Тіаго Форте, автор системи P.A.R.A., ділиться думками та порадами щодо ефективної роботи з нотатками.
Сучасні цифрові інструменти дозволяють легко "захоплювати" інформацію з найрізноманітніших джерел. Ми знаємо, як зробити знімок, надрукувати кілька нотаток, записати відео чи відсканувати документ. Перенести цей контент із зовнішнього світу в цифровий надзвичайно просто.
Ще простіше перенести контент, який вже є цифровим, з однієї програми в іншу. Ми знаємо як скопіювати та вставити текст, зберегти зображення з веб-сторінки, заархівувати вкладення електронної пошти або імпортувати відеофайл.
Складність полягає не в тому, щоб перенести контент з місця на місце, а в тому, щоб перенести його в часі.
Ви знаєте, що я маю на увазі: ви читаєте книгу, вкладаючи години розумової праці в розуміння ідей, які в ній викладені. Ви закінчуєте книгу з почуттям тріумфу, що здобули цінний багаж знань.
Але що далі?
Ви можете спробувати застосувати науково обґрунтовані методи, рекомендовані в книзі, але розумієте, що це не так просто, як ви думали. Ви можете спробувати змінити спосіб харчування, фізичних вправ, спілкування чи виконання роботи, покладаючись на силу звичок. Але потім щоденні життєві потреби повертаються, і ви забуваєте, що мотивувало вас на початку.
У цей момент люди йдуть різними шляхами. Хтось опускає руки, називаючи всі книжки "самодопомоги" марною тратою часу. Інші вирішують, що це просто проблема запам'ятовування всього, що вони читають, і інвестують у вигадливі техніки запам'ятовування. А багато людей стають "інфоворами" (“infovores”), насильно годуючи себе нескінченними книжками, статтями та курсами, в надії, що щось запам'ятається.
Я хочу запропонувати альтернативу всім вищезазначеним підходам: те, що ви читаєте, добре, корисно і дуже важливо, просто ви читаєте це в непідходящий час.
Зараз ви читаєте про техніки тайм-менеджменту, але вони стануть вам у пригоді лише за два роки, коли ви станете менеджером і матимете значно більші вимоги до свого часу.
Зараз ви дивитеся відео на YouTube про онлайн-маркетинг, але ці знання можна буде застосувати лише за 9 місяців, коли ваш новий онлайн-курс почне працювати.
Ви розмовляєте з потенційним клієнтом про його цілі та виклики зараз, але ця інформація стане вам у пригоді наступного року, коли він прийматиме пропозиції щодо нового величезного контракту.
Проблема знань полягає не в тому, щоб їх здобути. У нашому цифровому світі ви можете отримати майже будь-які знання майже в будь-який час.
Проблема полягає в тому, щоб знати, які знання варто здобувати. А потім побудувати систему, яка б передавала їх у часі, до майбутньої ситуації, проблеми чи виклику, де вони будуть найбільш застосовні та найбільш потрібні.
У той майбутній момент, коли ви будете застосовувати ці знання безпосередньо до реального виклику, вам не доведеться турбуватися про їх запам'ятовування, інтеграцію чи навіть повне розуміння. Вам потрібно буде лише застосувати їх, і будь-які прогалини у вашому розумінні дуже швидко проявляться. До того часу, як ви вирішите з їх допомогою реальну проблему, книжкові знання перетворяться на знання з досвіду. А досвід - це те, що ви носите з собою завжди.
Це все робота "другого мозку" - зовнішнього, інтегрованого цифрового сховища для речей, які ви вивчаєте, і ресурсів, з яких вони походять. Це система зберігання і пошуку, яка упаковує біти знань в окремі пакети, які можна пересилати в різні моменти часу, щоб переглянути, використати або видалити.
В серії публікацій P.A.R.A. [частина 1, частина 2] я описав універсальну систему для організації будь-якої цифрової інформації з будь-якого джерела. Це “достатньо хороша” система, яка зберігає нотатки відповідно до їхньої практичності (яку можна визначити за мить), а не за їхнім значенням (яке є неоднозначним і залежить від контексту).
