минулого: Дитячі травми та образи, нереалізовані мрії, старі переконання, які вже неактуальні, досвід минулих невдач.
Ви під впливом інших: Стандарти суспільства, порівняння з іншими, ваші страхи (відстати, втратити можливості, виглядати непрофесійно і т.п.).
Зовнішні гравці: Клієнти та їхні забаганки, партнери та їхні очікування, конкуренти та їхні стратегії, ринок та його тренди.
Часто за одним напрямком стоять відразу кілька "замовників". Наприклад, задачі, повʼязані з масштабуванням бізнесу можуть бути продиктовані:
Реальною можливістю і бажанням зростання (ви справжні)
Бажанням довести щось батькам (ви з минулого)
Страхом відстати від конкурентів (ви під впливом інших)
Тиском інвесторів (зовнішні гравці)
І це нормально.
Але якщо в цьому списку присутні всі, окрім вас справжніх - це привід замислитися і, можливо, переглянути пріоритетність таких задач.
А чи ВОНО вам треба: шлях має значення
Отже, ми визначили, що щось дійсно стратегічно важливо і відповідає вашим справжнім прагненням. Час поставити третє ключове питання: а чи саме таким способом це варто робити?
Пастка складності
Часто ми обираємо найскладніший шлях, вважаючи (і часто не усвідомлюючи), що:
Якщо щось дуже важливе, то і шлях до нього має бути складним;
Складність процесу гарантує якість результату;
Прості рішення не можуть бути ефективними;
Чим більше зусиль, тим кращий результат.
Практичний підхід до спрощення
Коли ви розглядаєте спосіб досягнення мети, запитайте себе:
Щодо ресурсів:
Яка реальна вартість цього підходу?
Скільки часу та енергії він вимагає?
Чи виправдані ці витрати результатом?
Чи є більш економний спосіб?
Хто ще може це зробити, окрім мене?
Щодо способу:
Чи є простіший шлях?
Чи кожен крок дійсно необхідний?
Чи можна почати з менших масштабів?
Чи потрібна така досконалість?
Які етапи можна автоматизувати?
Щодо своєчасності:
Чи правильний зараз момент?
Чи готові необхідні передумови?
Як це вплине на інші процеси та задачі?
Яка послідовність дій була б оптимальною?
Приклад із практики
Одна з моїх клієнток вирішила покращити систему роботи з клієнтами. Мета була стратегічно важлива (ТРЕБА) і відповідала її цінностям та баченню бізнесу (ВАМ).
Її початковий план включав:
Впровадження нової CRM;
Перебудову багатьох процесів;
Додаткове навчання і створення детальних інструкцій для команди.
Все це, звісно, потребувало великих інвестицій як її власного часу, так і коштів бізнесу. Але коли ми дослідили цей план трохи детальніше, то виявилося, що:
Більшість проблем можна вирішити, просто налагодивши комунікацію в команді;
Більшість процесів працюють достатньо добре, і потрібні лише точкові покращення;
Команда знає, як вирішувати більшість питань, їм просто потрібні чіткіші повноваження.
В результаті замість масштабної перебудови вона:
Провела серію коротких зустрічей з командою.
Дала більше автономії співробітникам.
Запровадила деякі покращення процесів самостійно, а решту делегувала.
Результат? Ті ж цілі досягнуті, але швидше, простіше, з меншими витратами, та з більшим залученням команди.
Як застосувати на практиці підхід “А воно вам треба?”
Гарна новина: вам не потрібно годинами аналізувати кожну задачу. З практикою цей підхід стає майже інтуїтивним.
Ось покроковий план дій для стратегічної щотижневої пріоритизації та планування:
Крок 1: Аудит.
Виділіть час у неділю ввечері або в понеділок вранці. Випишіть всі справи, які вимагають вашої уваги. Без фільтрів, без оцінки - просто все, що є.
Важливо: Робіть це в спокійному стані. Не між дзвінками, не в розпал робочого дня. Вам потрібна ясна голова.
Крок 2: Швидке сортування ТРЕБА і ВАМ.
Пройдіться по списку і відмітьте три типи задач:
Критично необхідні
Стратегічні
“Ілюзорні треба”
Крок 3: Прибирання зайвого.
Прогляньте кожну “ілюзорну” потребу. Якщо ви хочете повернутися до якоїсь із цих задач пізніше - обовʼязково поставте собі нагадування про це на конкретну дату.
Якщо на питання “А що буде, якщо цього взагалі не робити?” вам важко відповісти - можливо, з цією задачею можна просто попрощатися.
Крок 4: Створення реалістичного плану на тиждень
Тепер, коли ви прояснили пріоритети, час скласти план, який враховує реальність:
Спершу виділіть захищений час для стратегічних задач - бажано в першій половині дня або тоді, коли ви зазвичай у найбільш ресурсному стані.
