Якщо вас не влаштовують результати вашого бізнесу – прибуток, якість сервісу, чи рівень залученості команди – то це не випадковість, а цілком логічний наслідок.
Розумію, можливо, це звучить жорстоко. Але вважаю, що маючи 13-річний досвід у бізнесі, сповнений далеко не лише успіхів, а й гіркого досвіду - маю повне право стверджувати наступне:
Результати вашого бізнесу - це наслідки роботи системи, яку ви самі створили.
Можливо, ви, як і більшість підприємців, не проєктували спеціально ніякої системи. Але це не означає, що її немає. Просто поточна система вашого бізнесу є продуктом ваших реакцій та ситуативних рішень, а не свідомих виборів.
Вихід простий – треба просто почати проєктувати бізнес свідомо.
Жартую. Вибачте. Звісно, це не простий вихід.
Адже для того, щоб почати працювати над бізнесом системно, потрібні час та енергія. Але їх немає, бо ви постійно зайняті операційними задачами.
Цих задач багато, бо саме так влаштована зараз ваша система. І ви не можете її покращити, бо … зайняті операційними задачами.
Знайомо?
Замість того, щоб працювати НАД системою, ви працюєте В системі.
Ви:
Вирішуєте конфлікти в команді;
Перевіряєте якість роботи особисто;
Затверджуєте кожне рішення;
"Гасите пожежі".
Натомість, працювати НАД системою означає ніби дивитися на бізнес ззовні, задаючи собі питання на кшталт:
Чому ці конфлікти виникають знову і знову?
Як зробити так, щоб якість була стабільною без моїх перевірок?
Чому команда не може приймати рішення самостійно?
Що в наших процесах породжує ці "пожежі"?
Системний погляд на бізнес
Зараз, коли я пишу цю статтю, паралельно я працюю над власною коучинговою програмою для підприємців, основна мета якої - допомогти їм побудувати ефективні та гармонійні системи в бізнесі та житті для впевненого зростання.
В рамках цієї роботи я досліджую існуючі підходи і бачу, що існують різні погляди на системи в бізнесі.
Під системним часто мають на увазі прибутковий та масштабований бізнес, який працює стабільно без прямого втручання власника. Такий бізнес зазвичай легко продати.
Часто пропонують розглядати компанію з точки зору взаємодії таких елементів, як:
Бізнес-модель,
Стратегія,
Маркетинг,
Продажі,
Фінанси,
Управління людьми,
Клієнтський сервіс,
Адміністрування чи операційний менеджмент.
Трансформаційна модель
Досить цікавий погляд пропонує Роджер К. Аллен, який розробив власну трансформаційну модель. Він виділяє вісім ключових, тісно повʼязаних між собою елементів, які формують будь-яку організацію:
Зовнішнє середовище.
Стратегія.
Основні процеси.
Структура.
Системи.
Культура.
Результати.
Лідерство.
Ця модель резонує з моїми власними поглядами, тож у цій статті я вирішила розглянути її детальніше, додавши власні думки та спостереження.
Отже, модель складається з наступних частин:
1. Зовнішнє середовище
Це умови, в яких існує ваш бізнес, а також загрози та можливості, що з ними повʼязані:
Ваші клієнти, їхні реальні потреби та очікування;
Конкуренти та альтернативи, які є у клієнтів;
Технології, що можуть змінити правила гри;
Економічні та соціальні тренди;
Законодавчі обмеження та можливості.
Багато компаній помирає не через внутрішні проблеми, а через нездатність адаптуватися до змін у зовнішньому середовищі.
І мова не лише про очевидні фактори, як-от пандемія чи війна. Часто небезпечнішими є повільні, майже непомітні зміни:
Поступова зміна звичок споживачів;
Нові технології, які спочатку здаються неважливими;
Нові гравці, які приходять з інших ринків.
Яскравим прикладом є історія банкрутства Кодак, яку я детально розбирала в своїй доповіді на Project Management Day Online 2024.
2. Стратегія
Це ваша відповідь на загрози та можливості зовнішнього середовища.