Чотири головні категорії P.A.R.A. - Проєкти, Сфери, Ресурси та Архіви - призначені для полегшення цього процесу передачі знань у часі.
Розміщуючи нотатку в папці Проєктів, ви, по суті, плануєте її перегляд у короткому часовому горизонті окремого проєкту.
Нотатки в папках Сфер призначені для менш частого перегляду, коли ви оцінюєте цю сферу своєї роботи чи життя.
Нотатки в папках Ресурсів готові до перегляду, якщо і коли ви вирішите вжити заходів щодо цієї теми.
А нотатки в Архівних папках знаходяться в "холодному сховищі", доступні за потреби, але не заплановані для перегляду в будь-який конкретний час.
Зауважте, що ми заново створили систему “tickler file”, тільки замість жорстких часових меж (день, тиждень, місяць, рік), вони заплановані умовно - якщо трапиться X, коли прийде Y, якщо я захочу зробити Z тощо.
Планування з точки зору непередбачуваності дає нам усі переваги планування та дослідження, не замикаючи нас у жорстких рамках. Ми маємо можливість прискорюватися, використовуючи наше сховище накопичених нотаток як ракетне паливо. Але фактичне рішення про те, прискорюватися чи ні, і, що дуже важливо, в якому напрямку, ми залишаємо нашому Майбутньому Я, яке є старшим і мудрішим.
P.A.R.A. відповідає, як організовані ці “пакети знань”: в окремих нотатках, відсортованих на 4 категорії за ступенем практичної корисності, і відновлюваних за допомогою метода RandomNote.
Але тепер перейдемо до більш фундаментального питання: як створюються ці “пакети знань”? Як ми фіксуємо щось, як ми структуруємо нотатку так, щоб її можна було легко знайти й використати в майбутньому? Як зробити так, щоб те, що ми зберігаємо сьогодні, додало цінності майбутнім проєктам, навіть якщо ми не можемо передбачити або навіть уявити, якими можуть бути ці проєкти?
Це і є завданням Прогресивного Узагальнення (Progressive Summarization).
УПРАВЛІННЯ ЗНАННЯМИ ЗА МЕТОДОМ “НОТАТКИ-В-ПЕРШУ-ЧЕРГУ”
Існує два основних підходи щодо ведення нотаток (чи взагалі будь-якого масиву інформації, але я буду використовувати терміни, характерні саме для програм для ведення нотаток):
Підхід “теги-в-першу-чергу” (tagging-first approach) грунтується на тезі, що не повинно бути чіткої ієрархії нотаток, блокнотів та категорій. Нотатки уявляються як віртуальна матриця взаємопов'язаних ідей, що постійно змінюються і вільно плавають. Оскільки до однієї нотатки може бути застосовано багато тегів, існує кілька способів знайти будь-яку нотатку. Розміщення нотаток у певних блокнотах і папках вважається обмеженим і статичним.
Хоча теги мають свої переваги, я не вважаю, що вони підходять в якості організаційної системи. З мого досвіду, покладання на теґи є надто крихким і вимагає надто багато зусиль, розподіляючи увагу на всі нотатки, незалежно від того, чи є вони справді цінними, чи ні. Віртуальна матриця звучить круто і футуристично, але наш мозок не створений для роботи з такими абстрактними поняттями - ми інтуїтивно й автоматично розуміємо, що потрібно розмістити одну річ в одному місці.
Другий підхід до організації нотаток - це “блокнот-в-першу-чергу” (notebook-first approach). Це, по суті, перенесення того, як ми організовуємо речі у фізичному світі - у серії окремих контейнерів - у цифровий світ.
На мою думку, цей підхід кращий за використання тегів, тому що він не нав’язливий. Він не намагається автоматизувати та зазіхати на глибоко інтуїтивний акт встановлення зв'язків і бачення закономірностей. P.A.R.A. використовує систему “блокнот-в-першу-чергу”.
