4. Формати контенту проєкту «Гербера» та їх ефективність

АНОТАЦІЯ

Це — четверта частина інтерв’ю-дослідження про волонтерський літературний проєкт “Гербера”, який підтримує молодих авторів і розвиває творчу спільноту в Україні. У роботі розглядається, як волонтерство допомагає створювати нові форми культурної співпраці. Основою дослідження стали інтерв’ю з засновницею, аналіз контенту та структура роботи команди. Робота показує, як “Гербера” працює всередині й чим вона корисна для інших культурних ініціатив.

Всього частин шість.

1. Як ви організовуєте роботу волонтерів?

При створенні команди важливим аспектом було чітко організувати людей, розподіливши між кожним свої обов'язки.

Після перших двох днів нас стало більше півтора десятка, тому роль адміністратора була введена швидше, ніж планувалося. Це людина, яка закріплювалася за певною соцмережею. Адміністратор TikTok відповідав за всіх відеомейкерів. Він розподіляв завдання, приймав роботи та відповідав за публікацію відео. Адміністратор Telegram мав відповідати за сценаристів та редакторів. В обов'язки входила перевірка робіт, публікація у канал, прийняття нових учасників та перевірка їх тестових робіт. З появою сайту у нас з'явився адміністратор закріплений за ним. У цього адміністратора не було людей під керуванням. Його задача — виклад матеріалів, просування та налаштування сайту.

Тепер детальніше розглянемо ролі.

Сценарист може писати сценарії як для Telegram, так і для TikTok. У нас створено дві групи, куди надсилають виконані роботи.

Редактор займається редагуванням двох типів сценаріїв та надсилає у відповідну групу готові роботи.

Відеомейкер на основі сценарію для TikTok робив відео. Йому також необхідно шукати відео- та фотоматеріали, музику. Перед надсиланням готової роботи, її повинен затвердити адміністратор TikTok.

Перелік завдань у додатку Trello. Там розміщується наша дошка. Вона складається з багатьох колонок. Кожна картка є окремим завданням. Її мітки позначають соцмережу, для якої це завдання призначене. В описі знаходяться вимоги до завдання, шаблон оформлення та шаблон надсилання готової роботи. Також ми прикріпляємо необхідні матеріали.

Якщо хтось вирішує взяти завдання, він прикріпляє себе до нього. Потім перетягує у відповідну колонку.

Кожна тема від початку ідеї до викладу в обидві соцмережі проходить багато етапів. Спочатку ми оформляємо саму тему. Далі її бере сценарист та перетягує у колонку під назвою “У процесі написання”. Опісля готовий сценарій повинен пройти перевірку, перш ніж редактор зможе його взяти. Після редагування роботу очікує модерація. Це коли ми ділимо тему на окремі відео для TikTok та на окремі дописи для викладу у Telegram. Як тільки те чи інше ми публікуємо, то картка відправляється в архів.

2. Які вимоги ви висуваєте до членів команди?

Найважливішою є уважність до поставленої задачі. Здавалося б, доволі елементарне поняття. Проте більше ніж 50% робіт новачків ми могли повернути, оскільки не всі пункти були виконані. З досвідом такого ставало менше.

Далі буде старанність. Ми не змушуємо брати завдання, проте очікуємо акуратного виконання. Маємо на увазі правильне оформлення та якість виконання.

Третім назвемо вміння працювати у команді. Сюди входить вміння комунікувати між усіма учасниками команди, попереджати стосовно форс-мажорних обставин, якщо за тобою закріплені завдання тощо.

Ну й останнє, це бажання бути частиною цієї спільноти. Дуже круто, якщо тобі подобається те, що ти робиш.

Стосовно новеньких. Зараз ми не набираємо учасників. Проте раніше нашою вимогою було хороше знання української мови та вік більш як 14 років.

Коли людина виявляла бажання приєднання, ми давали їй тестове завдання відповідно до ролі, на яку вона претендувала. На основі виконання ми оцінювали, наскільки уважно людина прочитала вимоги, наскільки акуратно оформила роботу, який рівень її вмінь тощо.

На ранніх етапах поріг входу був низьким і попасти у команду міг кожен. Зі збільшенням команди та зростанням аудиторії з'явилися тестові завдання та вимоги.

3. Як відбувається комунікація всередині колективу?

Для цього ми створили приватний канал команди. У ньому я та адміністратори публікуємо важливі новини та наші досягнення. У чаті обговорення до цього каналу відбувається спілкування між усіма учасниками команди.

Адміністратори мають список учасників та їх нікнеймів у Telegram. Це дозволяє нам комунікувати з кожним особисто. Також кожен учасник знає нікнейми усіх адміністраторів та мій, щоб звернутися при потребі.

4. Чи проводите ви навчання або обмін досвідом серед учасників проєкту?

Загалом, ні. Досвіду та знань учасників вистачає, щоб впоратися із завданням. З кожним наступним вони стають ще більш досвідчені.

Єдині приклади навчання – це коли адміністратор TikTok показує відеомейкеру, як краще зробити те чи інше для відео. Наприклад, як краще оформити заголовок, оскільки кожне слово мало своє оформлення. Також ми створили групу, куди надсилали всі матеріали (фото та відео), щоб інші могли їх використати.

5. Які механізми мотивації працюють найкраще?

У нас є свої правила мотивування. Я та адміністратори стараємося дотримуватися їх у комунікації з учасниками.