Вона складається з двох частин:
Бізнес-стратегія - набір свідомих лідерських рішень про те:
Як ви будете рости;
Чим відрізняєтесь від конкурентів;
На чому фокусуєтесь, а від чого відмовляєтесь.
Основна ідеологія - тут більше не про “що”, а про “хто” і “як”:
Ваша місія – чому ви взагалі цим займаєтесь;
Цінності – як ви ведете бізнес;
Принципи – що для вас важливо, а що неприйнятно.
Найчастіша помилка – мати стратегію "на папері", яка ніяк не впливає на реальні рішення. Або мати занадто загальні формулювання, які не допомагають у виборі конкретних дій.
3. Основний процес
Це про те, за допомогою якої послідовності дій та рішень створюється та доставляється вашому клієнту цінність.
Це те, яким чином ваша компанія виконує свою основну мету.
Включає в себе також технології та ресурси.
Важливо відрізняти основний процес від підтримуючих.
На розумінні, оптимізації та підтримці саме основного процесу варто сфокусуватися в першу чергу.
4. Структура
Структура визначає межі навколо команд чи відділів. Вона водночас і розрізняє, і обʼєднує.
Чотири аспекти структури:
Ієрархія - “хто кому менеджер”, як і кому звітувати;
Групи - обʼєднання людей на основі обовʼязків, технологій, географії, проєктів, і т.д;
Ролі та обовʼязки - що роблять різні люди в компанії та чим їх робота відрізняється від інших;
Зʼєднувальні механізми - способи комунікації між різними групами та людьми (чати, імейли, зустрічі).
Не існує правильної чи неправильної структури. Але важливо чесно оцінити, наскільки поточна структура відповідає потребам компанії та наскільки вона є ефективною для основного процесу.
5. Системи
За версією доктора Аллена, це формальні та неформальні механізми, які забезпечують координацію та розвиток.
Координаційні системи - це трохи більше, ніж зʼєднувальні механізми з попереднього розділу. Це:
Описані процедури та стандарти;
Управління інформацією;
Постановка цілей;
Вимірювання продуктивності;
Зворотній звʼязок;
Повноваження приймати рішення.
Системи розвитку:
Як ви знаходите та залучаєте таланти;
Як навчаєте та розвиваєте людей;
Як оцінюєте та винагороджуєте;
Як будуєте плани професійного розвитку.
Цікаво, що найефективніші системи часто є найпростішими та найлегшими для розуміння.
6. Культура
Культура – це не те, що написано у вашому “хендбуку” чи на вашому сайті в розділі “Про нас”. Це те, як люди насправді, в реальності:
Приймають рішення;
Спілкуються;
Ставляться до помилок;
Вирішують конфлікти;
Ставляться до клієнтів;
Взаємодіють одне з одним.
Культура формується не через корпоративи, а через щоденний досвід людей у вашій компанії. І цей досвід визначається всіма попередніми елементами: процесами, структурою, системами.
Це одночасно і причина, і наслідок того, що відбувається в компанії.
Культура відображає справжні, а не декларовані цінності та філософію.
7. Результати
Це метрики, які визначають, наскільки успішним є ваш бізнес, і дають вам розуміння, що потрібно продовжувати робити, а що - краще змінити.
Варто розглядати результати одночасно в кількох ключових сферах, не обмежуючись лише доходами та прибутковістю. Це:
Фінансові показники;
Задоволеність клієнтів;
Ефективність процесів;
Залученість команди.
8. Лідерство
Це ви. Без вашого лідерства паззл із цих семи елементів не складеться. Хоча, мабуть, складеться, але не так, як вам би того хотілося.
Неочевидний вплив лідера на систему
На основі власного досвіду побудови ІТ-компанії з $7-значним оборотом та роботи з власниками бізнесу в якості коуча, я хочу додати важливе спостереження:
Особистість лідера є центральною в системі бізнесу, адже вона суттєво впливає на кожен її елемент.