Але якби ми залишили цей підхід, він все одно був б жахливо неадекватним для креативної роботи. Як правильно зазначають ентузіасти тегування, блокноти та папки фактично пригнічують випадковість і непередбачуваність, які лежать в основі творчого способу життя.
Я пропоную спосіб вийти з глухого кута: підхід "нотатка-в-першу-чергу" (note-first approach).
Я пропоную зробити створення окремих нотаток первинним фактором, замість тегів чи блокнотів. Це має багато переваг:
Це добре працює з будь-якою іншою організаційною системою, не залежачи від неї (включаючи, але не обмежуючись тегами та блокнотами, якщо ви хочете їх використовувати).
Це робить всю роботу, яку ви виконуєте над своїми нотатками, більш корисною, оскільки ви витрачаєте майже 100% часу на безпосередню роботу з самим контентом.
Такий підхід може легше пережити міграцію на інші пристрої, місця зберігання і навіть програми, тому що вміст нотаток з набагато більшою ймовірністю збережеться, ніж загальна структура.
Це розвиває навички (лаконічне спілкування, знаходження суті ідеї, візуальне мислення тощо), які є цінними за своєю суттю та легко переносяться на інші види діяльності.
Це робить ваші нотатки більш розбірливими та корисними для інших (на відміну від внутрішньої структури вашого блокнота, яка призначена лише для вашого використання), сприяючи співпраці та обміну інформацією.
Завдяки підходу "нотатка-в-першу-чергу" ваші нотатки стають схожими на окремі атоми - кожен зі своїми унікальними властивостями, але готові до складання в елементи, молекули та сполуки, які є набагато потужнішими.
СТВОРЕННЯ ДОСТУПНИХ НОТАТОК
Підхід до управління знаннями на основі “нотатка-в-першу-чергу” означає, що ми повинні думати про дизайн. Ви, в цілком реальному сенсі, розробляєте продукт для вимогливого клієнта - Майбутнього Вас.
Майбутній Ви не обов'язково вірить, що все, що Минулий Ви вклав у свої нотатки, є цінним. Майбутній Ви нетерплячий і скептичний, він вимагає доказів того, що час, який він витратить на перегляд нотаток, не буде марним. Ви маєте "продати" Йому ідею перегляду певної нотатки, включаючи всі етапи, які повинен опанувати будь-який продавець: привернути увагу, зацікавити, завоювати довіру, розпалити бажання і навести аргументи на користь того, що діяти треба прямо зараз.
Ви повинні робити це для кожної окремої нотатки, не витрачаючи зайвого часу. У вас немає зайвого часу, чи не так?
Почнемо з початку: в основі кожного дизайну ми намагаємося збалансувати пріоритети. Ви хочете чогось одного, але це має бути збалансовано з чимось іншим, чого ви також хочете.
Ви хочете, щоб автомобіль захищав своїх пасажирів, але ви не можете просто додати шари титанової броні. Ви повинні збалансувати безпеку з вагою та вартістю.
Ви хочете, щоб телефон працював якомога довше, але ви не можете просто поставити в нього 5-кілограмовий акумулятор. Ви повинні збалансувати час автономної роботи з розміром і зручністю використання.
У випадку з нотатками, я вважаю, що два пріоритети, які ми намагаємося збалансувати, - це доступність (discoverability) і розуміння (understanding).
Щоб нотатку зробити доступною, потрібно зробити її маленькою, простою і легкою для сприйняття. Ми досягаємо цього за допомогою стиснення: створюємо максимально стислі резюме, без зайвих слів.
Але ми також хочемо зробити наші нотатки зрозумілими. Це передбачає включення всього контексту: деталей, прикладів і цитованих джерел, щоб бути впевненими, що нічого не залишиться поза увагою.
Це складний компроміс, тому що ви не можете стиснути щось, не втративши частину контексту.
Ви не можете підсумувати статтю, не відкинувши більшість її тез. Ви не можете відібрати з відеоролика найкращі моменти, не вирізавши більшу частину матеріалу. Ви не можете виголосити 18-хвилинну промову на конференції TED, не відкинувши більшість своїх ідей.