Якщо нам потрібно написати людині про недоліки її роботи, то спочатку потрібно похвалити за зроблену працю. Далі вказати те, що найбільше сподобалося у роботі та пояснити чому. І вже потім додати, що це стало б краще, якби те і те підправити. Та поставити запитання, чи зможе людина це реалізувати.

Також ми часто хвалимо за активність та виконані завдання.

Ще одним інструментом вважаємо звертання. Ця практика закріпилася на початку утворення команди. Вона полягає в тому, що ми звертаємося до учасників так, як їм подобається. Дуже часто це були пестливі форми імен. Також можна було почути звертання “сонечко”. Це використовували навіть при звертаннях до адміністраторів чи мене. Ну і між собою ми теж так спілкувалися та зберегли цю традицію досі. На нашу думку, такі звертання позитивно вплинули на атмосферу команди та зробили нас ближчими один для одного.

6. Як ви забезпечуєте довгострокову участь волонтерів у проєкті?

Тут потрібно враховувати те, що це безоплатна праця. Тобто уся участь людей — це їхнє бажання.

Аби бажання учасників бути частиною команди не зникало, потрібно дотримуватися деяких принципів:

1) Результат. Кожен хоче бачити, що його праця приносить результат. Тому ми кожного дня чи тижня старалися викладати перелік досягнень у наш канал команди на поточний час. Сюди входили кількість підписок у кожній соцмережі та ще кілька цифр. Нижче прикріпила приклад:

Такі дописи у канал команди писав наш учасник з роллю журналіст.

2) Куди рухаємося далі. Ми старалися формувати чіткі та детальні кроки, які реалізували наші цілі. Тільки тоді бажання не зникає, коли ти точно знаєш, навіщо ти це робиш.

Таким цікавим способом ми оформляли наші цілі та розписували усе.

3) Чим більша роль, тим більше відповідальності. Це означає, що як учасник команди, ти можеш брати завдання, коли є час і бажання його виконати. Але як адміністратор, ти маєш обов’язки, яких повинен дотримуватися. І якщо ми не встигаємо підготувати контент для викладу, адміністратори повинні самі його зробити. Я ж допомагаю з тим, що не встигають адміністратори та також роблю заготовлення наперед. Хочемо сказати, що така модель поведінки показує приклад того, що у команді активно працюють учасники. Тобто адміністратори зі мною підтримують ось цей процес роботи навіть тоді, коли більшість перестали проявляти актив. Все одно це мотивує певну частку учасників.

7. Які виклики пов’язані з волонтерським характером проєкту?

Найбільш помітним є швидкий прихід та відхід учасників. Іноді бажання бути частиною команди зникало за кілька тижнів і учасник виходив з неї. Деякі залишалися довше, але без значних результатів їх мотивація падала і вони припиняли проявляти активність. Ми ставимося до цього з розумінням, оскільки участь кожного несе суто волонтерський характер.

Ще одним викликом є час виконання завдання. Деякі роботи можуть надсилатися через місяць, деякі через тиждень чи декілька тижнів тощо. Довгий час виконання не завжди означає якість та відсутність правок. Однак якщо правки все-таки присутні, то це ще збільшує термін. Така невизначеність ускладнює створення контент-плану та можливість швидко покривати запити аудиторії. Якщо тільки один етап займає місяць, то скільки пройде часу, поки ми підготуємо тему, яку запропонував підписник? Відповідь: дуже багато.

Також можемо назвати вибірковість завдань. Завдання з рубрик “Ігри для письменників”, “Цитати”, “Мовні хвилинки” дуже швидко розходилися, залишаюся довгий час “пилитися” більш важливі рубрики, такі як “Стаття”, “Імена” тощо. І задля уникнення цього ми намагалися самі підбирати завдання учасникам, проте це не завжди виходило.

Стабільність проєкту припинила майже всю активність. Коли кількість підписників в акаунтах перестала рости, то впродовж наступних пів року учасники припинили брати нові завдання. Майже все впало на наші з адміністраторами плечі, тому час від часу “Гербера” переживала період застою, коли нічого не викладалося.

8. Чи є у вас стратегії для пошуку нових волонтерів?

Для пошуку нових учасників ми використовуємо акаунти у соцмережах. З нашого досвіду після викладення відповідних оголошень завжди знаходиться багато охочих, які покривають наші потреби.

Спочатку це було моїм обов’язком, пізніше це перейшло до адміністратора Telegram. Після короткого інтерв’ю надсилають тестове завдання. Якщо воно правильно виконане, пропонуємо заповнити анкету та приєднуємо до всіх груп.

Пізніше дані з анкет вносимо у таблицю учасників.

9. Як ви долаєте конфлікти чи непорозуміння в команді?

Таких ситуацій у нас майже не було. Проте, коли таке відбувалося, намагалися вислухати обидві сторони та прийняти відповідне рішення.

10. Чи плануєте ви перейти до часткової комерціалізації для підтримки проєкту?

Так, плануємо це реалізувати у найближчому майбутньому. “Гербера” існує більше 2-х років і кожен з учасників втрачає інтерес до справи, яка повільно розвивається та потребує сил і часу. Те, що з’явився новий сайт (серпень 2024 року), стало поштовхом навіть для адміністраторів відновити свою активність. Однак про інших учасників ми не можемо цього сказати. Більшість з нас прийшли до думки, що проєкт закриється, якщо не зможемо монетизувати та оплачувати працю. З усіх “відроджень “Гербери” після довгої тиші” це стало останнім.