Те, як лідер мислить, які має цінності та звички, як організовує власне життя – все це відображається на тому:
Яку стратегію він обирає;
Як будує процеси;
Які приймає рішення;
Яку формує культуру;
Які запроваджує координаційні механізми.
Візьмемо для прикладу рівень контролю над процесами в компанії. Зазвичай це пояснюють потребами бізнесу: "нам потрібен жорсткий контроль, бо..." або "ми можемо дати більше свободи, тому що...". Але часто справжня причина криється глибше – в особистих переконаннях та досвіді лідера, його ставленні до довіри, помилок, відповідальності.
Або можна поглянути на те, як компанія взаємодіє з зовнішнім середовищем. Чи гнучко реагує на зміни? Чи шукає нові можливості? Чи готова експериментувати? Значною мірою це залежить від того, наскільки сам лідер відкритий до нового, як ставиться до ризику, як приймає рішення в умовах невизначеності.
Чи ще одна типова ситуація: власник бізнесу скаржиться, що команда недостатньо ініціативна. При цьому сам він постійно зайнятий, настільки, що будь-яка пропозиція від команди чекає на його рішення днями чи тижнями. В результаті люди просто перестають пропонувати ідеї – навіщо, якщо на них все одно ніхто не реагує?
Саме тому у власній програмі для власників бізнесу, над якою я зараз працюю, я розширюю погляд на системний підхід. Адже стійкі позитивні зміни в бізнесі часто (якщо не завжди) починаються з трансформацій його лідера.
Що з цим робити?
Коли ми починаємо бачити бізнес як систему взаємопов'язаних елементів, змінюється сам підхід до управління. Замість того, щоб реагувати на проблеми по мірі їх виникнення, ми починаємо шукати можливості для створення таких умов, де ці проблеми не будуть виникати.
Це не означає, що потрібно змінювати все одразу. Навпаки – розуміння взаємозв'язків допомагає знайти ті важелі, які дають максимальний ефект при мінімальних зусиллях. А для цього потрібно час від часу робити крок убік та дивитися на систему в цілому.
Виділіть час та забезпечте собі необхідний простір.
Спокійно та вдумливо пройдіться по кожному з 8-ми елементів вашої бізнес-системи.
Можна почати з результатів і рухатися в зворотньому напрямку, виявляючи, що і яким чином на них впливає.
Опишіть свої спостереження щодо кожного елементу. Що працює добре, а що вимагає змін?
Які взаємозвʼязки ви бачите, яких раніше не помічали? Враховуючи це, що насправді потрібно змінити в першу чергу?
Заплануйте ці ініціативи у вигляді проєктів із визначеними цілями, планом та строками.
Але не забувайте, що ви навряд чи зможете трансформувати систему власного бізнесу, оминувши її центральний елемент - себе.
Це непростий шлях, але він того вартий. Бо в результаті ви не просто оптимізуєте процеси чи налагоджуєте системи. Натомість ви будуєте гармонійний бізнес, який наповнює вас, а не спустошує.
Тож, якщо ви відчуваєте, що:
Вас не влаштовують поточні результати бізнесу;
Ви витрачаєте забагато часу та енергії на операційку і не бачите можливості це змінити;
Ті зміни, які ви впроваджуєте, чомусь не приносять бажаного ефекту;
...можливо, саме час поглянути на те, як усі елементи вашої системи – включно з вами – працюють разом.
Тут згодом зʼявиться посилання на мою нову програму, а поки - запрошую вас на діагностичну сесію, де ми:
Проаналізуємо вашу ситуацію через призму системного підходу;
Визначимо ключові точки для позитивних змін;
Розробимо план перших кроків.
Обирайте день і час за посиланням: https://calendly.com/polina-zhyliaieva/intro-session
З вірою у ваш успіх, Поліна Жиляєва.
P.S. Поділіться в коментарях своїми спостереженнями та думками щодо системного бізнесу.
Чи помічали ви, як особистість власника відображається на його бізнесі?
А якщо стаття була корисною – поділіться нею з друзями підприємцями!