Приймаючи рішення про те, що залишити, ви неминуче приймаєте рішення про те, що викинути.
СТИСНЕННЯ VS. КОНТЕКСТ
Між цими двома поняттями, стисненням і контекстом, існує природна суперечність.
Щоб передати щось, ви повинні стиснути це, наприклад, переказати величезний життєвий досвід у мудрому вислові. Але так ви втрачаєте багато контексту, який робив цю мудрість цінною.
Розглянемо кілька прикладів.
Якщо ми занадто стискаємо нотатку, тобто робимо занадто короткий виклад, ми втрачаємо контекст, і вона втрачає будь-який сенс. Наприклад, у наведеній вище замітці інформація, що міститься в ній, є легкодоступною - я можу зрозуміти її суть лише з одного погляду.
Але якщо я натраплю на цю нотатку за рік, я не матиму жодного уявлення, що вона означає і чому вона важлива. Вона занадто стисла.
Але ми можемо зайти надто далеко і у зворотному напрямку. Якщо ми робимо щось абсолютно зрозумілим, іншими словами, якщо ми включаємо кожну дрібну деталь контексту, воно втрачає свою доступність.
Наведений вище приклад - це мої нотатки про таск-менеджер Jira. В них багато контексту, що робить їх дуже зрозумілими. Але їх не можна назвати доступними. Мені, мабуть, знадобиться кілька годин і величезні розумові зусилля, щоб прочитати цю замітку і запам'ятати достатньо контексту, щоб вирішити, чи є вона корисною, чи ні. Основні моменти та ключові ідеї заховані десь у шумі.
Правильний баланс між стисненням і контекстом - справа нетривіальна. Коли прийде час для Вас, Майбутнього, вирішувати, переглядати цю нотатку чи ні, рахунок йде на секунди. Оскільки Майбутній Ви, швидше за все, шукатиме розв'язання проблеми, а не випадкове читання, Він буде приймати рішення в стислі терміни. Зіткнувшись зі стіною тексту сумнівної цінності, Він навряд чи ризикне витрачати час на перегляд.
Це означає, що вся узагальнювальна робота, яку Минулий Ви зробили над цією нотаткою, була даремною. Вона не окупилася тоді, і не окупиться в майбутньому. Ви успішно відправили пакет інформації вперед у часі, але не в тому стані, в якому він міг би пережити цю подорож.
ОПОРТУНІСТИЧНЕ СТИСНЕННЯ
Я виявив, що більшість людей чудово справляються з контекстною частиною завдання. Ми знаємо, як робити вичерпні нотатки про книгу, презентацію чи заняття.
Прогресивне узагальнення, таким чином, зосереджується на відновленні балансу. Це метод опортуністичного стиснення - підсумовування та ущільнення частини інформації невеликими порціями, розподіленими в часі, в ході іншої роботи, і лише настільки, наскільки заслуговує така інформація.
Якщо ви пам'ятаєте, стиснення - це засіб для покращення пошуку. Отже, наше дизайнерське завдання при створенні нотатки полягає в наступному:
"Як зробити так, щоб те, що я споживаю зараз, можна було легко знайти в майбутньому?"
На це питання нелегко відповісти, адже ви не маєте жодного уявлення про те, що пам'ятає, чим цікавиться чи над чим працює Майбутній Ви. Ви маєте підсумувати нотатку, не знаючи, для чого вона буде використана. Це узагальнення загального призначення, що є набагато складнішим завданням, ніж витягнути інформацію для одного конкретного проєкту.
Прогресивне узагальнення працює з "рівнями" узагальнення. Рівень 0 - це оригінальний, повноцінний вихідний текст.
Рівень 1 - це вміст, який я спочатку вношу у свою програму для конспектування. У мене немає чіткого набору критеріїв щодо того, що зберігати. Я просто фіксую все, що здається мені глибоким, цікавим або корисним.
Це може бути практично будь-який тип медіа, але в цій статті я зосереджуся на тексті. Існує багато способів зробити це:
Скопіювати абзац тексту з PDF-файлу, який я читаю, і вставити його в нотатку Evernote.
