Ні для кого не секрет, що в Польщі всі звертаються до тебе на Пан або Пані. А в офіційному листі ще й додають Шановний/Шановна. Так наприклад, на початку листа пишемо Szanowny Panie або Szanowna Pani! (Шановний Пане чи Шановна Пані). Якщо ми звертаємось до компанії або не знаємо хто буде читати листа то можна написати Szanownie Państwo! (Пані та Панове). Це буде звучати формально. Є ще варіанти менш формальні. На приклад: Drodzy Państwo! (Пані та Панове). Так можна писати коли знаємо особу якій пишемо листа. Ліричний відступ: Drogi/Droga, Kochany/ Kochana + ім'я — так звертаємось до коханої людини.
Вступну частину можна почати з таких фраз: W nawiązaniu do (В відношенні до), Piszemy do Państwa w związku z tym (Пишемо до Панства в зв’язку з тим)…., Piszę do Państwa z zapytaniem o (Пишемо до Панства з закликом до)…., W imieniu Pana P. piszę do Państwa (Від імені Пана П. пишу до).
Далі йде зміст, тобто та частина, в якій ми хочемо висловити свої думки стосовно якоїсь проблеми чи предмета. Можна використати такі фраази як: Czy miał by Pan przeciwko (Ви не заперечуєте?)…, Byłbym wdzięczny gdyby Pan ( Буду вдячен)…, Czy mógł by Pan mi polecić ( Чи мог би Пан порекомендувати)…., Proszę o pilne ( Будь ласка, терміново)…., Z przykrością informujemy (З прикрістю інформуємо).
Також корисними фразами можуть бути: Byłbym bardzo wdzięczeń (Я був би дуже вдячний, якщо)..., Liczę na przychylne rozpatrzenie mojej prośby (Я розраховую на сприятливий розгляд мого прохання).
В закінченні листа можемо додати Z góry dziękuję (Заздалегідь, дякую)…., Będę wdzięczny za szybkę odpowiedź ponieważ (Буде вдячен за швидку відповідь, бо)…., Jeżeli potrzebuje Pan jakichkolwiek dodatkowych informacji, proszę o kontakt (Якщо Пан потребує будь-якої додаткової інформації, будь-ласка зв’яжіться зі мною).
На кінці в формальних листах пишемо Z poważaniem (З повагою). Також можна написати Z wyrazami szacunku! ( З глибокою повагою) або Łączę wyrazy szacunku (Висловлюю свою повагу). Знизу можна додати своє ім’я та прізвище.