Рекомендація: Плануйте не більше 1-2 стратегічних задач на тиждень, але з розрахунку, що ви можете не лише розпочати, а і завершити їх саме на цьому тижні.Заблокуйте за замовчуванням стабільний час щодня на відпочинок та особисті справи.
Залиште трохи простору в кожному дні для непередбачуваного.
І лише після цього, в ті часові проміжки, що залишилися в календарі, - внесіть критично необхідні задачі з їхніми дедлайнами.
Найцікавіші трансформації відбуваються саме тут.
Бо всі ваші задачі не поміщаються!
І тепер ви наглядно бачите, що саме потребує спрощення, автоматизації чи делегування, - або ж перебудови процесів таким чином, щоб взагалі прибрати необхідність у тих чи інших задачах.
Саме в цей момент ви змінюєте питання з “Як мені все встигнути?” на “Як мені позбутися зайвого?”.
Памʼятайте, що ваша кінцева мета полягає у тому, щоб:
Вивільнити простір для стратегічних речей,
Мінімізувати кількість критично необхідних задач за рахунок зміни підходів,
Позбутися тих завдань, що лише здаються важливими, а насправді лише відволікають вашу увагу.
А коли хочеться додати нову задачу:
Зупиніться
Задайте три питання:
ТРЕБА? (реальна важливість)
ВАМ? (чия це терміновість)
ВОНО? (чи саме зараз і саме так)
Прийміть усвідомлене рішення щодо її подальшої долі.
Що зміниться, коли ви почнете використовувати цей підхід
У короткостроковій перспективі
Перші зміни, які ви помітите:
З'явиться більше ясності в пріоритетах
Стане легше казати "ні" неважливому
Зменшиться відчуття хаосу
Хоча тривожність і FOMO так швидко не відпустять, а список задач все ще матиме тенденцію до розширення.
Через 2-3 місяці
Сформується нова звичка оцінки задач
З'явиться більше часу на стратегічні речі
Покращиться якість рішень
Зросте продуктивність у тому, що дійсно важливо
У довгостроковій перспективі
Бізнес стане більш системним
Рішення прийматимуться більш усвідомлено
З'явиться простір для розвитку
Життя стане більш наповненим та гармонійним
Від перевантаження до усвідомленого вибору
Висновки
Cправа не в тому, щоб встигнути все. І навіть не в тому, щоб встигнути якомога більше. Справа в тому, щоб обирати мудро – що дійсно важливо саме для вас, і як це найкраще реалізувати саме вам.
Впровадження цього підходу – це не просто зміна в управлінні часом. Це зміна в мисленні. Це шлях до:
Більш усвідомлених рішень;
Гармонії в житті та бізнесі;
Сфокусованого розвитку.
Як я можу допомогти
Коли ви глибоко занурені у свій бізнес, дуже складно побачити повну картину та відрізнити реальні потреби від уявних "треба", а також побачити альтернативні підходи для досягнення цілей.
Як коуч із досвідом операційного управління, я допомагаю підприємцям визначити істинні цілі та пріоритети, а також звільнити час та енергію, виявляючи можливості для оптимізації їхніх бізнес-операцій та створюючи план для покращення процесів, систем і команд.
Якщо ви відчуваєте, що:
Постійно намагаєтесь встигнути все і одразу;
Сумніваєтесь у своїх пріоритетах;
Відчуваєте, що щось іде не так, але не можете зрозуміти що саме;
Хочете знайти свій шлях, а не копіювати чужі історії успіху -
можливо, саме зараз вам потрібна підтримка досвідченого коуча.
Я запрошую вас дослідити, як коучинг може допомогти вам створити бізнес, який не тільки приносить прибуток, але й відповідає вашим справжнім цілям та цінностям.
У процесі коучингу ми з клієнтами:
Проводимо аудит поточної ситуації;
Виявляємо явні та приховані причини перевантаження;
Розробляємо системи в бізнесі та особистій продуктивності;
Створюємо план поступових змін;
Опрацьовуємо внутрішні бар'єри та страхи;
Впроваджуємо нові підходи з урахуванням індивідуального контексту.
Ваш перший крок
Запрошую вас на безкоштовну ознайомчу сесію, де ми:
Проаналізуємо вашу поточну точку А і бажану точку Б;
Визначимо ключові точки для змін;
Зрозуміємо, чи підходимо одне одному для подальшої роботи.
Оберіть зручний час у моєму календарі: https://calendly.com/polina-zhyliaieva/intro-session
Пам'ятайте: кожне "ні" неважливому – це "так" чомусь справді цінному.
Кожне усвідомлене рішення – це крок до більш збалансованого та наповненого життя.
З вірою у ваш успіх,
Поліна Жиляєва