Ввести мої випадкові думки в нову нотатку в мобільному застосунку Evernote.
Перетягнути документ Word на іконку Evernote в док-станції на моєму iMac, що додасть його до нотатки як вкладення.
Завантажити всі мої вибрані цитати з книги Kindle за допомогою Bookcision, а потім скопіювати та вставити їх у нову нотатку.
Переслати електронного листа з корисною інформацією на мою особисту адресу, яка автоматично імпортує весь лист до нотатки.
Виділити найкращі уривки зі статті в Інтернеті за допомогою веб-маркеру Liner, який експортує їх безпосередньо до Evernote.
Наведені вище приклади - з рекомендованої мною програми Evernote (доступної для iOS, Android, Mac, Windows, браузерів), але всі основні платформи для створення нотаток так чи інакше підтримують наведену вище функціональність: Bear (Mac і iOS), Simplenote (iOS, Android, Mac, Windows, Linux), Microsoft OneNote (iOS, Android, Mac, Windows) і Google Keep (браузери, iOS, Android).
Рівень 1 - це відправна точка Прогресивного Узагальнення, як фундамент, на якому будується все інше:
Рівень 2 - це перший раунд справжнього узагальнення, в якому я виділяю жирним шрифтом лише найкращі частини імпортованих уривків. Знову ж таки, у мене немає чітких критеріїв. Я шукаю ключові слова, ключові фрази та ключові речення, які, на мою думку, відображають суть ідеї, що обговорюється.
Я роблю це пізніше, коли вже переглядаю нотатку за потреби. По суті, я використовую увагу, яку вже витрачаю, з подвійною метою: щоб "купити" інформацію, необхідну для поточного проєкту, а також для того, щоб підсумувати нотатку для подальшого використання. Якщо вам потрібно звернути увагу на щось, дуже корисно мати можливість подвійного витрачання уваги.
На Рівні 3 я перемикаюся на підсвічування, щоб розрізнити меншу кількість виділених уривків з-поміж усіх виділених жирним шрифтом. Цього разу я шукаю "найкраще з найкращого", виділяючи лише те, що справді унікальне або цінне. І знову ж таки, я додаю цей третій рівень лише тоді, коли переглядаю нотатку за потреби.
На Рівні 4 я все ще підсумовую, але вже не просто виділяю слова інших, а записую свої власні. Для невеликої кількості нотаток, які є найбільш проникливими, я підсумовую рівні 2 і 3 у неформальному резюме вгорі нотатки, повторюючи ключові моменти своїми словами.
Зверніть увагу, що всі попередні рівні зберігаються в контексті, що дає вам свободу залишати щось поза увагою, не хвилюючись, що ви їх втратите. Підсумовувати ризиковано - ви можете прийняти неправильне рішення щодо того, що є важливим. Але маючи підстраховку у вигляді декількох рівнів збережених нотаток, ви можете сміливо вирушати у відчайдушні інтелектуальні експедиції.
І нарешті, для крихітної меншості джерел, тих, які настільки потужні й захопливі, що я хочу, щоб вони стали частиною мого мислення і роботи, я реміксую їх. Після того, як я розбираю їх на частини та препарую з усіх боків на рівнях 1-4, я додаю власну індивідуальність і творчість і перетворюю їх на щось інше (Рівень 5).
Це, наприклад, може бути допис у блозі, який інтерпретує, критикує чи розширює аргументи автора оригінального матеріалу.
Але це не обов'язково має бути складно чи довготривало. Це може бути навіть... весело! Створення ескізу, дизайн слайда, запис короткого відео на телефоні та публікація в соціальних мережах - все це форми глибокої роботи з інформацією.
Сподобалась публікація? Дуже на це сподіваюсь, адже автор відшукував матеріали, перекладав, редагував та адаптував його для того, щоб читання приносило не лише задоволення, але й було корисним. Можете підтримати його донатом. Навіть 1 гривня принесе радість!
